Как успешно выбрать и внедрить HRIS (Human Resource Information Systems) – информационную систему управления персоналом

HRIS, также известная, как  Human Resource Information Systems — информационная система управления персоналом или система управления человеческими ресурсами (Human Resource Management System — HRMS), это идеальное сочетание информационных технологий (IT) и HR. Статья объясняет, как работают HRIS, как они соотносятся с HR — аналитикой, и как они могут быть успешно выбраны и внедрены. 

Синергия традиционных HRIS систем и HR-аналитики

Информационные HR-системы традиционно основывались на требованиях бухгалтерского учета.
С появлением в середине 1980-х годов системы управления реляционными базами данных (RDBMS) и управления / программирования баз данных, системы HRIS постепенно были преобразованы в системы управления персоналом и принятия решений. Это изменение означало, что системы HRIS эволюционировали от ручного, основанного на транзакциях бухгалтерского учета к полуавтоматизированным HR-процессам. Хорошим примером является процесс адаптации, который теперь может быть индивидуально кастомизирован и автоматически запущен с помощью данных, полученных в процессе подбора персонала. 20 лет назад это было немыслимо.
За последнюю половину десятилетия people analytics непрерывно обрастала историями. Высказывались предположения, что people analytics и HRIS являются контрастными подходами и должны рассматриваться отдельно. Основное различие между ними заключается в отчетности и логическом потоке. Традиционный рабочий процесс HRIS основан на жестко закодированных бизнес-правилах, в то время как HR-аналитика основана на статистическом моделировании/машинном обучении, применяемом к HR-данным.
Тем не менее, HR-аналитика может дополнить HRIS, повысив охват и точность анализа HR-данных и принятия кадровых решений.
Например, оценка потенциала сотрудников с помощью жестко закодированных правил (например, в HRIS), таких как табельный учет, выполнение плана продаж или сертификация, будет ограничена с точки зрения точности. Однако использование более гибких кодированных правил в HR-аналитике повысит качество принятия решений с точки зрения оценки потенциала сотрудников. Как пример можно привести неконтролируемую кластеризацию сотрудников, анализ основных компонентов по факторам корреляции или Организационный сетевой анализ (ONA) или анализ текстов (NLP — Natural Language Processing) в социальных сетях.
По этой причине интеграция аналитики в HRIS может преобразовать систему управления информацией и рабочими процессами в когнитивную систему принятия кадровых решений, что позволит полуавтоматизировать HR-процессы.
Чтобы извлечь выгоду из этого потенциала, HR-аналитика должна быть интегрирована с рабочими процессами HRIS. Это может быть сделано либо путем добавления блока HR-аналитики в качестве дополнительного модуля к самой базовой системе HRIS, либо путем интеграции сторонних продуктов, таких как Visier.
Именно такой подход сегодня работает с большинством ведущих поставщиков HRIS. Здесь представлены основные примеры IBM, SAP и Oracle.

Дорожные карты выбора и внедрения HRIS

Вопрос в том, как этого достичь. Хороший план внедрения будет специфичным для каждой организации. Большая часть компаний, в которой более 50 сотрудников, уже имеет какую-то базовую систему. Это может быть глобальная HR-система учета в Excel или система с открытым кодом, например Orange HRMS.
Однако, в какой-то момент растущей организации понадобится полномасштабная HRIS система, по следующим причинам:
  • более эффективная система учета
  • улучшение качества HR отчетности
  • объединение всех  функций HR-процессов
  • повышение общей операционной эффективности HR
  • надежная защита / аутентификация данных / пользователей

Критерии предварительного выбора HRIS

При внедрении информационной HR-системы существует ряд этапов и критериев отбора. Наиболее важные из них перечислены ниже.
  1. Определение требований пользователей и критериев проектирования
  2. Ценовой диапазон конкурирующих продуктов
  3. Определение функциональных возможностей, включая специфику отчетности и метрики конкурирующих продуктов
  4. Анализ информации и репутации поставщиков
  5. Протоколы защиты пользователей и данных / соответствие требованиям безопасности
  6. Детальная оценка кастомизации и возможности сторонней интеграции конкурирующих продуктов
  7. Стоимость / временные затраты на весь цикл внедрения
  8. Требуемая поддержка после внедрения
Все эти шаги обсуждаются в нашем курсе по цифровой HR-стратегии, где мы включаем модуль по внедрению HR-технологий.

