Остановите канцелярское нашествие: простые советы, как сделать рабочее место более экологичным

Когда речь заходит о безотходном образе жизни, многим кажется, что он подходит только сельским жителям и домохозяйкам. Но в наших силах не только очистить офис и дом от хлама, но и начать жить по-другому: перестать пользоваться одноразовыми канцелярскими товарами, пересмотреть свои взгляды на курьерские сервисы и отказаться от бумаги. T&P публикуют сокращенную главу «Рабочее место и борьба со спамом» из бестселлера Беа Джонсон «Дом без отходов».

Простота

Альберт Эйнштейн как-то сказал: «Если беспорядок на столе означает беспорядок в голове, что же тогда означает пустой стол?»

У меня, к примеру, чистое рабочее место не ассоциируется с отсутствием интеллекта. Напротив, чистый стол — показатель целеустремленности и организованности его хозяина. Мой пустой компьютерный стол и электронный ящик означают, что в это время я занята другими повседневными делами.

Работу следует оценивать по производительности, а повысить ее поможет правильно оборудованное рабочее место. Приглядитесь к своему кабинету. Стандартный перечень вопросов для предстоящего разбора вещей:

Эта вещь работает? Сдайте сломанную электронику на переработку. Проверьте оборудование (принтер, сканер), неработающее отнесите в пункт приема вторсырья. Если закончился картридж, обратитесь к изготовителю, чтобы заправить или отремонтировать его.

Пользуюсь ли я этим постоянно? Часто мы храним профессиональную литературу, в которую заглядываем лишь изредка.

Книги занимают ценное пространство и собирают пыль. Сдайте их в местную библиотеку, где при необходимости всегда их найдете.

Другие специалисты, которые тоже смогут ими пользоваться, скажут вам спасибо. Или выставите на продажу через интернет. Убедилась на собственном опыте: на старых учебниках можно подзаработать!

Это единственный экземпляр? Действительно, сколько нужно ручек, карандашей и маркеров одному человеку? Скорее всего, по одному каждого вида. Лучше иметь одну дорогую ручку, чем три дюжины некачественных. Я работаю консультантом по упрощению быта и бываю в домах, где хранятся десятки подарочных ручек из отелей и компаний. Остановите это канцелярское нашествие: не берите их никогда! Подарите лишние принадлежности местным школам или сдайте в небольшой магазинчик подержанных товаров, где они пользуются большим спросом в начале учебного года.

Угрожает ли это здоровью моей семьи? Работа домашних лазерных принтеров повышает риск респираторных заболеваний, астмы и даже некоторых видов рака. Кроме того, при их использовании образуются озон и оксиды азота, которые могут вызывать головную боль, тошноту и дерматит. Подумайте об этом и переставьте принтер в безопасное место. При ревизии принадлежностей для творчества обратите внимание на наличие значка «АР», который означает, что, согласно исследованиям Института материалов для творчества (ACMI), предмет не ядовит. Токсичные изделия сдайте на утилизацию в местный пункт сбора опасных отходов. Подумайте, куда лучше определить монтажный клей и клей «Момент», содержащие гептан и цианоакрилат и выделяющие токсичные пары. Воспользуйтесь рецептом приготовления безвредного клея в конце этой главы.

Рука не поднимается выкинуть? Наши офисы завалены рекламной и подарочной продукцией, но не потому, что мы увлеченные командные игроки, а потому, что совесть не позволяет отправить все это в утиль. Подумайте: сможете ли вы когда-нибудь надеть фирменную футболку с надписью «Торговая конференция — 2010»? Едва ли.

Кто сказал, что иметь эту вещь обязательно? В большинстве офисов используют белые магнитные доски и маркеры. Разве нечем их заменить? Маркеры на водной основе пишут на зеркале так же хорошо, как на досках. Зеркало к тому же отражает свет и создает ощущение большего пространства. А текстовые маркеры можно заменить цветными карандашами, которые тоже легко стираются!

