Идеальный офис: взгляд психолога, архитектора и «хозяюшки»

Пока не было необходимости тратить время на дорогу до работы и проводить большую часть дня в одном пространстве с коллегами, у нас было много времени переосмыслить свое отношение к привычному и подумать о том, насколько офис как среда для работы соответствует нашим потребностям. Вернувшись в привычные стены, T&P решили представить, каким мог бы быть идеальный офис, и поговорили со специалистами, каждый из которых рассматривает его в рамках своей профессии — как среду, которая влияет на психологическое состояние людей, как архитектурный объект и как место, состояние которого необходимо поддерживать для комфорта сотрудников.

«Недружественное пространство офиса имеет большое влияние на человека»

 

Мне кажется, работу над проектом офиса стоит начинать с разговора с сотрудниками: важно узнать, чем для них является идеальный офис, а затем разбить коллектив на группы со схожими потребностями и постараться удовлетворить их все.

Дружественный офис должен обладать несколькими универсальными качествами. Например, шведский специалист Терри Хартиг, который изучает влияние различных сред на психологическое восстановление — природы, офиса и других, — выделяет следующие свойства любого пространства, необходимые для комфорта человека:

• Привлекательность. Офис не должен быть уродливым, как бы банально это ни звучало. Отвинченные ручки и ободранные стены раздражают и лишают человека желания находиться в таком пространстве.
• В любой среде человек должен иметь возможность отвлечься — Хартиг называет это «being away». Согласно теории восстановления внимания, чтобы восстановиться, люди должны переключаться с произвольного внимания на непроизвольное: работая в офисе, мы в основном используем произвольное внимание, усилием воли заставляем себя что-то изучать, отмечать детали. В дружественной среде, напротив, объекты привлекают наше внимание сами по себе — например, цветок или птица на природе. В офисе такими объектами могут стать картины или вид из окна, и Хартиг считает их очень мощным фактором восстановления. Еще можно использовать аквариум, растения или, например, фонтан. Главное — не переусердствовать: в одной школе установили несколько фонтанов, и кончилось это тем, что первоклассники стали проситься в туалет каждые 10 минут.
• Еще одно важное качество пространства, которое выделяет Хартиг, — это «понятность», или «согласованность», то есть человеку должно быть понятно, как оно устроено. Если это open space или любая другая сложная система, работники офиса должны понимать, как и где они найдут в ней кухню, комнату для отдыха, офис начальника и рабочие места других сотрудников. Чувство порядка в данном случае очень важно: оно не только убирает неопределенность, но и дает ощущение комфорта.
• Следующее фазное свойство — «охват», или «простор». Офис не должен быть тесным, а возможность легко перемещаться по нему намного важнее, чем зеленые стены или горшки с растениями, которые могут сильно раздражать, если мешают подойти к коллеге. Здесь я бы вспомнила старое исследование дистанции, в котором говорится, что теснота — одна из самых легко организуемых форм физического насилия. Если в офисе приходится находиться слишком близко друг к другу и сидеть на неудобной мебели, у людей вырабатываются негативные установки по отношению к собственному рабочему месту.

Когда мы говорим про дружественный офис, важно учитывать поколенческие различия в требованиях. Люди среднего и старшего возраста нуждаются в приватных пространствах, поскольку многие испытывают их нехватку в быту. Им нужно, чтобы офис удовлетворял их потребность в приватности, и крупные компании отлично понимают это. Более молодое поколение относится к пространству спокойнее: они умеют работать в open space, им не нужна персонализация рабочего места, им не мешает посторонний шум, от которого можно избавиться с помощью наушников.

Если мы ввели поколенческий фактор, то нужно упомянуть и пол. Женщины до сих пор проводят в офисе в среднем меньше времени, чем мужчины, поскольку они по-прежнему имеют больше семейных обязанностей. Офис с хорошей кухней и местом, где после школы или детского сада могут находиться дети, мог бы стимулировать/мотивировать женщин проводить в нем больше времени.

Недружественное пространство офиса имеет большое влияние на человека. В серьезных случаях это пассивный саботаж: работник берет больничный или переходит на удаленную работу. Если дискомфорт не столь сильный, изменения происходят на уровне индивидуальности и когнитивных процессов: нарушается эффективность, оперативное внимание перестает работать должным образом, и человек начинает допускать ошибки в работе. Что касается чувств и аффектов, у работников появляются раздражение и гнев, увеличивается число конфликтов, повышается организационный цинизм, который включает в себя когнитивную, эмоциональную и поведенческую составляющую.

Когнитивная составляющая — это изменение образа компании, организационные решения начинают производить впечатление неискренних, рабочий коллектив отчуждается. Эмоциональная составляющая — это раздражение и напряжение в моменты, когда человек задумывается о своем офисе и компании, такое состояние несовместимо с чувством профессионального энтузиазма. Под поведенческой составляющей подразумевается образование коалиций сотрудников, чье мнение отлично от мнения руководства, что может привести к противостоянию внутри коллектива и нанести сильный удар по лояльности к компании.

«Архитектор может сделать пространство максимально гибким и разнообразным, чтобы офис ощущался как ландшафт, который ты каждый день проходишь с разными впечатлениями»

 

Архитекторы зачастую вынуждены относится к проектированию офисов как к технической или утилитарной задаче, поскольку заказчики не всегда готовы к серьезным изменениям. Обычно они просят переделать уже существующий офис, перераспределить мебель и людей в пространстве. Реже компании понимают, что правильно спроектированное пространство может влиять на эффективность работы команды и желание людей приходить на работу. Мы беремся только за такие задачи, где можно изменить ситуацию на принципиально ином уровне.