Процесс предварительного выбора HRIS – детальный анализ

Для определения требований заказчика можно использовать развертывание функции качества или QFD — Quality Function Deployment. QFD-это процесс и набор инструментов для определения требований заказчика и преобразования их в технические спецификации. Этот инструмент может помочь в выборе поставщика, анализируя требования к временным, денежным затратам и опыту конечного пользователя.
В контексте выбора информационной системы управления персоналом QFD — это «системный инженерный подход», который помогает преобразовать требования заказчика (например, HR-департамента) в необходимые функции для HRIS.
Это, по сути, «явный количественный и корреляционный метод» анализа функциональных требований HR в сопоставлении с требуемыми функциями в системе HRIS. Затем метод взвешивает приоритетность функций для определения параметров выбора HRIS.
Это помогает в выборе и настройке приоритетов HRIS-продукта. Результаты этого анализа будут отличаться в каждой организации в зависимости от ее уникальных требований.
Карта развертывания функции качества для внедрения HRIS. На основе QFD можно было резюмировать все мероприятие с точки зрения сужения круга поставщиков, установления условий для переговоров, определения приоритетности модулей и предоставления обзора плана внедрения.
 

Выбор продукта после HRIS — SIPOC отображение

SIPOC — это термин из концепции Шести сигм.  Он касается Поставщика (Supplier), Входа (Input), Процесса (Process), Выхода (Output) и Заказчика (Customer). Если мы соотнесём это с процессом внедрения HRIS, то получим следующую картину.
  • Поставщик: Поставщики HRIS, консультанты по внедрению, сторонние консультанты по интеграции и комплаенс-консультанты,
  • Входы: Процесс внедрения HRIS, применение экспертных знаний, кастомизация и интеграция с третьими сторонами, бета-тестирование,
  • Процесс: Этот процесс относится к операционному процессу HRIS, как описано выше,
  • Выходы: Внедренная HRIS, полностью обученный персонал, оцифрованный и автоматизированный рабочий процесс, улучшенная эффективность HR,
  • Заказчик: HR департамент, сотрудники, другие стейкхолдеры в организации, конкурентная эффективность организации
SIPOC может отличаться в зависимости от организации и проектов. Убедитесь, что вы определили их на ранней стадии процесса внедрения HRIS.

Жизненный цикл внедрения HRIS — обзор рабочих карт

Следующий шаг — перейти к различным рабочим потокам и отобразить их. На рисунке ниже есть пример карты, которая содержит рабочий поток оценки, включающей сопоставление требований и демо-версий предложений поставщиков. Существует также поток внедрения, который включает в себя анализ и планирование, интеграцию данных и так далее.

