Новая работа для сотрудника – всегда стресс, особенно, если это новая специальность, иной род деятельности, либо первое трудоустройство после окончания учебного заведения. Даже если человек уже работал в аналогичной сфере и должности, напряжение все равно будет: ведь на новом месте присутствует огромное количество новых факторов и элементов работы, которые значительно разнятся с прошлым опытом.
Новый сотрудник – это стресс для коллектива, куда он попадает, и для непосредственного руководителя. Но без новых людей невозможен рост предприятия, а значит, сложности неизбежны. Задача руководителя в данном случае – все организовать таким образом, чтобы это были «приятные сложности», которые принесут минимальный вред рабочим процессам.
Что нужно сделать руководителю в первые дни работы новенького
Первые дни адаптации сотрудника на новом месте – самые тяжелые. Но вместе с тем в эти дни сотрудник морально готов потрудиться, стараясь показать себя с лучшей стороны.
1. Подготовить условия работы
Процесс освоения обычно начинается со знакомства с рабочим местом. В этот момент для нового человека важно удобно расположиться, а руководителю необходимо продумать и обеспечить сотрудника всем необходимым для работы. Явно будет лишним, если в первые дни новенькому придется бегать по офису в поисках ручки, калькулятора или степлера, отвлекая коллег от работы. Что касается компьютеров, принтеров и прочей офисной техники, важно, чтобы все сразу работало без сбоев, на компьютере все должно быть установлено и настроено заранее. Эти простые вещи помогут новому человеку наиболее комфортно осваивать специфику работы.
2. Подготовить коллектив
Параллельно происходит процесс адаптации в коллективе. Тут важна дружелюбная атмосфера, ведь на первых порах у нового человека будет множество вопросов, и безусловная помощь со стороны будущих коллег очень поможет в этом. Руководителю еще до прихода нового сотрудника важно проговорить с подчиненными о важности появления нового человека. В некоторых сферах это просто необходимо.
К примеру, в отделе продаж, особенно, если компания работает на входящих обращениях от клиентов, новый человек может рассматриваться «старенькими» менеджерами по продажам как конкурент. Здесь важно проговорить это с коллективом, ведь если вы решили брать нового сотрудника, значит, действующий состав не может справиться с текущим потоком заявок. Появление нового сотрудника будет возможностью для менеджеров более тщательно обрабатывать заявки, выйти из постоянного состояния перегруженности и работать размеренно, себе в удовольствие. В конечном счете, от роста компании выигрывают все. Это необходимо руководителю донести до коллектива.
3. Найти наставника
Важно продумать момент, кто именно будет обучать новенького. Возможно, руководитель, но чаще процесс обучения поручают наиболее опытному из текущих сотрудников. Выберите наиболее доброжелательного коллегу, кому важно, чтобы все получилось, то есть максимально лояльного к компании человека. Если же поручить обучение новенького сотруднику, который не очень любит свою работу, то это отношение, скорее всего, передастся в процессе обучения новому человеку. Кроме того, наставник сам должен хотеть обучать.
4. Общаться
Со стороны руководителя, особенно в первые дни прихода нового сотрудника, важно быть с ним в контакте. Интересоваться, все ли получается на новом месте, уточнять о сложностях и проблемах, с которыми сталкивается новый сотрудник. Используя свой опыт, руководитель зачастую может подсказать что-то полезное, либо просто подбодрить и воодушевить человека.
Три негативных аспекта первых дней адаптации
1. Медленная работа
Не стоит ожидать от нового человека, что он с первых минут сможет работать так же быстро, как опытный сотрудник. В первые дни новенькому нужно запомнить массу информации. Делая какие-то рабочие действия, ему приходится сопоставлять, все ли верно. К тому же, не все и не всегда получается запомнить с первого раза. Наставнику важно быть понимающим.
Новый человек обычно осознает, что делает все далеко не идеально, а резкие оценки его работы со стороны могут вызвать обиды и неуверенность в своих силах. Здесь важно проявить терпимость, ведь как показывает опыт, по меньшей мере несколько недель нужно новому человеку, чтобы начать делать большинство простых действий на автомате.
