Алексей Хвостанцев, руководитель проектов Solar addVisor «РТК-Солар», специально для Executive.ru
По данным Федерального центра компетенций в сфере производительности труда (ФЦК), производительность труда в России в несколько раз ниже, чем во многих европейских странах, США и Японии. То есть в России сотрудники работают больше, но результаты их деятельности скромнее, чем в перечисленных странах. В целях сокращения отставания в России запустили нацпроект «Производительность труда и поддержка занятости».
Почему мы так много работаем, но так мало производим? Может быть, у нас не хватает работников, а те, кто есть, выбиваются из сил, переутомляются, выгорают, и их производительность падает? Или, наоборот, работников слишком много, и часть времени они вынужденно простаивают? На эти вопросы помогут ответить механизмы нормирования труда в целях оптимизации численности, и сегодня мы поговорим о том, как измерить труд офисных работников в современных реалиях.
Нормирование труда на производстве и в офисе
По мнению доцента РЭУ имени Плеханова Людмилы Ивановой-Швец, причин низкой производительности труда в России несколько, и одна из них – это «недостаточный уровень автоматизации и модернизации производства»:
«Как в классической формуле, замены труда капиталом не происходит, так как стоимость труда у нас очень низкая, и бизнесу выгоднее использовать ручной труд, платить низкую заработную плату и не вкладываться в модернизацию, автоматизацию производства».
Но экономика не стоит на месте, и высокая конкуренция в мире вынуждает бизнес к шагам по увеличению качества, сокращению затрат и повышению производительности труда, которые становятся для бизнеса ключевыми факторами развития. Основной результат роста производительности труда, хотим мы этого или нет, неразрывно связан с оптимизацией численности персонала.
Каждый руководитель компании задается вопросом: оптимальна ли текущая численность персонала его компании и если нет, то в каких пределах и в какую сторону требуется проводить оптимизацию? Одним из основных инструментов оптимизации численности персонала является нормирование труда.
Методы нормирования дают возможность обосновать необходимое количество сотрудников в рамках какого-либо отдела или организации в целом. Обоснование численности персонала с помощью методов нормирования труда позволяет сократить или повысить ее ровно настолько, насколько это необходимо для выполнения работы без потери эффективности и качества. Это достигается за счет сокращения непродуктивных затрат рабочего времени и оптимизации бизнес-процессов компании.
В настоящее время во многих организациях нормы труда устанавливаются экспертным мнением или при помощи хронометража.
Например, экспертное мнение руководства — это субъективный метод, основан на прошлом экспертном опыте «эталонных» сотрудников по оценке временных затрат на выполнение операции или задачи в целом. А метод хронометража – это объективный метод, который сводится к измерению затрат времени на выполнение операции с помощью измерительного инструмента (например, секундомер).
Данные методы в основном применимы в производственных процессах, но как нормировать труд офисных работников? В работе офисных работников присутствует большой процент трудно нормируемых операции. Если операция повторяющаяся и цикличная, то она легко поддается нормированию, но если операция не постоянна и носит ситуационный характер, то, как сформировать норму?
Информационные технологии для нормирования труда в офисе
При нормировании труда офисных работников традиционным способом (например, хронометражем) руководители часто сталкивают с проблемой: в период проведения работ по нормированию труда, чтобы продемонстрировать высокую загруженность, офисные сотрудники как правило активизируют свою рабочую деятельность и начинают делать то, чем обычно не занимаются вовсе либо крайне редко, или что не является для них обязательным. Данное обстоятельство искажает достоверность получения результатов по выработке норм.
В таких случаях приходят на помощь информационные технологии. Например, программный продукт Solar addVisor на основании зафиксированных системой параметров (норм) по всей активности пользователя может составить профиль конкретной должности, без привлечения для этих работ сотрудника по нормированию труда.