Топовые провайдеров HRIS, преимущества и цены

Согласно отчету Sierra-Cedar 2017-2018 HR System Survey Whitepaper, для среднего (2500–10000) и крупного (10000+) сегментов, лидерами рынка являются SAP (SAP ECC HR, локальная HRIS, & SuccessFactors, облачный HRIS), Workday, Oracle HRMS и Kronos. Orange HRMS является лидером рынка в сегменте бесплатных и open-source систем.
Большинство модулей игроков большого сегмента фактически представляют собой отдельные системы, последовательно приобретенные и интегрированные (часто в течение десяти лет или около того) в полноценную информационную систему управления персоналом, которую мы видим сегодня.
Большинство провайдеров обычно  поставляют модули по всему спектру процессов HR, например:
  • Учет персонала
  • Рекрутмент
  • Управление заработной платой и бонусами
  • Управление эффективностью
  • Планирование преемственности
  • Хронометраж
  • Адаптация
  • Увольнение
Модули для социальных сетей, усовершенствованная автоматизация рабочих процессов и интегрированная аналитика также могут быть частью системы HRIS.
Разница между конкурирующими поставщиками заключается в следующем:
  • Доступность модулей по всему спектру HR-процессов
  • Различные подходы к внедрению
  • Использование новейших технологий, таких как интеграция и автоматизация аналитики
  • Возможности кастомизации и интеграции
  • Графический интерфейс пользователя
  • Качество документации
  • Мобильность
  • Протоколы защиты данных и конечных пользователей
Такие компании, как IBM и SAP, предлагают интегрированные модули аналитики. IBM является пионером в когнитивном HR-пространстве со своей интегративной IBM Watson, позволяющей использовать мощные аналитические возможности. Watson, как утверждается, обладает самым передовым в мире механизмом ИИ, с особым усилением NLP (natural language processing) — обработки естественного языка и вычислительной лингвистики. Существует возможность его интеграции практически с любой системой данных в мире, включая HRIS.
Только несколько поставщиков по-прежнему поддерживают установку систем HRIS на рабочем компьютере (например, SAP и Peoplesoft). В настоящее время большинство производственных реализаций представляют собой облачные модели SAAS.
Расчет стоимости обычно представляет собой комбинацию следующих элементов:
  1. Оборотная фиксированная стоимость реализации
  2. Затраты на общее число пользователей
  3. Расходы на долгосрочную поддержку и модернизацию
Небольшая численность персонала сегодня практически не является ограничивающим фактором для внедрения HRIS. Это прямой результат динамического ценообразования и внедрения облачных подходов. Компании с штатной численностью, например, от 100 до 150 сотрудников по-прежнему могут получать эту услугу.
Мы прогнозируем значительную консолидацию сегментов за год-два.

Проектное управление жизненным циклом внедрения

Типичный жизненный цикл реализации может занимать от шести месяцев до года. Каждая реализация HRIS требует реорганизации процессов HR. Поэтому конкретные временные карты редко соблюдаются. Кроме того, часто случается  расширение масштабов проекта.
Как правило, планирование и составление календарного графика проекта использованием специализированных программ для управления проектами. Primavera или MS Project чаще всего является основным выбором, после того, как все основные заинтересованные стороны были вовлечены в процесс.
Ключевые заинтересованные стороны:
  1. Поставщик HRIS
  2. Третья сторона интеграции
  3. HR-департамент
  4. Финансовый отдел
  5. Лидерский состав компании
  6. Часто привлекается группа «влиятельных» сотрудников для тестирования и утверждения системы
Некоторые вендоры могут также иметь свои собственные шаблоны управления проектами и их внедрения основанные на своих собственных рекомендациях. Тем не менее, обратите внимание, что такие модели реализации, скорее всего, направлены на деловые интересы поставщиков. Крайне важно проявить должную осмотрительность и согласовать финансовые затраты, прежде чем принимать окончательное решение.
Процесс внедрения обычно представляет собой поэтапную модульную стадию с параллельными испытаниями, часто известными как «экземпляры», которые применяются последовательно перед их внедрением в производство. Внедрение в небольших масштабах может быть гораздо более быстрым.
Определение необходимых HR данных, их доступность, предварительная обработка данных и их миграция обычно являются первым и наиболее сложным шагом в жизненном цикле внедрения HRIS.
Модуль учета персонала обычно внедряется в первую очередь, так как многие другие модули HRIS основаны на его данных. Этот модуль можно объединить с модулем социальных сетей (для поставщиков, которые его поддерживают). Это особенно полезно для крупномасштабных внедрений, поскольку помогает для реализации проекта в качестве инструмента совместной работы между заинтересованными сторонами.
Ключевым центром эффективности большинства отделов по работе с персоналом всегда был подбор персонала, который является одним из следующих часто внедряемых модулей. По моему собственному опыту этот модуль часто внедряется отдельно, прежде чем он будет представлен в комплекте HRIS. Он также используется в качестве теста для проверки заявлений провайдеров об эффективности, оптимизации подбора персонала и повышения качества найма. Основные поставщики HRIS изначально начали с предложения решений по набору персонала.