Эта вещь стоит того, чтобы ее чистить? Важны не медали и дипломы, а фактические достижения.

Сфотографируйте награду, а затем сдайте ее на переработку и избавьте себя от лишней уборки.

Что сюда можно поставить? Многие домовладельцы, которых я консультирую, «коллекционируют» упаковку от электроники. Хранение этих коробок не повышает ценность приборов при перепродаже. Они только занимают место и годами собирают пыль. Сдайте картонки в пункты приема макулатуры и верните себе приличный кусок свободного пространства. Они не заслуживают того, чтобы их держали «на всякий случай».

Это многоразовая вещь? Степлер со скобами — незаменимый атрибут домашнего офиса. Но они, к сожалению, одноразовые. Подарите свой степлер коллеге и выберите для скрепления бумаги одну из многоразовых и экологичных альтернатив, предложенных ниже. У вас наверняка найдется под рукой несколько канцелярских скрепок.

Повторное использование

Если вы прекратите приобретать одноразовые товары для офиса, то вскоре научитесь обходиться без них и освоите приемы многократного использования. Одноразовые расходники требуют регулярной замены. Избегайте их: вы сократите количество канцтоваров и упростите себе жизнь.

Письменные принадлежности

Большинство людей покупает канцтовары большими упаковками, чтобы сэкономить. Хотя мусора будет меньше, это все равно трата лишних ресурсов и денег. Кроме того, маркетологи используют крупные упаковки, чтобы ускорить реализацию товаров, так что из-за пары ластиков вам приходится покупать целый пакет.

За штучными товарами лучше пойти в специализированный канцелярский магазин. Там вы наверняка найдете все необходимое и в нужном количестве.

Ручка. Выгоднее всего пользоваться авторучкой, которая заправляется чернилами из флакона. Посмотрите подходящие в интернет-магазинах. Встречаются еще перезаправляемые шариковые ручки из нержавеющей стали. К сожалению, баллончики к ним продаются в упаковке и не перерабатываются.

Карандаш. Самым лучшим и долговечным считается механический карандаш из нержавеющей стали со сменными стержнями, которые выпускаются, увы, в пластиковых картриджах, а не в картонных коробочках. Лучшая экологичная альтернатива — карандаши из макулатуры, а не из дерева. Выбирайте модель без встроенного ластика, чтобы когда карандаш станет слишком коротким и неудобным для письма, его можно было компостировать. А ластик лучше взять отдельно, причем из натурального каучука.

Маркер для белой доски. Для мозгового штурма необязательно переводить бумагу на офисном мольберте, ведь есть многоразовые доски и зеркала. Для них фирма AusPen предлагает широкую цветовую гамму нетоксичных заправляемых маркеров.

Маркеры-выделители. Наконечники текстовых маркеров со временем треплются и высыхают, поэтому маркеры перестают писать и отправляются в мусор. В тех же целях и гораздо дольше можно использовать цветные карандаши. Как уже упоминалось выше, у них два преимущества: надписи моментально стираются ластиком, а сами карандаши легко компостируются вместе с грифелем.

Доставка

Любая доставка непременно сопровождается выбросами углекислого газа и большим количеством упаковки. Чтобы сократить первое, обращайтесь в транспортные компании, которые осуществляют только наземную (авто и ж/д) перевозку грузов. А для избавления от второго следует отправить в транспортную компанию запрос присылать посылки не в пузырчатой пленке, пенополистироле и пластиковых пакетах, а в перерабатываемой упаковке, например, в бумаге или ткани. Почтовые посылки тоже преподносят множество сюрпризов. Несмотря на наши многочисленные обращения, бандероли все равно приходили в нежелательной таре. Иногда привозили конверты с прослойкой из воздушно-пузырчатой пленки, а порой — картонные коробки, но обмотанные скотчем.