2. Ошибки в работе
Это могут быть неточности в общении с клиентами, ошибки в работе с программами и документацией. Как хорошо не объясняй новичку, что нужно делать, важно понимать, что ошибки все равно будут, вопрос лишь в том, чтобы их вовремя обнаружить и подсказать человеку, как не допустить их в будущем. Тут опять же, со стороны руководителя требуется терпение и понимание, что со временем человек адаптируется.
3. Неуверенность сотрудника в том, что он пройдет испытательный срок
Руководитель также не знает, справится ли человек с новой работой. Тут важен опыт. Если с точки зрения руководителя человек неплохо справляется, но видно, что новенькому не хватает уверенности, возможно, стоит похвалить, поддержать, сказать, что у него все получится.
Конец испытательного срока – что дальше?
По окончанию первого рабочего месяца основная часть сложностей, связанная с адаптацией человека на новом рабочем месте, уже заканчивается. Однако этот период, как правило, является критическим, ведь обычно в этот момент заканчивается испытательный срок.
Если руководитель, опираясь на свой опыт, видит, что человек не подходит для этой работы, то принимает решение попрощаться. Это не так плохо, как может показаться на первый взгляд. Гораздо хуже, когда человек трудится на сложной для него работе, и не видит положительных результатов. Страдают все: сотрудник, руководитель, компания. Если же вовремя попрощаться, у человека будет шанс найти работу по душе, у руководителя – нужного сотрудника.
Системные ошибки
Если же принято решение, что сотрудник остается, наступает следующий этап адаптации. К этому моменту, как правило, новичок ведет себя более естественно, не стараясь показать себя с лучшей стороны. При этом начинает работать достаточно быстро, допуская меньше ошибок. В то же время, становятся заметны системные ошибки сотрудника, и его слабые стороны. Связаны они обычно с особенностями психики, внутреннего устройства человека и его привычками, часть которых, возможно, появилась с момента прихода на новую работу. Процесс устранения таких ошибок, как правило, довольно сложный и длительный. Если руководитель много раз уже сказал о том, что «нужно делать так-то», а сотрудник продолжает делать «иначе», значит, мы имеет дело с такой ошибкой. Есть много вариантов, как можно бороться с системными ошибками в работе, предложу лишь один, проверенный мною.
Руководителю нужно посидеть и подумать, выписав на листе бумаги все постоянные ошибки, которые допускает сотрудник. Далее нужно положить эту бумагу на стол сотрудника, проговорив с ним каждую из этих ошибок. Нужно донести, почему важно от них избавиться, и к чему проводят эти ошибки. Параллельно, сотрудник тоже может попробовать объяснить, по какой причине эти ошибки у него возникают. Иногда есть возможность что-то исправить руководителю в рабочих процессах, и часть проблемы может решиться уже на этом этапе. Далее лист остается на столе сотрудника до тех пор, пока ошибки не прекратят повторяться. После того как одна из ошибок пропадает, можно торжественно вычеркивать ее вместе с сотрудником. В конечном итоге, лист с ошибками рано или поздно попадет в корзину.
Это один из вариантов. Но, по сути, все способы исправления подобных ошибок сводятся к одному: нужно создать заряженное эмоциями напоминание (желательно позитивное), связанное с этой ошибкой, чтобы человек вспоминал, когда хочет ошибку повторить.
Какой период считать сроком окончания адаптации?
Для каждой работы и каждого человека по-разному. В среднем это порядка 3 месяцев. Адаптация сотрудника закончилась, если у него пропали вопросы «а как это сделать?», он легко контактирует с коллегами, работа выполняется довольно быстро, а результаты работы сотрудника схожи с результатами его коллег, которые работают давно.
А еще есть такой способ для руководителя наверняка понять, закончился ли этап адаптации сотрудника: спросите себя, готовы ли вы доверить этому человеку обучение новеньких?
https://www.e-xecutive.ru/