Как современная методология может быть полезна сотрудникам и выгодна бизнесу? Почему Scrum применим не только для команд программистов, но и в отделе обучения?
Что такое Agile и Scrum
Принципы Agile — это способ управления проектом, разделяющий рабочий процесс на несколько этапов. В рамках Agile важно постоянное сотрудничество сторон и совершенствование, а команды проходят через этапы планирования, выполнения и оценки.
У этого подхода есть свой манифест, созданный разработчиками методологии:
- Люди и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты.
- Работающие продукты важнее, чем исчерпывающая документация.
- Сотрудничество с заказчиком важнее, чем согласование условий контракта.
- Готовность к изменениям важнее, чем движение по первоначальному плану.
Scrum-методология — набор правил для организации гибкого рабочего процесса, который заключается в командном подходе, работе итерациями (повторяющимися этапами) и фокусировке на цели каждого цикла. Метод пришел из мира IT-разработки, а сейчас применяется в разных сферах бизнеса.
Участники команды Scrum проводят собрания, используют специальные инструменты и принимают на себя особые роли, чтобы организовать работу и управлять ею.
Суть методологии в гибкости. Если меняются приоритеты заказчиков курса или условия создания, то при использовании Scrum команда быстро подстраивается под новую реальность.
Роли и события Scrum, применимые к Learning & Development
Рабочий процесс в рамках Scrum состоит из нескольких элементов, которые принято называть событиями. Они регулярны и лимитированы по времени, что помогает сократить количество дополнительных встреч и позволяет команде обучающего проекта сосредоточиться на работе.
Для начала определимся с двумя важными scrum-терминами.
Перечень задач в процессе разработки курса называется продакт-бэклог. В нем собраны глобальные задачи, основные требования бизнеса.
Спринт — период (обычно 2 недели), в течение которого команда выполняет конкретные задачи из бэклога. К концу спринта обязательно должен появиться измеримый результат.
Во время планирования спринта команда определят задачи на ближайший срок. Часто это длительное общее совещание.
По ходу спринта проводятся ежедневные встречи (Daily Scrum/Stand Up), которые длятся 15 минут. Обычно на них участники рассказывают о прогрессе за вчерашний день и плане на сегодняшний. Это поддерживает ответственность сотрудников и помогает им работать в одном направлении.
«Придерживайтесь повестки дня из трех вопросов и не давайте участникам отклоняться от темы. Важно, чтобы все члены команды участвовали в стендапе и присутствовали на протяжении всей встречи», – Шеннон Скенлон, специалистка в области стратегии обучения, директор по операционному обучению и развитию Thrivent.
В конце спринта вся команда обучающего проекта собирается, чтобы оценить результаты и при необходимости обновить бэклог продукта. Кроме обзора спринта, можно проводить ретроспективу — собрание, которое позволяет команде проанализировать сам ход работы: процессы, инструменты, взаимоотношения.
В описанных процессах, кроме команды разработки, участвуют scrum-мастер и владелец продукта. Первый организует все процессы, модерирует встречи, второй — говорит, что нужно бизнесу и каким должен быть результат.
Задача scrum-мастера — максимизировать эффективность работы команды. Задача владельца продукта — максимизировать ценность создаваемого курса.
Как Scrum сокращает издержки бизнеса
Разработка курса — сложный процесс, на который влияют множество аспектов. Определение объемов информации, подбор форматов, обработка данных от экспертов, запросы заказчика, смена приоритетов, правки и другие факторы часто затягивают разработку курса и делают ее более затратной.
Внедрение Scrum-методологии поможет бизнесу сократить подобные издержки за счет трех важных для области L&D преимуществ:
- Гибкость. Короткие спринты дают возможность быстро реагировать на меняющиеся потребности и сверять приоритеты со всеми участниками процесса.
- Контроль затрат. Команде не приходится переделывать задачи с нуля, а значит, экономятся время и средства на разработку.
- Качество. Когда задачи актуализируются на протяжении всего процесса создания курса, а ресурсы распределяются наиболее важным частям проекта, то на выходе получается качественный продукт.
Scrum — это про людей
Scrum не только про организацию работы. Это еще и модель взаимодействия между сотрудниками, отвечающая первому принципу Agile: «Люди и их взаимодействия важнее, чем процессы и инструменты».
К примеру, в основе управления процессами по Scrum есть три цикличных принципа, которые поддерживают ответственность и доверие в команде:
- Прозрачность. Если у вас что-то не получается, то говорите об этом. Все, что вы делаете, должно быть видно окружающим.
- Инспекция. Все, что вы сделали, вы проверяете и оцениваете.
- Адаптация. Все, что не получилось, не ошибка. Недоработки переделываются, проводится перепланировка, и все условия обговариваются заново.
Такая модель взаимодействия ориентирована и на людей, и на бизнес. В ней сотрудники — живые люди с правом ошибаться, учиться и развиваться, честно и без страха говорить о сложностях, равноправно участвовать в организации работы. Бизнес в таких условиях получает более вовлеченных сотрудников, эффективное расходование ресурсов и качественный продукт.
Допустим, если вы делаете онлайн-курс и видите, что вам дали готовый контент с ошибками или плохого качества, а времени на переделку уже нет, то при выпуске курса пострадает репутация всей команды. В рамках Scrum такая ситуация невозможна, проблему вовремя заметят и решат.
Именно для этого стоит придерживаться ценностей, которые позволяют эффективно взаимодействовать в команде, а значит, на каждом этапе влиять на качество продукта.
5 причин начать использовать Scrum для создания курсов
- Наглядность процессов. Заказчик видит курс в самом начале разработки, затем неоднократно через равные промежутки времени в течение всего проекта. Он знает обо всех изменениях и сам вносит вклад в создание продукта. Прогресс налицо.
- Четкие временные рамки. Создание курса может занять недели или месяцы. Разделение процесса на спринты облегчает его управление и обеспечивает порционные результаты для каждого этапа. К тому же меньше времени уходит на исправления.
- Управление процессами. Команды самостоятельно решают, как организовать свою работу и какие задачи следует включить в спринт. В результате они добиваются поставленных целей более последовательно, чем при использовании традиционных подходов.
- Непрерывное обучение. В конце каждого спринта члены команды анализируют успехи и неудачи, чтобы улучшить следующий спринт. Команда развивается на протяжении всей жизни проекта.
- Четкая дорожная карта к успеху. Scrum позволяет легко показать руководству, что и когда будет готово. Спринты определены по времени, результаты всегда видны, а ошибки сразу уходят на анализ и обработку. Это помогает бизнесу надёжнее планировать следующие шаги.