Раньше я работал руководителем в крупной компании и принимал решения о распределении бюджета. Когда ко мне приходили с просьбой выделить средства на проект, я просил показать в цифрах пользу, которую он принесет для бизнеса. Теперь я выступаю с другой стороны: руковожу компанией, которая разрабатывает и продает цифровую онлайн-платформу для корпоративного обучения. Одна из моих задач – помочь заказчикам обосновать необходимость трат на покупку инструментов для дистанционного обучения, для этого нужно пользу перевести в цифры.
Многие руководители понимают удобство цифровых инструментов для обучения и удаленной работы. Однако остаются вопросы: какие суммы выделить, как лучше организовать процесс, зачем нужно обучение и что будет, если ничего не делать? На их основе я составил план, как правильно аргументировать необходимость перехода к цифровым инструментам.
Обратите внимание на специфику отрасли
Не существует универсального набора аргументов для защиты бюджета, который подошел бы всем компаниям. Важно учитывать специфику отрасли, в которой работает ваша организация. Я выделил четыре группы со своими ярко выраженными особенностями: производство, логистика, продажи и сфера услуг.
- Цифровизация обучения и управления персоналом на производстве поможет повысить знание техники безопасности и квалификацию сотрудников, снизить количество несчастных случаев и поломок оборудования.
- В сфере логистики онлайн-обучение поможет выстроить процессы эффективнее и сэкономить бюджет.
- Онлайн-обучение продавцов позволит снизить затраты на тренеров и повысить процент успешных сделок.
- В сфере услуг, где традиционно высокая текучка кадров, онлайн-обучение помогает снижать затраты и сокращать время на онбординг и адаптацию новичков.
Выпишите повторяющиеся HR-процессы
Определите все повторяющиеся процессы, связанные с персоналом: обучение новичков, аттестация, инструктаж по технике безопасности… Например, в отделе продаж это могут быть еженедельные брифинги, во время которых сотрудникам рассказывают о новом продукте. А на производстве регулярно могут повторяться курсы для повышения квалификации сотрудников.
Когда все повторяющиеся процессы будут собраны в одном списке, нужно найти ответственных – именно эти люди будут в дальнейшем использовать систему дистанционного обучения. Заручитесь их поддержкой, чтобы показать, что эффективные онлайн-инструменты нужны разным отделам, а не только HR-специалисту.
Выбирайте монетизируемые метрики
К немонетизируемым метрикам относятся: скорость изменения бизнес-процессов, единые стандарты, качество сервиса, конкурентоспособность компании. Их сложно выразить в точных цифрах, поэтому они менее эффективны, чем монетизируемые метрики.
Важно выбирать очевидные и наглядные метрики, которые можно выразить в рублях и в сохраненном времени. Самые популярные монетизируемые метрики: эффективность персонала, экономия бюджета, скорость вывода продукта на рынок и скорость онбординга.
1. Эффективность
Важно понять, как вы будете измерять эффективность внедрения и использования цифровой платформы для корпоративного обучения. Распространенная ошибка – оценивать влияние онлайн-инструментов на продажи, на их результате сказывается много переменных: от курса доллара до действий конкурентов. Невозможно вычленить, что именно в данный момент повлияло на рост или падение продаж. Лучше выбирать измеримые метрики, которые напрямую зависят от обучения и уровня знаний сотрудников.
2. Скорость вывода продукта на рынок
Быстрота вывода продукта на рынок и плановые показатели по дистрибуции напрямую влияют на уровень продаж и прибыль компании. Можно оценить срок от старта продаж, за который новый продукт стал доступен конечному потребителю. Этот показатель легко измерить и он напрямую зависит от скорости и точности донесения информации до сотрудников.
Пример: крупный производитель кофе. Компания измеряла эффективность обучения персонала новому продукту в двух регионах. В одном обучали традиционно (рассылка презентаций по email, собрания в офисе на полдня, рассказ о продукте), а в другом – с помощью онлайн-инструментов с обязательным тестированием. Во втором случае скорость дистрибуции оказалась в 2-3 раза выше первого благодаря тому, что сотрудники лучше понимали отличия нового продукта и убедительнее предлагали его клиентам.