Когда вы отправляете что-либо почтой, помните о следующем:

• Упаковочный материал можно использовать многократно. Коробки и пакеты-конверты от бандеролей откладывайте для повторного использования вместо новых. Если необходимо купить новую упаковку, выбирайте конверты не с воздушной подушкой, а мягкие бумажные. Лучшей альтернативой противоударной прокладке из пузырчатой пленки является измельченная в шредере бумага.
• Для упаковки посылки пользуйтесь бумажной лентой или бумажным шпагатом. Должна признаться, что для меня это было непросто. Вид водостойкого почтового скотча всегда вселял в меня уверенность, что послания надежно защищены. Но вот уже на протяжении нескольких лет я обхожусь без пластика, а мои бандероли в целости и сохранности добираются до адресатов.
• Пишите адреса доставки и отправителя от руки. Для указания даты и места используйте штемпель (он надежнее в случае несанкционированного вскрытия), а не наклейку, подложку которой придется выбросить в мусор. Раздражающие наклейки из благотворительных организаций обсудим в разделе о рекламной почте.
• Если вам нужно отправить почтой поздравление или приглашение, воспользуйтесь открытками из вторсырья, которые вдобавок уменьшат почтовые расходы (смотри главу «Праздники и подарки»). Они меньшего формата, чем стандартные поздравительные открытки, и не требуют специальной упаковки. Для рассылки стандартных писем в пределах страны купите рулончик обычных почтовых марок, которые спасут вас от повышения почтовых тарифов. Иными словами, марки вечны.

Офисные мелочи

Скрепки. Скобы для скрепления бумаг — одноразовые, следовательно, это нецелесообразная трата ресурсов. А вот канцелярские скрепки служат той же цели и используются бесконечно. Используйте вместо скоб скрепки или степлер без скоб. Я остановилась на скрепках из-за их длительного срока службы и пригодности к переработке. Скрепки можно купить везде, даже по дороге из школы домой. В некоторых магазинах канцтоваров их продают на развес (не забудьте взять с собой мешочек). Но я думаю, что потребность в них по мере перехода к электронным документам будет уменьшаться.

Попробуйте такой способ скрепления листов:

1. Сложите несколько листов вместе.
2. Один из верхних листов стопки загните назад.
3. Полученный сгиб разрежьте в двух местах.
4. Образовавшийся язычок отверните вперед.

Чернильные картриджи. Если вы всерьез решили сократить потребление бумаги, то принтером будете пользоваться редко, распечатывая только что-то исключительно важное. Так что срок службы картриджей с чернилами продлится. Их можно заправить в специализированных магазинах. […]

Цифровой детокс

Время наедине со своими мыслями — для нас редкость. Но из-за увлеченности гаджетами страдает наша производительность и концентрация внимания. Мы круглосуточно, семь дней в неделю, связываемся друг с другом с помощью стационарных и мобильных телефонов, автоответчиков, электронной почты, СМС, мессенджеров и социальных сетей.

Когда мы на связи без передышки, писк мессенджеров застает нас где угодно: в мясной лавке, в очереди к окошечку почтового отделения или в автобусе. Дома мы тоже постоянно залипаем в мониторы: за обедом, в ванной и даже в постели. Фильмы, онлайн-игры и твиты заменили нам обыкновенную человеческую радость — наблюдение за мелькающим за окном пейзажем. Нам нравится думать, что мы рациональнее используем время, когда перед нами стоит масса задач. Но мы пытаемся одновременно находиться в двух мирах, реальном и виртуальном.

Иногда «быть на связи» на практике означает «быть связанным».

Непрерывное использование новейшей электроники, работающей в режиме нон-стоп, и мощнейших серверов, необходимых для хранения несущественной информации, вредят не только окружающей среде, но и людям.

Виртуальная связь отвлекает нас от реальной жизни, бытия здесь-и-сейчас, обесценивает личное общение и лишает частной жизни. Мы привыкли к развлечениям нон-стоп и разучились оставаться наедине с собой, независимо мыслить, восхищаться, благодарить, а может, даже быть счастливыми. Социальные сети — мощный инструмент в руках маркетинга. Они вселили в меня неудовлетворенность и разочарование. Порой я чувствовала себя проигравшей в каком-то негласном состязании. Друзья в «Фейсбуке» хвастались в бесчисленных постах своим невероятно богатым опытом и недостижимыми успехами. Сети вернули меня на двадцать лет назад, в худшие школьные времена неуверенности в себе.

