Анна Леонова
Event manager, ICL Services, Сербия
Наталья Соколова
Event manager, ICL Services, Казань
Если опыт удаленной работы до режима самоизоляции у компании был, то в плане мероприятий многое придется делать впервые. Вот 9 интересных вариантов для вашей команды
Возьмем за основу ключевые показатели, которых удалось достичь крупной IT-компании за 2019 год: проведено более 180 мероприятий, 90% из них прошли офлайн. А в марте 2020 года 90% сотрудников почти мгновенно, всего за две недели, перешли на удаленку. Как перестраиваться ивент-продакшену в таких условиях?
К счастью, была база. Это может быть первым советом: при организации крупных мероприятий активно работайте с талантами внутри компании: коллеги собирали рок-группы и играли на корпоративах, придумывали кибер-игры и проводили квизы и конкурсы.
При переходе на онлайн эта традиция вам поможет. Поэтому первое, что нужно сделать – вспомнить обо всех таких коллегах. И мероприятия родятся сами.
Топ-9 мероприятий онлайн и почти без бюджета
1. Online-party
Вечеринка с музыкальным перформансом на виниловых пластинках. Даже 2 вечеринки. Круто, если диджей – ваш коллега. Можно привезти к нему домой диджейский пульт и технику для трансляции, рассказать о событии в соцсетях, на внутреннем портале, если таковой имеется, а коллеги-айтишники могут помочь организовать трансляцию. По примеру нашей IT-компании на 2000+ человек, всего за два мероприятия собрали 550 участников и получили хороший фидбек.
Если у вас нет коллеги-диджея, можно его нанять. Вечеринки в стране пока что под запретом, так что можно рассчитывать на определенный дисконт. Делайте в YouTube.
2. Квартирник
Следующим большим мероприятием может быть онлайн-квартирник рок-группы, собранной сотрудниками. Сделайте трансляцию на YouTube с доступом для всех желающих. На концерт придут не только сотрудники, но и соискатели, семьи сотрудников и подписчиков ваших соцсетей.
Наверное, в каждом коллективе есть человек, умеющий играть на гитаре. Попросите его провести такой душевный вечер. А корпоративный канал на Youtube расскажет о таких героях и повысит количество подписчиков.
3. Спортивные ивенты
Мы перевели йогу в офисе в онлайн-формат. Два раза в неделю наши коллеги за донейшн ходят на занятия. Не поверите, но преподаватель – тоже наш коллега. При этом посещаемость выросла по сравнению с занятиями в офисе – удобно, не надо торопиться с тренировки домой.
Если нет коллеги-тренера, просто запустите любую онлайн-активность – хотя бы «Планка каждый день в 12:00» с видеосвязью. Да, аудитория небольшая, зато затраты нулевые, а вовлеченность зашкаливает.
4. Квест по городам страны «Врачи vs Корона» по мотивам Plague.Inc
13 команд по 5 участников в каждой «завоевывали» города, отгадывая объекты по онлайн-картам, рассматривая памятники и знакомясь с историей России. Ведущей была наша коллега, она же придумала все задания.
Что необходимо: открыть регистрацию, набрать команды, купить движок – онлайн-платформу для квеста – и обеспечить подарки победителям.
Мы осознанно стремились попасть в горящую тематику. Но если гейм-дизайнера в компании нет, можно просто оплатить сотрудникам участие в стороннем онлайн-квизе. Их сейчас много, и стоят они недорого.
5. Мероприятия для детей
24/7 с детьми – это счастье и… труд. Помимо статей для родителей с идеями, как развлечь ребенка на карантине, используя подручные дома материалы – квизы по квартире, игра в химика или повара, домашний театр и другое – подготовьте детям дипломы с благодарностью, что они не мешали папам и мамам работать из дома, что выдержали этот нелегкий для всех период, не нарушая режим самоизоляции. И в целом молодцы!
Дипломы могут быть как настоящие, так и онлайн. Мы выбрали вариант с онлайн, сделали новость для сотрудников и макет, чтобы каждый мог скачать и вписать имя своего маленького героя.
6. Внешние мероприятия
Они могут быть самые разные – от квиза до социального. Мы, например, приняли участие в акции «Я знаю про аутизм. А ты?» от фонда «Звезда». Распространили информацию через корпоративные соцсети с охватом более 5000 человек. По итогам более 50 человек смогли пройти тест по раннему определению аутизма у детей и стали лучше разбираться в этом вопросе.
Сделайте полезные онлайн-подборки «Что делать на удаленке». Регулярно готовьте свои статьи про курсы и обучение, бесплатные квизы или онлайн-трансляции и экскурсии, делайте подборки фильмов и сериалов во время карантина.
Для ивентов без бюджета – мониторьте онлайн-активности и зовите туда своих сотрудников. Таких активностей на карантине появилось много. Компания не потратит ничего, зато обеспечит людям разнообразие.
