Одна из фармацевтических компаний в начале 2019 года начала вводить электронный документооборот. Для организации с большим числом дистанционных сотрудников, проект более чем правильный. Но в процессе появились вопросы: какой вид электронной подписи лучше использовать, как оформить это документально с удаленными сотрудниками, какие будут разовые и регулярные расходы. Сейчас компания оценивает, будет ли это выгодно далее, а заодно спросила наше мнение и о новой цифровой инициативе.
Совсем недавно Правительство РФ одобрило проект перехода на электронные трудовые книжки. С января 2020 года работодатели должны начать передавать в Пенсионный фонд РФ сведения о деятельности сотрудников в цифровом виде. В отчетность для ПФР добавят дополнительные строки – об образовании, приеме на работу, переводах и т.д. Они-то и призваны заменить классическую трудовую книжку. Предполагается, что уже работающие сотрудники смогут выбирать, каким вариантом пользоваться, а при заключении трудового договора впервые альтернативы не будет: только электронная версия.
По мнению инициаторов проекта, переход на цифровую систему ускорит передачу сведений в ПФР, даст дополнительное преимущество дистанционный сотрудникам и сократит затраты на кадровое производство. В единой базе будет храниться информация о трудовой деятельности, а сведения в Пенсионный фонд будут передаваться в режиме онлайн.
К сожалению, работая с тысячами трудовых книжек наших клиентов, мы пока не готовы разделить общего оптимизма. Начнем с того, что сомнительна какая-либо экономия вообще, в том числе времени. Скорость заполнения бумажной книжки и электронной версии будет примерно одинаковой. Ведь данные берутся из одного и того же источника, а разница в скорости лишь в том, что быстрее: писать от руки или на клавиатуре. А на переходном периоде тем более, работодателям придется вводить данные и от руки, и на клавиатуре.
Далее, по одному из предложений, данные в электронном виде надо будет заполнять день в день независимо от обстоятельств. И это серьезное изменение. Напомню, что сейчас трудовое право дает на обработку документа 5 дней, на основании ст. 66 ТК РФ. В таком случае говорить о снижении нагрузки на кадровых специалистов вообще не приходится.
Больше тревожит вопрос персональных данных. В соответствии с законодательством, если информация хранится в электронном виде, каждая обработка и передача данных требуют согласия сотрудника. Очевидно, что все компании будут отправлять сведения третьим лицам, хотя бы в Пенсионный фонд России. Значит, придется постоянно запрашивать разрешение на отправку информации. И вот уже хлопот у HR не убавляется, а становится больше. Рядовые примеры, вы направляете информацию в банк для расчета зарплаты, в медицинскую компанию –для организации страховки или даже просто в военкомат – в рамках воинского учета. Каждое действие требует согласия, на что вы придется тратить дополнительное время.
Безусловно, цель введения электронной книжки – сэкономить трудозатраты бизнеса, хотя ее заполнение отнимает минимум времени. В нашей практике многие все еще трепетно относятся именно к бумажной версии. Отчасти это психологический аспект. Когда сотрудник отдает документ в HR-отдел, он чувствует определенную ответственность за свой труд в организации. В свою очередь, и компания понимает, что может управлять ситуацией. Но важнее другое. Заглянув в книжку, работодатель делает вывод о квалификации и опыте кандидата. Вы получаете адекватную оценку соискателя и уверенно принимаете решение – брать ли человека в штат.
И здесь появляется вопрос, на который мы пока не видим ответа. Как потенциальные новые работодатели проверят данные о предыдущих местах работы в электронной книжке кандидата. Вряд ли доступ к ней будет открытым. А если четко следовать букве закона о защите персональных данных – то и не может быть открытым. Простой случай: в компанию пришел соискатель, сообщив в числе прочего, что работал в государственном ведомстве и в коммерческом банке. Как вы сможете это проверить? Допустим, туда можно позвонить, но не факт, что вам подтвердят, а во-вторых, если текущий работодатель не знает о том, что сотрудник в поисках работы. Получается очень некрасивая ситуация. Фактически доступ должен быть только у текущего работодателя. С госслужащими возможна вообще другая история. В ряде случаев, если компания не уведомит государственную организацию о приеме ее бывшего сотрудника, ей грозит серьезный штраф, а получить информацию от госструктур до сих пор еще проблематично, тем более в электронном виде.Тогда значение трудовой книжки пропадает в принципе, ведь все сведения о персонале есть в Пенсионном фонде, куда их подает каждая организация.
Возможно, не стоит тратить миллиарды на создание информационной системы по электронным книгам. Это уже потенциально сэкономит серьезные средства. Или вообще отменить трудовые книжки – небольшая, но реальная экономия у работодателей будет видна сразу. Если вы видите серьезные преимущества электронной книжки, можно активно включаться в проект, но надо помнить, что на переходном этапе для этого потребуется много времени и сил. В противном случае стоит немного подождать, пока пройдут «испытания», тестирование в некоторых отраслях или регионах (как это часто бывает), и, когда будет создана и реально заработает единая электронная база обмена данными, тогда уже и принимать активное участие.
Елена Кожемякина,
Управляющий партнер юридической фирмы BLS