Как создать HR-отдел в компании с нуля?

Ваш небольшой бизнес со временем значительно вырос? Десятки или сотни сотрудников требуют несколько иного подхода, чем несколько ваших самых близких, которые помогают вам и получают деньги. Надлежащее управление персоналом является одним из самых сильных столпов любой компании, независимо от ее размера или отрасли, в которой она работает. Когда сотрудники не мотивированы на работу и вовлечены, а атмосфера и общение в компании оставляют желать лучшего, бизнес может потихоньку развалиться. Чтобы этого не произошло, нужно создать отдел кадров. Что это на самом деле? За что отвечают HR-специалисты? И самое главное — как создать отдел кадров?

Отдел кадров, также известный как HR или отдел кадров, точнее отдел кадров — от английского « управление человеческими ресурсами ». Круг обязанностей отдела кадров очень широк, так как он отвечает за все вопросы, связанные с трудоустройством сотрудников. Они заботятся о них как с формальной стороны, заботясь о необходимой документации, так и с развивающей или даже эмоциональной стороны.

Несомненно, что отдел кадров в компании является чрезвычайно важным элементом ее структуры, особенно в средних предприятиях и корпорациях.

Отдел кадров, безусловно, должен состоять из специалистов. Поэтому она состоит из людей, которые конкретно занимаются управлением людьми и в компании все внимание сосредотачивают на сотрудниках и документации. При приеме на работу нескольких сотен, нескольких тысяч и даже более человек работодатель обычно решает перечислить лиц, ответственных за конкретные задачи в каждом отделе отдела кадров. Чем больше сотрудников, тем больше работы ложится на плечи HR-специалистов. Какие примеры задач относятся к отделу кадров?

HR делится на «жесткий» и «мягкий». Первый покрывает все формальные вопросы, а мягкий HR больше заботится о развитии и мотивации сотрудников. Примеры задач отдела кадров будут указаны с разделением на эти две части.

• подготовка договоров,
• анализ количества вакансий,
• подготовка заработной платы,
• следить за датами обязательных осмотров сотрудников и направлять их им,
• обеспечение законности прав работников,
• обеспечение соответствия деятельности компании законодательству (например, Трудовому кодексу),
• организация праздников,
• ведение учета рабочего времени,
• организация необходимого доступа к системе для новых сотрудников,
• ведение бюджета на развитие сотрудников,
• организация делегаций
• и многие другие кадровые и административные вопросы.

• проведение рекрутинга,
• адаптация сотрудника,
• организация и проведение тренингов,
• ведение календаря тренировочных залов,
• признание таланта,
• создание планов восстановления для сотрудников, которые плохо выполняют свои обязанности,
• указание сотрудников, с которыми следует расторгнуть договор,
• проведение выходных интервью,
• мотивация сотрудников,
• проверка знаний и навыков сотрудников на постоянной основе,
• организация интеграционных мероприятий, поощрительных конкурсов и других мероприятий компании,
• организация ярмарок вакансий,
• разрешение конфликтов между сотрудниками,
• забота об эффективной коммуникации в компании
• и многие другие вопросы, связанные с мотивацией сотрудников, их развитием и благополучием.

Как видно из вышеприведенных списков, круг обязанностей отдела кадров действительно огромен. Поэтому свалить все эти задачи на одного человека (в случае средних и крупных предприятий) невозможно, хотя многие компании пытались. Чтобы работа HR-специалистов приносила заметные результаты и помогала построить сильную, мотивированную команду сотрудников, важно сначала создать группу специалистов по HR, расчету заработной платы, обучению, подбору персонала и просто – HR.

Таким образом, основой построения отдела кадров является подбор для него подходящих людей.

Количество штатных сотрудников зависит от количества занятых сотрудников, а также от разделения обязанностей сотрудников отдела кадров, которое будет принято в данной компании. В среднем на 100 сотрудников приходится два представителя отдела кадров. Однако, если компания хочет иметь отдельного человека для подбора персонала, потому что он проводит его часто и в большом объеме, и отдельного человека для обучения или начисления заработной платы, то это число может увеличиться, например, до двух представителей каждой «группы». “на 100 работающих. Поэтому создание отдела кадров следует начинать с тщательного анализа того, сколько кадров необходимо компании и сколько она может себе позволить.

Задачи отдела кадров – это то, что нужно компании. То, что должны делать HR-специалисты, во многом зависит от отрасли, в которой работают сотрудники; у людей, занятых в производстве электронно-вычислительных компонентов, будут разные потребности, и у сотрудников страхового колл-центра будут разные потребности. Поэтому необходимо точно определить цели отдела кадров и его роль в выполнении миссии всей компании. Это поможет вам определить, какие люди нужны компании для отдела кадров, и определить их обязанности.