7. Конкурсы
Для каждого, кто никогда не работал на удаленке, это стресс. Поэтому необходимо быть рядом с коллегами. Конкурсы «Как эффективно работать из дома» и «Удаленка-Challenge», где каждый делился своими мотиваторами, гарантированно наберут большое количество участников. Больше всех нас спасали животные. Забавно, когда у кого-то во время трансляции в кадр влезает кот. Посмеявшись, мы посерьезнели, собрали лучшие практики по удаленной работе, распространили по «официальным» каналам и вооружили ими всех тимлидов.
Период карантина выпал еще и на зеленые события: Час Земли и День Земли. Мы провели в соцсетях и на внутренних порталах конкурсы: попросили коллег выложить фото, как они проводят время без электричества (победили фото луны через телескоп и тематические оригами). Еще пригласили известного эко-блогера прочитать нам через Zoom лекцию про эко-привычки.
Сейчас идет конкурс на лучшую поделку из перерабатываемых материалов. Наши коллеги любят такое. Всех победителей наградим подарками после возвращения в офис.
Конкурсы и лекции могут быть любыми. Все зависит от вашей фантазии. Просто объедините коллег и старайтесь видеть позитивное во всем. Зовите на интересные вашим коллегам лекции и дискуссии! Дарите подарки за активность или просто делайте новости о победителях, красивые онлайн-дипломы. Иногда признание дороже любого подарка.
8. Образовательные мероприятия
Сейчас важно просвещать сотрудников о пандемии и других заболеваниях. Организуйте онлайн-встречу с врачом-вирусологом. Это заметно погасит панику.
Уверены, у вас и ваших коллег есть то, чему можно поучиться, будь то профессиональная деятельность или хобби. Пусть об этом узнают все.
9. Посадка комнатных растений вместо деревьев
Два раза в год мы с коллегами сажаем деревья: ели и цветы вокруг офиса, яблони в парках. Так как весь май мы сидим дома, пришлось все переносить в онлайн: мы проведем лекцию о том, как правильно пересаживать комнатные растения и что можно вырастить дома: от лука до базилика или авокадо. Из магазинных авокадо, кстати, могут вырасти двухметровые красавцы. Уже зарегистрировалось 30 человек, так что интерес есть. А лекцию проведет наш коллега – садовод.
Следить за результатами посадки тоже можно онлайн, делясь фотографиями своих успехов.
Какие выводы?
Онлайн-формат мероприятий, дистанционное обучение и удаленная работа – новая для всех реальность, где есть свои плюсы и минусы. Приходится меняться и очень быстро подстраиваться, делая многое в первый раз.
Сейчас мы с нетерпением ждем возвращения к привычным нам ивентам и реальным встречам с коллегами. Но часть онлайн-мероприятий точно сохраним. Опыт показал, что у такого формата есть очевидные плюсы:
- Большая вовлеченность. Выступления коллег воспринимаются намного ярче, чем просто приглашенных артистов. 1000+ комментариев во время трансляции и десятки репостов в соцсетях.
- Больший охват менеджеров. Опыт показывает, что среди участников офлайн-мероприятий менеджеров только около 5% – меньше, чем их доля в составе компании. 95% – рядовые сотрудники. С переходом в онлайн мы существенно повысили этот показатель, почти на 20%. Возможно, потому, что менеджеры обычно сильно загружены и ехать на офлайн-ивент некогда, а в онлайне достаточно просто включить ноутбук.
- Охват всех офисов. Можно объединить сотрудников из всех регионов в едином пространстве. С офлайн-ивентами это очень сложно.
- Очевидная экономия бюджета. Никаких помещений, аренды офисов, кейтеринга и других трат. Максимум: найти оборудование и подарки и потратить время на организацию и коммуникации. Экономия существенная.
- Новизна и простота. Если вашим коллегам приелись обычные ивенты, попробуйте зайти с новой стороны. Посмотрите вовлеченность и охват. Возможно, это именно то, чего вам не хватало. А чтобы узнать желание вашей аудитории – просто спросите у коллег, чего бы им хотелось.
Чек-лист подготовки к онлайн-корпоративу
- Выберите мероприятие под вашу аудиторию и как минимум за неделю расскажите о нем по доступным каналам: портал, email-рассылка, соцсети и мессенджеры. Тогда сотрудники спланируют свое время и не построят другие планы на вечер пятницы.
- Обязательно просите зарегистрироваться. Так вы сможете спрогнозировать количество участников и понять, нужен ли дополнительный пиар мероприятия.
- Тестируйте платформы. Используйте те, которые не искажают звук и изображение. Большой плюс, если на платформу есть доступ с разных устройств: ноутбука, телефона.
- Пропишите сценарий и тайминг мероприятия. Заранее придумайте интерактив (конкурсы, подарки) и распределите, кто будет транслировать его во время ивента.
- Проведите тестовый запуск с фокус-группой.
- В день мероприятия продублируйте информацию о вашем событии: на почты и телефоны участников отправьте прямую ссылку для подключения к трансляции.
- В конце мероприятия соберите обратную связь с участников мероприятия и оцените статистику. Чтобы знать, что учесть на будущее.
Хороших вам онлайн-событий! Кто знает, может, они станут традицией.
https://www.e-xecutive.ru/