Посчитаем, сколько времени вы тратите на совещания
Зачастую эта цифра выглядит пугающе. Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег.
«Совещания – это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», – такую мысль высказал гуру менеджмента Питер Друккер.
Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний для начала в день и в неделю.
Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость бизнеса и компании. Рассмотрим, как это незаметно происходит.
Обесценивание стоимости проекта
Стоимость проекта составляет 500 тыс. рублей, срок реализации проекта три месяца. Вы планируете работать в проекте по три часа в день.
Количество рабочих часов составляет 198 часа = 3 месяца * 22 дня рабочих дней в месяц * на 3 часа.
Стоимость вашего часа в проекте составит: 500 000 руб. / 198 час = 2 525 руб.
Увеличение продолжительности проекта даже на 1 час, обесценивает вашу стоимость на 12 руб. (стоимость проекта в 500 тыс. руб. / 199 час. = получаем 2 512 руб.), а увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает стоимость на 180 руб., на месяц – на 720 руб.
Обесценивание стоимости бизнеса
Фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей.
Величина рабочих часов в месяц составляет 176 часов = 22 рабочих дня * на 7 рабочих часов в день Это рабочие и результативные часы работы, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5 682 руб.
Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые, ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют 2 часа. Если продолжительность ежедневных совещаний составляет 2 часа, то в месяц – 44 часа или
44 * 5682 руб. = 250 008 рублей – сумма, в которую обходятся ежедневные совещания.
Если продолжительность совещаний больше, соответственно совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников – это повод ничего не делать.
Закон Митчелла: любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению.
Проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний в месяц, используя формулу: стоимость часа * количество, потраченных на совещание часов * на количество совещаний в месяц.
Сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания? В какую сумму вам обходятся эти «посиделки»? Цифра пугающая, однако, день за днем мы этого не замечаем.
Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.
Дорогие совещания – дорогие последствия
За долгими совещаниями следом тянется целый ряд минусов:
1. Нарушение дедлайнов
Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает стоимость, но и сдвигает выполнение поручений и плановых задач по времени дальше.
2. Снижение мотивации команды
Увеличение продолжительности выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды. Вследствие снижения изначальных темпов работ и отдаления по времени получения итогового вознаграждения.
3. Проект превращается в процесс
Проект превращается в процесс и деятельность начинает организовываться по другим принципам, свойственным не проектам, а процессам.
4. Увеличивается вероятность форс-мажора
Несмотря на то, что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последней момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.
Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.
7 правил эффективности
Совет 1. Обозначьте управленческую цель совещания
Руководитель должен учитывать цели совещания. Это стартовая точка повестки дня и списка участников, времени и регламента.
Основные цели проведения совещаний:
1. Для информационного совещания – получение новой информации:
- важные новости и изменения в политике;
- обсуждение планов и стратегий;
- краткосрочное прогнозирование;
- презентация новых продуктов и подходов;
- обсуждение бюджета;
- кадровые вопросы.
2. Для регулярных совещаний – контроль событий и принятие оперативных решений:
- основные риски и сложности;
- параметры для оценки прогресса;
- оценка ключевых процессов и необходимые изменения;
- обсуждение происходящего: что идет хорошо, что требует улучшения;
- ключевые уроки и результаты действий;
- координация усилий;
- коммуникации.
3. Творческие совещания, выработка новых подходов и командообразование – мотивация команды:
- побуждение к действию;
- принятие коллективных решений;
- чествование индивидуальных и коллективных побед и успехов.
Таким образом, тема влияет на тип совещания и модель его организации. Например, информационные совещания отличаются многочисленностью и продолжительностью во времени. Регулярные совещания носят плановый характер, по времени более быстрые с ограниченным количеством участников. Творческие совещания требуют особой подготовки: организации мебели (как правильно отдельные столы), чай, кофе и неофициальная обстановка, не требует соблюдения дресс-кода.
Совет 2. Обозначьте повестку дня
Повестка дня – план задач, которые нужно решить на совещании. Продолжительность совещания и выступлений регламентируются в повестке дня. При составлении повестки, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
При планировании временного регламента совещания важно учесть следующее:
- важность вопроса, выносимого в повестку дня;
- регламент каждого выступления;
- перерывы, если они необходимы;
- учесть 20% на дополнительную важную информацию.