Опишите, какой именно объем обязанностей будет принадлежать данному сотруднику отдела кадров. Укажите уровень его полномочий по принятию решений в компании, количество сотрудников, за которых он будет нести ответственность в данной области, и процессы, в которые он будет вовлечен. Определите, за что и за кого он будет отвечать — таким образом, чтобы должностная инструкция не вызывала ни малейшего сомнения в том, кто за что будет отвечать ежедневно. Сопоставьте каждое описание с характеристиками идеального кандидата на эту должность. Что должно выделяться? Какой опыт и навыки будут иметь отношение к его будущим заданиям?

Эффективный и результативный отдел кадров — это тот, который максимально использует возможности, предлагаемые системами для автоматизации повторяющихся задач. Поэтому стоит сразу отдать систему HRM в распоряжение HRM. Благодаря этому компания сэкономит много денег, потому что ей потребуется меньше людей для выполнения тех же действий, потому что их станет проще и быстрее выполнять.

Автоматизация — ключ к созданию сильного отдела кадров. HR-специалисты в самом начале своей работы получат больше всего. Они столкнутся с необходимостью собрать все «вместе» — охватить документацию сотрудников, внедрить систему предоставления доступа сотрудников, разработать планы обучения на отдельные должности, разработать планы подбора персонала на конкретные должности, создать дела сотрудников, внедрить систему учета рабочего времени, разработать процессы онбординга… и многое-многое другое.

Возможности автоматизации, предлагаемые системой управления человеческими ресурсами в этом отношении, станут огромным облегчением для сотрудников отдела кадров и, как мы уже упоминали ранее, для всей компании, в том числе и в финансовом плане. Прекрасным примером является возможность создания электронного файла сотрудника . Он позволяет хранить все документы сотрудников в цифровом виде, а значит, дает быстрый доступ к необходимым договорам, платежным ведомостям, информации о пройденных тестах или сертификатах и ​​пройденных тренингах. tomHRM дополнительно напоминает об истекающих контрактах и ​​учебе, благодаря чему ничего не будет упущено в эти первые месяцы построения отдела кадров.

Модули «Записи рабочего времени» , «Заявки на отпуск» и «Расписание рабочего времени» также очень помогают. В значительной степени они автоматизируют ежемесячное составление графиков рабочего времени, а также его расчет или планирование отпусков. Автоматический подсчет времени, затрачиваемого сотрудниками на работу и перерывы, а также формирование отчетов о занятости должностей в заданный период заставит молодой HR-отдел работать безупречно с первых дней.

Реестр договоров новым сотрудникам будет проще ознакомиться со всеми контрактами компании и управлять ими позже. С помощью нескольких щелчков мыши они смогут проверить, какие контракты закреплены за определенными отделами или подрядчиками, и установить напоминания об истечении срока действия контрактов, чтобы компания всегда работала бесперебойно.

У сотрудников, отвечающих за soft HR, тоже будет много работы — как в начале, так и во все последующие годы. Рекрутинговая система ATS поможет им в эффективном подборе персонала, обработке входящих резюме, создании индивидуальных путей найма на конкретные должности или получении информации о том, какой источник кандидатов наиболее эффективен – и все это одним щелчком мыши!

HR-специалисты смогут создавать прозрачные профили кандидатов, делая их доступными для руководителей, а также оставлять им заметки или информацию о датах встреч. Они настроят автоматический обмен опросами с людьми, претендующими на работу, и смогут выполнять массовые операции для дальнейшего улучшения своей работы.

Приложение для адаптации сотрудников также является большим подспорьем для отдела кадров . Это позволяет систематизировать процессы адаптации для отдельных должностей, а также автоматическую постановку задач и удобный мониторинг прогресса в системе. В свою очередь, модуль управления обучением поможет вам построить обучение от А до Я. Он также позволит вам создать четкий календарь обучения, которым будет пользоваться вся организация, определить затраты на индивидуальное обучение, автоматически делиться проверками знаний с сотрудниками и эффективно экспортировать результаты или информацию о посещаемости курсов.

Большую часть работы каждого «мягкого» HR-специалиста также будет составлять организация индивидуальных встреч с сотрудниками. В связи с этим система управления человеческими ресурсами может поддерживать их с помощью приложения для совещаний 1-на-1 , которое позволяет, среди прочего, автоматически проверять доступность сотрудников в заданное время, задавать повестку дня собрания или использовать шаблоны повестки дня.

Возможности системы управления персоналом в плане поддержки отдела кадров практически безграничны . Он используется практически в каждом процессе, что позволяет значительно оцифровать документацию и информацию, а также автоматизировать многие повторяющиеся трудоемкие задачи . Это, в свою очередь, приводит к сокращению количества папок, наводняющих персонал отдела кадров со всех сторон, или часов ручного просмотра резюме и беготни между отделами для обмена информацией. Чтобы создать эффективную HR-службу с первых дней ее работы, стоит сделать ставку на огромные возможности, которые предлагает система управления персоналом.