Гибридный офис: гибкое пространство или новая корпоративная культура?

Сейчас многие организации по возможности внедряют гибридную работу офиса, сочетая онлайн и офлайн-форматы. Поработав в удаленном режиме, многие осознали его преимущества и задумались над тем, как их максимизировать и нивелировать «слабые» аспекты, превратив их в «зоны роста».

Гибкое пространство или новая корпоративная культура

Первое, что напрашивается предпринять – это снизить издержки на аренду офиса и превратить его в гибкое пространство. Дать возможность сотрудникам работать проектно, в любое удобное время, без привязки к стационарным рабочим местам. Задача – создать удобный Agile-офис, используя дизайнерские решения.

На первый взгляд, все просто – урезаем арендные метры и создаем общую коворкинг зону. Но для того, чтобы не создавать «организационные пробки» и учесть все нюансы операционной деятельности, необходимо провести тщательный анализ операционных процессов, документооборота, системы принятия решений, регулярных коммуникаций и продумать транспарантный мониторинг результатов деятельности для синхронизации команды.

Всем должно быть и комфортно и результативно работать. Важно учесть необходимость личного пространства, хранения личных вещей и конфиденциальности документов. Экономия на офисном пространстве – очевидное решение. Реализовать это можно по-разному. Можно договориться, чтобы некоторые сотрудники работали пару дней из дома, создав при этом общее офисное пространство. А можно концептуально создать новую вдохновляющую среду, изменив ощущение пространства и корпоративную культуру; добавить общие зоны, способствующие общению, коммуникациям и обмену новыми идеями. C точки зрения бюджета эффект будет одинаковый, а с точки зрения влияния на атмосферу, культуру и бренд работодателя – сильно выигрывает второй подход.

Как запустить новое корпоративное мышление

Параллельно с изменением пространства можно добавить проектные механизмы оперативного мониторинга результатов работы в открытом формате с использованием соревновательного эффекта и запустить новое корпоративное мышление, открытое инновациям. В офисе могут появиться визуальные коммуникационные элементы, отражающие новый подход.

Когда я работала региональным директором по персоналу по России и СНГ в компании InterContinental Hotels Group, мне показался очень результативным подход к изменению корпоративной культуры, который компания внедряла на глобальном уровне. Идея заключалась в оперативном ежемесячном динамичном контроле основных ключевых показателей эффективности каждого отеля вместо ежегодного подведения итогов. Для этого была придумана и визуализирована креативная концепция «Матрица победителей» (Winning matrix), где по системе светофора каждый месяц зеленым и красным отмечали выполнение или невыполнение утвержденных для каждого отеля целей. Таким образом, даже не вдаваясь в детальные цифры и экономические показатели, сотрудники при входе в офис сразу понимали ситуацию с выполнением ключевых целей за этот месяц и старались держать уровень сервиса и другие важные показатели продуктивности на «зеленом» уровне.

Существует много, в том числе цифровых, систем мониторинга результатов. Многие организации перешли на внутренние цифровые платформы. Некоторые экспериментируют с внедрением цифровых биткоинов и других «виртуальных наград» за успешное выполнение задач, которые потом можно использовать для расширения пакета медицинской страховки или инвестировать в свое обучение. Сейчас самое время внедрять новые форматы коммуникаций для усиления внутреннего командного взаимодействия, которое невольно «проседает» в удаленном формате. Концепции открытого мониторинга результатов и совместного развития в формате edutainment (education + entertainment) как нельзя лучше подходят для вовлечения и «включения» людей в результаты деятельности всей организации. Главное – подобрать именно тот формат, который команда действительно воспримет.

В ситуации, когда все срочно и важно мы не всегда успеваем продумать и реализовать хорошие идеи. В этом случае именно вовлечение людей в создание нового общего пространства и культуры подстегнет в том числе изменение ментальности и подхода к работе. Необязательно все реализовывать силами топов и функциональных административных служб. Инициативная кросс-функциональная команда из разных отделов может стать дополнительным командообразующим драйвером и добавить «свежих» идей этому проекту. Гораздо эффективнее с точки зрения принятия и последующего внедрения дать возможность сотрудникам самим предложить и разработать формат мониторинга результатов с помощью конкурса идей.

Офисное пространство зеркалит наше отношение к изменениям и отражает управленческие подходы. Сейчас хороший момент показать сотрудникам не только необходимость «затянуть пояса», но и изменение подхода к процессам и результатам. Через изменение концепции офисного пространства можно запустить драйверы совместной мотивации работать на результат, культуру постоянных инноваций, совершенствования процессов и снижения издержек. Изменения важно полюбить.