ЧЕК-ЛИСТ ПО ВНЕДРЕНИЮ ПРОЕКТА.
В сегодняшнее время, чтобы быть на плаву и развиваться, а не оставаться в состоянии кризиса, очень важно внедрять много нового. Это очень важно и ответственно. Планирование спасает от многих бед. В момент запуска нового проекта, задач становится больше с каждым днем, а иногда и часом. Поэтому, я решила с вами поделиться опытом в виде чек-листа по внедрению проектов.
Приступим! Итак:
ШАГ 1: Обозначьте задачу, которую будет решать Ваш проект. Кратко опишите её.
ПОМНИТЕ! Задачи проекта должны быть подробны и конкретны. Так же формулируя задачу проекта следует позаботиться о том, чтобы она давала возможность измерять и оценивать его успешность. Иначе мы не сможем ее оценить.
ШАГ 2: Используйте показатели, бенчмарки*. Укажите какие именно.
Сначала определите объект бенчмаркинга, т.е. те показатели, функции, процессы, технологии, структуры, которые мы хотим сравнить с аналогичными объектами конкурентов. Затем выбирается компания-партнер на основе которой будем проводить анализ.
ШАГ 3: Дайте название Вашему проекту. Разработайте логотип для Вашего проекта.
Название – это «лицо» Вашего проекта. Придумывая интересное название для своего проекта, помните о том, что не все разбираются в теме работы так же хорошо, как вы. Кто-то может вообще ничего не знать о предмете вашей проектной деятельности, поэтому название должно помочь другим людям правильно воспринять ваш проект, уловить смысл того, что и для чего вы делали. Для привлекательности проекта подбирайте варианты интересных креативных названий, ведь как говорится встречают по «одежке» провожают по «результату»!.
И «Вишенка на тортике» вашего проекта – это ваш логотип. Для того, чтобы Ваш проект был узнаваемым , выделял ваш уникальный продукт среди всех остальных – вы должны выделять не только преимуществами, но и уникальный символом или эмблемой, так как человек воспринимает больше информации как раз-таки через изображения, нежели через текст. И было бы просто здорово дать название и разработать логотип при помощи коллег создав рабочую фокус группу.
ШАГ 4: Определите реестр участников, каналы и план коммуникации.
Коммуникации помогают участникам проекта эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией, тем самым повышаются шансы проекта на успех.
Очень важно сформировать реестр этих участников. Он нужен будет для сбора требований. Реестр заинтересованных сторон поможет собрать информацию о том, что нужно создать в рамках проекта, кого следует пригласить на совещания. Словом – это база для создания коммуникаций. Заранее продумайте какие каналы будете использовать для коммуникации с
заказчиком – Топ-менеджмент
- адвокаты проекта и его помощники – Руководители подразделений и ключевые сотрудники
- критики и блокировщики решений – Топ-менеджмент, руководители подразделений и ключевые сотрудники
- и исполнители («процессники» проекта) – Сотрудники.
А вот ТОП основных вопросов, которые стоит задать при планировании коммуникаций:
- Что нужно доводить до сведения?
- Кто должен получать эту информацию?
- Когда заинтересованным сторонам нужна эта информация?
- Какой формат будет использоваться и насколько он удобен для адресатов?
- Какие каналы передачи информации?
- Кто отвечает за качественную коммуникацию?
В результате мы получим план коммуникаций, цели которого:
-осведомленность целевой аудитории о целях проекта и ходе его реализации;
-информационная поддержка участников;
-минимизация возможного негативного влияния заинтересованных сторон проекта.
Планируйте коммуникационные линии – это залог успеха любого проекта и начинания.
ШАГ 5: Создайте план действий. Укажите ответственных лиц и обозначьте им сроки выполнения задач.
Услышав «план проекта», большинство представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта.
Менеджер проекта составляет план, который охватывает все аспекты — от проблемы, которую требуется решить, до объема работ, конечных результатов, рисков и зависимостей. После этого он намечает порядок действий для успешного завершения проекта.
-Представьте свой план в виде карты проекта
- Какой путь движения (задайте точку А и Б)? Опишите чего мы должны достичь по итогу. Как вы поймете, что проект завершен?
- Кто пойдет по этой карте? (определите ответственных и ключевых лиц, распределите зоны ответственности между ними)
- Какие контрольные точки предстоит пройти по пути и какое между ними примерное расстояние? (пропишите шаги и временные рамки для них).
- Без лишних иллюзий составьте календарный график работ и контрольных встреч для контроля и оценки проекта.
- Оцените с какими препятствиями можно столкнуться? (оцените риски каждого шага проекта). Есть ли альтернативные маршруты? (продумайте план А и план В).
ШАГ 6: Следите за правильностью реализации проекта.
Здесь все просто, как можно чаще анализируйте показатели по каждой точке проекта для этого запрашивайте информацию по ходу проекта у ответственных лиц за определенные участки проекта.
ШАГ 7: Проанализируйте результаты, разработайте корректировки. И не забывайте, что у Вас есть план В.
Оцените по ключевым показателям достигли мы желаемого результата при помощи данного проекта.
Надеюсь эти 7 шагов будут Вам полезны, А для Вашего удобства советую эти шаги оформить в таблицу, где 1 колонка = ШАГАМ, 2 колонка = отметке о выполнении шага, 3 колонка = описанию действий для выполнения данного шага.
Теперь у Вас есть готовый пошаговый план внедрения проекта и я желаю всем интересных и продуктивных проектов.
ВНЕДРЯЙТЕ, ДЕЙСТВУЙТЕ, РЕАЛИЗУЙТЕ.
Анастасия Прохоренко
Ведущий специалист по работе с персоналом