Зачем нужен график отпусков и как обязать сотрудников его соблюдать?
В ходе одной из плановых проверок в этом году инспектор выявил, что компания не предоставила 4-м работникам ежегодный отпуск. Кроме того, «долги» обнаружились и за предыдущий год. В итоге у каждого из них накопилось от 35 до 50 неотгулянных дней. А это – нарушений сразу нескольких статей Трудового кодекса РФ, а отсюда и риски. Причем, не один. Во-первых, штраф на должностное лицо – до 5 тыс. рублей и отдельно на компанию – до 50 тыс. рублей на каждого работника. Во-вторых, в течение месяца предоставить все неиспользованные дни. Вряд ли многие из вас могут себе это позволить. Но это не все. Во время другой проверки, где обнаружили такое же нарушение, инспектор усмотрел в «хвостах» признаки нарушения ст. 127.2 Уголовного кодекса РФ – «Использование рабского труда». А это уже чревато уголовным преследованием. Пожалуй, лучше до этого не доводить…
Трудовое законодательство обязывает работодателей составлять график отпусков. Для HR-служб это непростая задача. Подчас из-за отсутствия такого планирования срываются сроки реализации проектов. При этом сотрудники, как ни странно, не используют весь отпуск за год. Оставшиеся дни накапливаются из года в год, образуя «хвосты» в десятки дней. За 2-3 года может легко собраться до 50 и более дней, а это уже серьезная проблема.
Неиспользованные отпуска – это не только возможные конфликты с сотрудниками. Штраф за нарушение составляет 50 тыс. рублей на каждого сотрудника, у которого остался «хвост». Также Государственная инспекция по труду обяжет в течение месяца отправить всех «закрывать» дни. Кроме того, когда в компании нет графика отпусков, нарушается право работника на отпуск, установленное Трудовым кодексом РФ. А если работодатель не исполняет свое право на планирование отпусков, работник может пойти отдыхать в удобный для него момент. Сотруднику такой вариант вполне удобен, а вот работодателю – отнюдь.
Итак, ТК РФ говорит, что сотрудник имеет право не менее чем на 28 календарных дней отпуска, а работодатель определяет, когда его предоставлять. Для этого и создается график отпусков. Если компания планирует дать все дни в марте, тогда он и должен отдыхать. Другими словами, график – это локальный нормативный акт компании, от выполнения которого сотрудник не имеет права отказаться. Исключение у некоторых льготных категорий: женщин перед декретным отпуском и после отпуска по уходу за ребенком, женщин и одиноких мужчин с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, почетных доноров и т.д.
На практике, как мы знаем, обычно происходит по-другому. Работник пишет заявление, а компания его согласовывает. Такой вариант прост и удобен, но действует он лишь до возможного конфликта, если однажды руководитель откажется отпустить человека в желаемое им время. Допустим, надо успеть запустить продукт и об отпуске не может быть речи. Другой случай – нестыковки увидит ГИТ во время проверки. Как, известно, инспекторы сейчас приходят с проверочными листами, так что вряд ли они упустят эту тему из вида. Зачем же тогда заявление и как правильно решить вопрос с графиком отпусков?
Закон позволяет работнику и работодателю договориться о разделении отпуска на части, и одна из них должна быть не менее 14 дней. Подтверждает договоренность заявление о разделении отдыха на периоды. Но документ этот надо писать не накануне очередного отпуска, а ежегодно перед подготовкой графика отпусков на следующий год. В итоге верная схема выглядит так: сотрудники пишут заявления о разделении дней, а вы составляете график отпусков. В таком случае последующий перенос отпуска не страшен: надо лишь согласовать его с руководителем.
Но как быть, если сотрудники не уходят в отпуск или откладывают его? Во-первых, вы можете попросить работника написать заявление о переносе отпуска по его просьбе. В таком ключе и далее придется составлять график за 2 недели до конца года, как и положено по закону.
Другой вариант – все же «ликвидировать хвосты» и их не накапливать. Сделать это можно по-разному. Первый способ – отправить сотрудника в неиспользованный отпуск. Если дней немного, это реально. Но, например, у одного из наших клиентов руководители четырёх филиалов успели «накопить» более 50 дней. Это очень серьезный риск. Если ваш производственный процесс готов, вы можете отправить их сразу на все дни. Альтернатива — расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон, выплатить компенсацию за неиспользованный отдых, а потом вновь принять на работу. Сразу замечу, просто предложить компенсацию вместо отпуска нельзя, потому что так вы лишаете человека законного права на оплачиваемый, кстати, отдых.
Но есть еще и третий способ – давать отпуск по выходным дням. В нашей практике инспекторы в ходе проверок спокойно относятся к такому варианту, если человек сам писал заявление на отпуск. Но помните, что в соответствии с законом 14 дней отпуска должны быть подряд, поэтому такое решение удобно, если у работника остается несколько дней.
Переход на систему с графиком отпуском – серьезный проект. Он потребует изменения мышления у всего коллектива и времени на принятие схемы. Наша практика показывает, что на это уходит 2-4 года применения графика. Но именно тогда будет уверенность, что компания полностью соблюдает закон, работа становится эффективной, а график стал преимуществом, а не обременением. Поэтому если графика у вас еще нет или вы ежегодно пытаетесь закрывать «хвосты», чтобы не рисковать, рекомендуем браться за эту задачу прямо сейчас. Сначала проверить задолженность по отпускам, закрыть ее одним из возможных способов, а дальше уже все делать по плану.
Елена Кожемякина,
Управляющий партнер юридической фирмы BLS