Шаг за шагом упрощая жизнь, мы узнали цену не только вещам, но и многим отношениям. Мы старались больше общаться с друзьями, которые поддержали нас на новом пути, а остальным позволили исчезнуть.

Отказавшись от лишнего и на уровне человеческих отношений, мы научились ценить достоинства искренней дружбы. Так стоит ли тратить бесценное время на поддержание виртуальных знакомств вместо живого общения? Я осознала, что жизнь слишком коротка, чтобы растрачивать ее на пустые и раздражающие чаты в сети. Укрепление связей с любимыми и дорогими людьми и время, проведенное вместе, стали нашими семейными ценностями. У меня нет больше желания сидеть в соцсетях. Тот, кто хочет меня видеть, всегда знает, где меня найти.

Социальные сети и интернет в целом постоянно заставляют нас откладывать жизнь на завтра. Но совсем нетрудно определить, где именно мы теряем время, и положить этому конец. Моим первым шагом к упрощению цифровой жизни и повышению производительности стало удаление аккаунта на «Фейсбуке».

Вот полный список шагов, которые я сделала. Возможно, и вы захотите последовать этому примеру.

• Удалите аккаунты в социальных сетях. Я оставила некоторые профили исключительно для работы. Я также ограничила сообщения самыми необходимыми и синхронизировала аккаунты для максимальной автоматизации.
• Составьте список интернет-задач и установите фиксированное время для их выполнения, чтобы предотвратить бесцельные скитания по просторам виртуальности.
• Во время работы выключайте мобильные телефоны. Для быстрой отправки сообщений я использую голосовой набор Google.
• Сократите количество просмотров электронной почты, например, до трех раз в день, либо открывайте почту в момент получения сообщения. Отвечайте кратко и только на сообщения, действительно требующие ответа. Почтовый ящик для меня — это список дел, поэтому я всегда стремлюсь его опустошить. После ответов я архивирую или удаляю все входящие.
• Держите рабочий стол компьютера пустым, сортируйте файлы по папкам «Изображения», «Видео», «Документы» и «Избранное».
• Работайте в располагающей к вдохновению обстановке и время от времени отказывайтесь от выхода в интернет. Мне больше всего нравится работать на веранде. Единственное, на что там отвлекаешься, — природа: то белка прошмыгнет между дубов, то колибри закопошится в ветвях лимонного дерева. Ну, а когда поджимают сроки и надо ускоряться, я отправляюсь в кафе или парк, подальше от домашнего интернета и телефона.

Техника, если пользоваться ею с умом, экономит время, расширяет кругозор и повышает эффективность труда. Мобильные девайсы к тому же дают возможность работать где угодно. И все же если мы хотим жить экологично, придется отказаться и от цифрового мусора. Тогда сразу освободится место для хранения важного, очистится память, скорость возрастет и отпадет необходимость бесконечно совершенствовать электронику и множить серверы.

Вспомните последний отпуск, в котором вы решились или были вынуждены отказаться от гаджетов. Отдохнувшие и расслабленные, вы вернулись домой и долго еще потом удивлялись, как легко, оказывается, обойтись без виртуальной реальности. Так почему бы не продлить это чувство на весь год? Достаточно ограничить время у экрана. Для меня пустота на рабочем столе, мониторе и в электронном почтовом ящике означает, что я сделала все что хотела не отвлекаясь и не откладывая на потом. Но в этом я сама себе хозяйка. […]

Безбумажный мир

Нет сомнений в том, что наше общество уже в недалеком будущем сможет обходиться вовсе без бумаги. Электронные книги постепенно вытесняют печатные, планшеты — учебники, а смартфоны — ежедневники. Поделюсь советами, которые помогают мне вести безбумажный образ жизни.

