Самый короткий путь освоить методики тайм-менеджмента – повысить свою пунктуальность во всем: в работе, в семье, в учебе, в бизнесе, во всех взятых на себя обязательствах. Вовремя приходить на запланированную встречу, вовремя сдавать отчет, вовремя принимать пищу, сегодня заниматься запланированными делами. В бизнесе пунктуальность – это выполнение принятых на себя обязательств к сотрудникам, поставщикам, клиентам, к обществу в целом. Идеальная конечно ситуация, но необходимая.
Личная пунктуальность руководителя распространяется на команду, а далее на весь персонал компании, запускается цепная реакция, формируется некая культура пунктуальности. Пунктуальность хорошо проверить через утвержденные графики подготовки информации или документов, через аудит дедлайнов, а дальше оценить на сколько устанавливаемые дедлайны реальны и целесообразны.
Работа с личной пунктуальностью это основа для формирования пунктуальности в бизнесе.
Чтобы понять уровень своей пунктуальности ответьте на следующие вопросы:
- Часто ли я опаздываю?
- Часто ли я выполняю дела с нарушением дедлайна?
- Как часто мне напоминают, что нужно сделать?
- Как часто я, не обдумав, говорю срок выполнения работы, а потом его срываю?
- Как часто я планирую дела, и не успеваю их выполнить?
Зафиксировав ответы, можно найти причины непунктуальности, и начать работу с ними.
Увеличивать свою личную пунктуальность можно без поиска причин, просто начать тренировку никуда не опаздывать.
Обычная тренировка для выработки привычки составляет 21 день, для устойчивой привычки нужно 10 тыс. часов. В 21-дневный период старайтесь не опаздывать, приходить вовремя, не нарушать взятых обязательств. Через некоторые время вы почувствуете магию: начнете целенаправленно и результативно работать со своим списком ежедневных дел и с установкой реальных сроков выполнения вами обязательств.
В бизнесе транслятор всех правил и норм, всего тайм-менеджмента – это руководитель, он проецирует особенности своего режима дня и планирования на систему управления в целом, на особенности согласования документов и дедлайнов, на совещательный процесс, на процесс разработки и принятия управленческих решений.
Поэтому, если вы руководитель, вам вдвойне полезно осваивать методики тайм-менеджмента, вшивая их не только в свою жизнь, но и в жизнь бизнеса и сотрудников. Это поможет вам навести порядок в системе управления и повысить производительность сотрудников.
1. Расстановка приоритетов – матрица Эйзенхауэра
Для расстановки приоритетов можно применять известную матрицу Эйзенхауэра, в которой все вопросы разделяются по степени важности и срочности. Важность и срочность определяется интересами собственников и стейкхолдеров, приоритетами стратегического развития, ценностей сотрудников компании.
«Важные и срочные дела» актуализируют результативность, способность быстро принять правильное решение. Важно мобилизоваться и принять оперативно решение. Сюда попадают текущие вопросы бизнеса, форс-мажорные ситуации, ситуации, которые отклоняются от запланированного курса, особенный фокус приобретают вопросы здоровья и безопасности жизни сотрудников. Здесь всегда мало времени на проработку и сбор данных. Стратегические дела в таком темпе имеют большую вероятность провала и неудачи.
«Важные, но не срочные дела» – это стратегические дела, связанные с развитием бизнеса, планированием и анализом процессов и работ, сбором необходимой и достаточной информации. Здесь всегда есть время на проработку, обсуждение, командную работу, время на осмысление.
«Срочные, но неважные дела» – это навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, обсуждение вопросов, которые могут решить подчиненные, безрезультатные проекты, непроработанные решения, обсуждение вопросов, не связанных с бизнесом, в целом обсуждения на отвлеченные темы. Здесь идет подмена второстепенных дел срочностью их выполнения. Большинство задач в этом квадрате носят иллюзорность важности и становятся пожирателями вашего времени.
«Несрочные и неважные дела», они не приносят никакой пользы. Это «пожиратели времени», потери рабочего времени. От них нужно отказываться, найти причину возникновения таких дел и ликвидировать ее.
В системе управления необходимо четко и конкретно обозначать приоритетность и важность в документах, регламентах, в повестках совещаний и встречах, в отношении к сотрудникам и возникающим ситуациям. Важность проявляется в количестве затраченного на него времени, ресурсов и получаемого результата.
2. Держать фокус – метод КАНБАН
Каждая техника тайм-менеджмента может усиливать эффект друг друга. Так, держать в фокусе важность и срочность задач может метод КАНБАН. Методика позволяет отследить, как вы реализуете задачу, на каком этапе она находится, что мешает быстро выполнить ее.
Вы можете сами сформировать статусы выполнения задач. В классической схеме три статуса:
- «сделать» (to-do) – вписываем те задачи, которые планируем выполнить;
- «в процессе» (in progress) – фиксируем задачи, которые, в работе;
- «сделано» (done) – завершившиеся задачи.
Данный метод легко помогает видеть динамику всех ваших задач. Вы видите те задачи, которые запланированы, и те, которые в работе – при одновременной фиксации. Вы можете сбалансированно планировать выполнение новых задач, видя объем незавершенных дел.
Для применения КАНБАН-мониторинга задач возьмите за правило в начале каждого рабочего дня задать себе вопросы:
- Что было сделано вчера?
- Что будет сделано сегодня?
- Что мешает справиться с планом дня?
- Какие задачи не сделаны?