3. Скорость онбординга
Эта метрика работает во всех сферах. Когда в компанию приходят новые сотрудники, каждый день адаптации – это потеря денег. Люди получают зарплату с первого дня, но еще не готовы полноценно выполнять рабочие задачи. Готовая онлайн-программа обучения для новичков помогает увеличить скорость ввода человека в работу. Меньше времени на онбординг – меньше потери компании.
Пример: золотодобывающая компания. Особенность метода работы – вахта в отдаленной местности. Человек подписывает контракт на работу и добирается до места назначения 2-3 дня. Важно, чтобы он знал, как будет обустроен быт, какие есть правила, как зовут начальника смены, какие есть рабочие нюансы, техника безопасности, инструктаж. Это большой объем информации, который раньше усваивался за 1-2 недели с момента приезда работника на вахту. После введения дистанционного обучения человек стал получать важную информацию уже в дороге. Время адаптации сократилось до двух дней, а затраты на обучение – на 50%.
4. Экономия бюджета
Если в компании нет бюджета на обучение, это не значит, что деньги на развитие сотрудников не тратятся. Люди в любом случае должны как-то учиться выполнять рабочие обязанности. Если нет выделенного бюджета, значит, обучением сотрудников занимается руководитель вместо выполнения своих рабочих обязанностей. Поэтому при расчете экономии бюджета важно учитывать эффективность использования рабочего времени персонала.
Пример. Мы платим зарплату директору по продажам за выполнение его обязанностей. Если в свое рабочее время он занимается нецелевой работой и объясняет базовые вещи новым сотрудникам, получится, что мы неэффективно используем время этого специалиста, потому что стоимость часа его работы очень велика.
Если в компании есть выделенный бюджет на обучение, сокращать его нужно осторожно. Нельзя просто отказаться от обучения сотрудников, так как через 1-2 года их количество достигнет критической массы и компания потеряет в производительности. В результате расходы на обучение придется увеличивать обратно. Переход на онлайн-платформу позволяет сэкономить бюджет на тренерах, командировках и помещениях для занятий. При этом сотрудники продолжат получать знания и навыки в удобном формате.
Учитывайте прямые и косвенные расходы
Чтобы правильно рассчитать экономию бюджета, важно учитывать и прямые, и косвенные расходы. Прямые – это затраты на сам процесс обучения, а косвенные – это потери от низкого уровня квалификации персонала, оплата новичкам во время испытательного срока и потерянное рабочее время специалистов, которые объясняют азы новым сотрудникам.
Например, если онбординг занимает месяц, значит, мы месяц платим зарплату человеку, который еще не приступил к работе. Если не учитывать косвенные расходы, руководитель может думать, что обучение сотрудников не требует затрат. На деле новичков может обучать начальник за счет рабочего времени. Если в компании большая ротация персонала, руководитель постоянно занят информированием сотрудников об их должностных обязанностях, хотя с этой задачей легко справится электронная платформа.
Распространенные ошибки при расчете эффективности онлайн-обучения
1. Неправильно проводить пилотный запуск
Цель пилотного запуска – проверка экономической целесообразности полноценного внедрения нового проекта. Однако проверять с его помощью можно не все гипотезы, а только те, которые строятся на монетизируемых метриках.
Важно создать одинаковые группы пользователей с едиными условиями для проведения пилота. Это должны быть одинаковые подразделения со схожими задачами, которые не знают, что их сравнивают с другими сотрудниками. Время проведения пилота – 2-3 месяца.
2. Проводить пилот там, где не нужно
Самый лучший пилот – это тот, который провели до вас. Многие компании уже доказали эффективность перехода на дистанционное корпоративное обучение. Зачем тратить средства на проведение пилота, чтобы узнать то, что и так давно известно. Гораздо эффективнее посмотреть на рынок, изучить открытые кейсы и примеры конкурентов. Часто компании готовы поделиться тем, оправдались ли ожидания от внедрения онлайн-инструментов, что эффективно, а что нет.
3. Сокращать персонал после внедрения дистанционного обучения
Иногда компании вместе с расходами на обучение сокращают и персонал – это неправильно. Для работы с электронной платформой нужны грамотные специалисты. С помощью этого инструмента можно охватить большую аудиторию, в том числе и сотрудников партнеров, улучшить контент, создать более масштабные проекты. Это упрощает работу HR-специалистов и тренеров, но не заменяет их.
https://www.e-xecutive.ru/