• Банковские операции и оплату счетов осуществляйте только онлайн.
• Если нужен кусочек бумаги, например, для книжных закладок или с каким-либо изображением (для коллажей в школу), поищите в корзине для сбора макулатуры.
• Готовьтесь к жизни в безбумажном мире, изучайте цифровую технику.
• Доверьте рассылку приглашений и поздравительных открыток электронной почте.
• Специализированные журналы и книги читайте в местных библиотеках.
• Заполняйте пустоты в упаковочных коробках макулатурой, измельченной шредером.
• Сделайте блокноты для записей из листов с односторонней печатью, скрепленных металлическими скобами, например, для списков покупок и срочных дел.
• Листы с двусторонней печатью можно использовать в качестве обертки или совка для собачьего помета.
• Лишнюю бумагу отнесите в ближайший детский сад.
• Игнорируйте первичную бумагу, изготовленную из древесины, и бумагу, которая продается в пластиковой упаковке.
• Оцифруйте то, что вы раньше читали, редактировали и излагали на бумаге.
• Листы с односторонней печатью используйте повторно для распечатывания документов.
• Уменьшите поля документов для экономии бумаги.
• Не отправляйте в макулатуру листы с односторонней печатью, ведь они пригодятся для повторного использования. Складывайте их в отдельную папку или ящик стола.
• Оцифровывайте важные чеки и документы, чтобы хранить их в безопасности. Налоговая служба признает и цифровые документы. Загрузите программу CutePDF Writer, чтобы сохранять файлы без распечатывания.
• Попрощайтесь с бумагой. Вспомните источники, откуда она поступала в ваш дом, и обрубите все концы.
• Распечатывайте документы на принтере только в самых необходимых случаях, используя настройку двусторонней печати.
• Ставьте электронную подпись с помощью функции Adobe Acrobat Signierfunktion или сайта SignNow.com.
• Уговорите учителей ваших детей распечатывать на дом только самое необходимое.
• Делайте записи карандашом, так как его можно стереть и использовать лист повторно. А еще лучше воспользуйтесь доской, компьютером или мобильным.
• Храните визитные карточки непосредственно в смартфоне.
• Читайте газеты и журналы онлайн, откажитесь от бумажной подписки.
• Электронные сервисы вроде HelloFax помогут отправлять факсы без использования бумаги.
• Шагните навстречу растущему безбумажному сообществу!

На шаг вперед

Большинство советов в этой главе коснулось видимых и ощутимых аспектов мусора и расточительства. Следующие советы по экономии электроэнергии, воды и времени дополнят вашу работу по сбережению ресурсов.

Энергия

• Пользуйтесь сетевым удлинителем с автовыключением, чтобы не расходовать электричество, когда техника простаивает. Поскольку у нас он не прижился, мы пользуемся обычным удлинителем с выключателем.
• Замените лампочки светодиодами. Энергосберегающие лампы содержат ртуть и, если их разбить, становятся опасными для здоровья.
• Когда отвечаете на электронную почту, не копируйте письмо собеседника в ответе. Излагайте информацию кратко и упростите подпись, чтобы сократить размеры писем и, следовательно, энергозатраты серверов, которые доставляют и хранят их.
• Не позволяйте компьютеру работать вхолостую, переключаясь на экранную заставку. В целях энергосбережения оставляйте его в режиме ожидания. На своем компьютере я могу отключить экран нажатием одной кнопки.
• При покупке нового компьютера остановите выбор на ноутбуке как наиболее энергоэффективном. Можно взять экземпляр с витрины. Как правило, их продают не только дешевле, но и без лишней упаковки.

Вода

• Остатками питьевой воды поливайте домашние цветы.

Время

• Поддержите покупками местный магазин канцтоваров.
• Когда едете по делам, планируйте свой маршрут так, чтобы преобладали правые повороты.

https://theoryandpractice.ru