- Каковы причины не выполнения задач?
В офисах со своей командой можете применять канбан-доски, визуализируя все задачи и выделяя их сигнальными карточками. Вместе с доской можно использовать магниты, пластиковые фишки, цветные шайбы, стикеры для представления рабочих элементов и процессов.
3. Оценить реальные силы – техника 9=1+3+5
Всегда приятно, когда план и факт сходится: все что запланировано – реализовано. Здесь важным становится оценка реальной силы выполнить все запланированные дела. Чтоб максимально ваш план совпадал с реальностью можно использовать технику 9=1+3+5
Где:
- 1 – одно важное значительное дело. На него уйдет больше всего усилий и времени. Это ваш приоритет на день. Лучше зарезервировать конкретное время на его выполнение.
- 3 – три менее сложных и второстепенных дела. Это простые дела и меньше требуют временных и энергетических затрат. Время на их выполнение вы можете резервировать интервально. Например, запланировать до обеда, или после ужина и т. д.
- 5 – пять мелких дел. Такие дела можно выполнять «по ходу», но с определенной периодичностью, иначе они могут накапливаться и превращаться в огромную груду.
Всегда помнить, что до 20% своего рабочего времени у вас могут занять незапланированные дела, те о которых вы забыли, а ваш руководитель нет, форс-мажор.
4. Поддерживать гибкий график – метод «Недельный круг»
При планировании недельного рабочего графика можно использовать метод «Недельный круг».
Разбейте задачи, которые вы выполняете в течение недели на следующие типы:
- жесткие – задачи, выполнение которых строго привязано к определенному времени;
- гибкие – дела, не имеющие строгой временной привязки;
- бюджетируемые – требующие выделение определенного бюджета времени;
- делегируемые – задачи, выполнение которых можно поручить кому-то другому;
- уточняющие – дела, требующие перед выполнением уточнения каких-то деталей у других людей.
Для каждого типа определите комфортное время, место выполнения и следуйте недельному плану.
5. Закрыть незавершенные задачи – техника «Съесть лягушку»
Если у вас есть ощущение невыполненного дела, как правило, оно не объемное, но вы всегда его откладывайте. Пора применять технику «Съесть лягушку». Самое важное в данной технике – это выполнить неприятные задачи, к которым «не лежит душа», первыми.
Например, утром проснулись или пришли на работу, и сразу сделали это дело (заклеили угол обоев, пришили пуговицу, подремонтировали плинтус, отправили письмо, сделали рассылку, позвонили, записались к врачу). Выполнив такое дело в начале дня обеспечите себя хорошим настроением на весь день!
6. Решить сложные задачи – метод «Боевой слон»
Большие и объемые дела не съешь сразу, но можно кушать их по кусочкам. Например, структурировать мероприятия проекта, провести расчет проектных работ, определить срок выполнения проекта, рассчитать вероятность задержки тех или иных мероприятий, рассчитать реальный срок выполнения проекта поможет метод «Боевой слон».
Секрет метода в том, что большие дела делим на части, до конкретных шагов и мероприятий, и начинаем их выполнять. Важная практическая ценность данного метода в том, что, разделив большое дело на конкретные шаги и мероприятия, легче оценить всю работу, составить консолидированный бюджет, и обозначить реальные сроки выполнения каждого мероприятия и проекта в целом.
7. Решение монотонных задач – метод «Помидора»
Если вы работаете в бухгалтерии, или у вас монотонная работа по проверке документов, информации, увеличить производительность вам поможет метод «Помидора». Секрет этого метода в том, что любую монотонную работу разбивайте на периоды и делайте переменки. Автор метода говорит о 25-минутных периодах (помидоры), в конце которых 5-минутный перерыв. Здесь вы сами можете обозначить временные слоты. Метод помогает организовать рабочее время и повысить результативность работы из-за кратковременного отдыха или переключения. Со своей командой вы можете с пользой проводить переменки: совместная планка, пара упражнений, разминка ног и рук, вкусный кофе или чай, обмен полезной информацией.
8. Подвести итог – метод «Закрыть гештальт»
И напоследок, метод «Закрыть гештальт». Большинство стараются закрыть гештальты в канун Нового года, но я считаю, что можно в любое время, здесь главное желание. Гештальт –это когда вы что-то решили сделать, начали реализовывать, прорабатывать, даже вложились деньгами, временем или другими ресурсами, и в какой-то момент остановились.
Ну остановились, и что? Скажете вы!
А то, что это незавершенное действие всегда с вами, фоном в голове, некая мыслительная жвачка, «гора на плечах». И даже если вы отвлекаетесь, стараетесь не думать об этой незавершенке, она все равно съедает ваши силы и энергию, мысли, фокус внимание на ней.
Бороться с незавершенкой не нужно, важно проделать другое.
Сначала нужно заново оценить важность незавершенки, оценить ваши возможности и реальные ресурсы, и обозначить необходимость реализации. Если эта незавершенка в рамках ваших возможностей и сил, то планируйте реализацию, например, в Новом году (квартале, месяце).
Если достижение гештальта от вас не зависит, нет ресурсов, возможности, сил, то важно осознать этот момент и гештальт закроется сам. Внутренне себе обозначить закрытие гештальта. Успокоится и сосредоточиться на том, что важно и интересно здесь и сейчас. Это повысит вашу мотивацию и внутренний настрой на запланированные дела.
https://www.e-xecutive.ru/