Работа над проектом начинается со встречи с руководством, где нас знакомят с системой ценностей компании, а мы начинаем понимать, как функционирует команда. После этого мы разговариваем с сотрудниками и руководителями отделов. Важно знать, что людей устраивает и не устраивает в нынешнем офисе. Конечно, пожелания сотрудников не всегда совпадают с возможностями компании и подчас противоречат друг другу, так что проектирование офисных пространств — это всегда компромисс.

Учитывать потребности разных поколений, на мой взгляд, не так необходимо. У недавно появившейся компании может быть молодой коллектив, но через пять лет образ жизни сотрудников изменится, и у них будут другие потребности. Лучше проектировать пространства исходя из типологии работы людей. К примеру, сотрудники бухгалтерии могут быть разного возраста, но им всем нужно отдельное помещение с хорошей шумоизоляцией, чтобы ничто не отвлекало, а финансовым отделам нужна конфиденциальность.

 

В работе команды «Гаража» огромную роль играет взаимодействие друг с другом, поэтому делать для них отдельные кабинеты было бы неправильно. По проекту основные рабочие места находятся в общей зоне, а рабочее пространство директора музея на ярус выше, в небольшом уютном мезонине прямо под крышей здания, с которого он может наблюдать за происходящим. Мы решили, что пространство в случае с «Гаражом» должно максимально способствовать коммуникации и не препятствовать перемещению, чтобы человек не был привязан к своему кабинету. Архитектор может сделать пространство максимально гибким и разнообразным, чтобы офис ощущался как ландшафт, который ты каждый день проходишь с разными впечатлениями. Мы можем влиять на то, чтобы в работе не было монотонности. Кроме того, команда «Гаража» состоит из таких людей, которым хочется менять все вокруг себя: мы не предполагали отдельное место для инсталляций, которые коллектив делает совместно с художниками, но со временем оно появилось и органично вписалось в существующее пространство. В офисе постоянно меняются картины на стенах и другие арт-объекты — это произошло без нашего участия.

Для офисного проекта очень важны детали: они помогают создавать совершенно особую, уникальную атмосферу

Так, для «Детского мира» мы сделали специальную мебель из абстрактных фигур, вдохновением для которой стали разрезанные сладости, внутри которых кроется яркая начинка. Здание офиса «Детского мира» непримечательно с точки зрения архитектуры, разве что высокими потолками и огромными помещениями, что помогло нам разместить open space. Перед началом работы генеральный директор компании поставил нам задачу создать проект, который станет офисом года (проект действительно выиграл премию Best Office Awards в 2019 году. — Прим. ред.). Мы должны были качественно изменить рабочее пространство, это был вопрос идеологии, и поэтому мы стали думать, как передать необычную специфику компании, которая связана и с нашими детскими переживаниями. Так у нас родилась идея пространства офиса как игрового поля, где все происходящее — часть игры. Мы старались воплощать эту идею во всех элементах, даже в мебельных ручках.

«Если одному все равно, какая на кухне емкость для хранения печенья, для другого это может быть важно»

 

Я работаю в «Яндексе» со дня основания компании, почти 20 лет. Все началось с того, что руководители тогда еще совсем маленькой компании решили, что офис должен стать для сотрудников вторым домом, за состоянием которого нужно следить: за тем и был создан специальный отдел, в котором я работаю. Наша задача — создавать и поддерживать атмосферу уюта и комфорта, обеспечивать чистоту и порядок в офисе. Большой блок нашей работы — это клининг. Мы не хотим, чтобы какие-то бытовые задачи отнимали у сотрудников время, поэтому им не нужно мыть посуду, пылесосить или выносить мусор. Также мы организуем косметический ремонт, реставрируем или заменяем мебель.

 

Третья сторона нашей работы — питание на небольших офисных кухнях, которые у нас называются кофепоинты. Мы стараемся регулярно расширять ассортимент, предлагать разные варианты: у нас большой выбор чая, кофе, печенья и прочих сладостей, снэков и орехов, а в обеденное время мы привозим свежие овощи и фрукты. В холодильниках хранятся разные виды молока, сливок и джема, и на всех этажах установлены кофемашины. Наши офис-менеджеры также обновляют лекарства в аптечках, которые есть на каждой кухне.

Мы всегда стараемся добавлять какие-то приятные или необходимые детали по просьбе сотрудников. Например, один наш кофеман попросил закупить маленькие чашечки. Мы отобрали несколько видов, предложили ему выбрать оптимальный вариант и заказали выбранные чашки на все офисы. Любители кофе были довольны! Возвращаясь к метафоре дома, мы понимаем, что есть какие-то привычные вещи или предпочтения и если одному все равно, какая на кухне емкость для хранения печенья, для другого это может быть важно.

Наверное, главное отличие работы в крупной компании в том, что нужно все организовать одинаково, по единому стандарту в каждом офисе. Больше площадей, больше людей, больше подрядчиков — не страшно, но везде должно быть чисто, красиво, цветочки. Если просят пуфики — закажем, нужно поклеить обои — поклеим. В таких случаях мы просто говорим: «Ребята, как договоритесь, так и сделаем», потому что мы всегда идем навстречу, лишь бы всем было хорошо. А ребята зовут нас ласково и по-домашнему — «хозяюшки».

 

https://theoryandpractice.ru/