Повестка дня с фиксацией времени и конкретики выступлений рассылается всем участникам совещания.
Совет 3. Заранее формируйте список приглашенных
Оптимальное количество участников быстрых совещаний 5-7 человек. Состав от 8 до 12 человек допустим, если руководитель совещания обладает навыками фасилитатора. Для генерации идей, постановки целей и летучек идеальным является состав не более 15 человек.
В компании Goolge существует негласное правило – максимальное количество участников не более 10.
В компании Amazon – правило «двух пицц» – на совещании должно быть не больше людей, чем можно накормить двумя пиццами.
Есть правило: 8-18-1800:
- 8 – решение рабочих вопросов;
- 18 – мозговой штурм, коллективное решение проблем;
- 1800 – проинформировать и дать пообщаться.
Исследование, проведенной фирмой Bain&Company говорит, что в группах, принимающих решения, добавления каждого участника сверх семи приводит к снижению эффективности примерно на 10%.
Совет 4. Продумайте организационные моменты
Результативные совещания, как правило, проводятся в одно время и в одном месте. Заранее спланируйте рассадку приглашенных и выступающих на совещании. Заранее расставьте столы и стулья. Обеспечьте каждого человека ручкой и листком. Поставьте графин с водой в центре стола и расставьте бокалы.
Совет 5. Подготовьте информационные материалы для совещания
Это уведомления, в которых содержится дата, время, повестка дня и место проведения совещания, которые необходимо разослать не менее чем за 2-3 дня.
Совет 6. Назначьте ответственного за протоколы совещаний
В компании необходим администратор совещаний, в чьи обязанности входит организация, ведение протоколов и контроль поручений. Протокол совещаний может вестись в единой доступной форме или отображаться на большом экране, где каждый может внести корректировки в итоги совещания.
Совет 7. Четко регламентируйте регламенты выступлений
Чтобы выдержать рабочий темп совещания необходимо строго регламентировать заявленное время.
Подготовленная речь выступающего в первые 30 секунд показывает уровень проработки обозначенного вопроса. Четыре минуты спустя, это мнение становится окончательным, и играет роль основополагающего фактора дальнейшей коммуникации. Поэтому регламенты выступлений не должны быть затянуты по времени.
Пять рекомедаций выступающим
- Подготовиться заранее: изучить повестку дня, обсуждаемые вопросы, подготовить доклад по обозначенному тайтингу.
- Подготовить раздаточные материалы, если необходимо.
- Знать свою аудиторию: что ее волнует больше всего, какую проблему они пытаются решить, как то, чем вы с ними поделитесь, поможет им сэкономить время или упростить работу.
- Задавайте вопросы. Научитесь слушать и задавать открытые вопросы: Что вы думаете о том, что я вам сейчас сказал? Могли бы вы привести пример? Как это вписывается в ваши планы?
- Убирайте слова-паразиты и осторожные фразы: Я просто хотел уточнить… Может быть у вас найдется минута для разговора? Они снижают эффект ваших фраз.
Структура выступления по методу ПППП
- Позиция. Кратко изложить: я считаю, что нам нужно двигаться в направлении А.
- Причина. Обосновать: мы получили положительные отзывы на этот подход.
- Подтверждение. Предоставить: К примеру, наш президент сказал, что поддерживает его.
- Позиция. Завершить, повторив свою позицию: вот почему я считаю, что направление А – лучший вариант.
Итак, до выступления необходимо
- Обозначить управленческую цель совещания.
- Сформулировать повестку дня, не более чеырех вопросов.
- Определить список приглашенных. Как минимум четыре лица, ответственные за выполнения задач в повестке дня.
- Определить график совещания: единичное или периодическое.
- Разослать информационные материалы участникам совещания для изучения.
- Определить ответственного за ведение протокола совещания.
- Спланировать регламент продолжительности каждого выступления. Внедряйте питч-дисциплину в команду. Учите сотрудников осваивать питч-выступления.
https://www.e-xecutive.ru/