Цифровой профиль должности строится только на активности сотрудника за ПК, но даже без учета неподдающихся фиксации процессов на основании закономерностей по времени работы, работы в определенных программах, переписки в почте и мессенджерах достоверность такого учета рабочего времени в рамках должности высока. Отклонения от цифровых показателей в ту или иную сторону в работе конкретного сотрудника определяет его эффективность и вовлеченность в рабочие процессы организации.
В качестве примера, рассмотрим сформированный профиль должности «Аналитик» в программном продукте Solar addVisor.
Рис. 1. Пример отображения параметров профиля должности в Solar addVisor (кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
На рисунке 1 во вкладке «Профилирование» выбрана должность «Аналитик». По результатам выбора сформировался набор усредненных статистических показателей (нормы) цифрового профиля для этой должности. Руководителю отдела продуктовой аналитики в компании требовалось оценить производительность своих сотрудников на соответствие профилю должности «Аналитик». Он открыл вкладку «Профилирование» в Solar addVisor, в качестве эталона выбрал цифровой профиль должности «Аналитик» и выбрал одного из сотрудников.
Руководителю нужно было изучить показатели производительности сотрудника, определить, в каких параметрах он является успешным, а в каких ему требуется улучшить свои рабочие процессы, чтобы выполнять работу на уровне средней и высокой производительности. В результате Solar addVisor вывел сводные показатели по сотруднику, которые руководитель может сравнить с эталонным показателем.
На рисунке 2 мы видим, что активное и продуктивное время выбранного сотрудника на рабочем месте сильно отстает от эталонного, то есть сотрудник мало времени проводит в рабочих программах и на веб-ресурсах, которые для цифрового профиля должности определены как рабочие инструменты.
При необходимости можно просмотреть детализацию параметров, на что тратит время данный сотрудник (см. рис. 3), и сравнить ее с детализацией успешного сотрудника (рис. 4).
Рис. 2. Сравнение цифрового профиля должности «Аналитик» с конкретным сотрудником в должности «Аналитик» (кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Рис. 3. Детализация продуктивности сотрудника в должности «Аналитик» (Отстающий) (кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Рис. 4. Детализация продуктивности сотрудника в должности «Аналитик» (Успешный) (кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере)
Сформировать подобные объективные и точные нормы традиционным способом, например, при помощи хронометража, не представляется возможным, так как это огромная и трудозатратная работа и она возможна только на ограниченном количестве сотрудников.
Solar addVisor же сразу учитывает производительность всех сотрудников компании, то есть аналитика по нормированию труда строится не на отдельных, кем-то выбранных своим субъективным мнением сотрудниках, а с беспристрастным учетом всего персонала компании. Цифровой профиль строится на данных, которые накоплены за определенный период, и чем больше этот период, тем точнее формируется цифровой профиль должности.
Выводы
Цифровизация производства и бизнеса – это неизбежный факт. Организации, которые не будут применять информационные технологии по нормированию труда в своей деятельности, как итог будут иметь низкую производительность и слабый контроль над бизнесом, что приведет к слабой конкурентности такой организации.
Информационные технологии являются нейтральным инструментом принятия решений и исключают такие понятия, как «человеческий фактор», «кумовство», а также неоправданную лояльность к сотрудникам, которые не соответствуют определенной должности и/или не хотят развиваться. Что дают компании подобные аналитические IT-системы?
- Для сотрудника: это возможность управлять своим временем (time management), самостоятельно производить оценку своей эффективности (показателей продуктивности/непродуктивности/нейтральности в рамках своего рабочего дня).
- Для линейных руководителей и HR: определять компетентность сотрудника в рамках должности и показывать, в каком направлении «отстающему» сотруднику нужно развиваться, чтобы стать настоящим мастером своего дела.
- Для организации в целом: это инструмент объективного мониторинга текущего состояния кадрового состава, настроения сотрудников, анализа их слабых и сильных сторон, который позволяет принимать управленческие решения для оптимизации штата (ротация, обучение, возможно и увольнение и т.д.) и повышения производительности путем целевого сокращения непроизводительных активностей сотрудников.