Релевантные модули для реализации

Другими ключевыми точками интересов HR являются:
  • Адаптация
  • Управление производительностью
  • Планирование компенсаций и льгот
  • Планирование трудовых ресурсов
  • Планирование преемственности
  • Хронометраж
  • Специализированные/интегрированные дашборды
Решение о внедрении конкретных модулей будет зависеть от численности персонала организации, политики и практики в области человеческих ресурсов, долгосрочных стратегий и бюджета.
Обычно решение принимается посредством комплексного анализа затрат, выгод и стратегий. Поставщик может также предложить лучшие пакеты и дорожные карты, адаптированные под вашу организацию.
Некоторые из модулей (например, аналитика и автоматизация потока операций) также могут быть реализованы посредством интеграции API сторонних производителей. Это делает ее расширенной системой и требует работы с различными поставщиками, дополнительных затрат, связанных с интеграцией и лицензированием, и потенциально более сложной поддержки после внедрения.

Другие ключевые аспекты успешного внедрения

Это лишь некоторые из ключевых аспектов успешной реализации. Другие ключевые моменты  рассматриваются ниже:
Каждая организация должна определить свои уникальные функции, правила рабочего процесса, правила мероприятий, метрики и отчеты, которые важны для ее конкретного бизнеса. Интеллектуальный дизайн системы обеспечивает оптимальное качество данных.
Поэтому в рамках конфигурации и настройки модуля (например, включение функций, бизнес-логика и проектирование потока операций) обычно значительное время занимают компоненты отчетности, структура и внутримодульная интеграция.
Большинство ведущих производителей предусматривают интегрированные компоненты платформы. Это позволяет стандартизировать разработку объектов во всех модулях. Выявление и понимание возможностей разработки объектов операционным HR-специалистом существенно повлияет на успех проекта. Поэтому это является критичным аспектом.
Однако чрезмерная кастомизация может быть дорогостоящей и контрпродуктивной. Большинство поставщиков имеют готовые предварительно настроенные пакеты внедрения. Важно учитывать анализ затрат и выгод перед значительной настройкой.
Наконец, еще одним важным аспектом внедрения HRIS являются протоколы безопасности и интеграции.

Долгосрочные вопросы

Каждое крупное внедрение HRIS требует управления изменениями и проектирования процессов в HR. Следовательно, непрогнозируемое расширение границ проекта и даже внутреннее сопротивление, вероятно, являются частью основного жизненного цикла реализации.
Важно определить персонал, отвечающий за реализацию проекта, и предоставить ему возможность более эффективно принимать решения.  Высшее руководство и финансовый блок также должны быть задействованы вместе со всеми заинтересованными сторонами. Все они могут быть составлять часть проектной группы.
После принятия решения важно как можно более четко придерживаться плана. Необходимо обеспечить частое взаимодействие и проведение совещаний в рамках последовательного хода внедрения. Также важно следить за постепенным улучшением эффективности HR-процесса параллельно с “претворением в жизнь” системы HRIS.
Успешное внедрение информационной системы управления человеческими ресурсами является сложным процессом. Мы надеемся, что эта статья даст вам представление о его ключевых шагах.
https://edwvb.blogspot.com/
Автор — Раджа Сенгупта (Raja Sengupta) — специалист по данным, статистик и исследователь по вычислительной лингвистике (специализируется на HR). Имеет более 17 лет опыта исследований и консалтинга по всему спектру прикладной статистики, аналитики, Шесть сигм, программирования и NLP.