Как создать план подбора персонала за 6 простых шагов

TL; DR – Ключевые рекомендации

• Что такое план подбора персонала? Это стратегия, которую использует команда по найму для осуществления подбора персонала. Если все сделано хорошо, это может помочь команде стать более эффективной и результативной в масштабах всего бизнеса!
• Хотите знать, когда вам понадобится этот план? Многие случаи могут потребовать составления плана подбора персонала. Подумайте, например, о годовом планировании или больших изменениях в вашей отрасли.
• Преимущества успешного плана подбора персонала варьируются от более эффективной работы и снижения затрат на найм до высвобождения вашего времени для выполнения основных задач и многого другого.
• Наконец, мы делимся 6 шагами, необходимыми для создания крутого плана подбора персонала, который поможет персоналу плавно адаптироваться к бизнесу и внести свой вклад в эффективные изменения.
• P.s. В каждом плане подбора персонала вы найдете отбор кандидатов и оценку требований. Современное автоматизированное решение для тестирования навыков “все в одном” можно найти в Toggl Hire уже сегодня.

Что такое стратегический план подбора персонала?

План подбора персонала описывает подход компании к подбору персонала и то, как она будет наиболее эффективно внедрять свои процессы подбора персонала. План должен включать все важные детали, необходимые для определения стратегических будущих сотрудников, такие как цели найма, процедуры, которым следует следовать, и бюджет найма, например.

Хорошая стратегия подбора персонала будет соответствовать целям организации, чтобы менеджер по найму вносил свой вклад в рост компании и помогал управлять любыми организационными изменениями.

Являются ли план подбора персонала и стратегия подбора персонала одним и тем же?

Нет!

Хотя компания обычно разрабатывает свою стратегию подбора персонала и план набора персонала параллельно, термины относятся к разным компонентам процесса подбора персонала. Самый простой способ отличить их друг от друга – рассматривать стратегию подбора персонала как всеобъемлющий документ высокого уровня, который охватывает “что” и “почему“, в то время как план подбора персонала – это скорее пошаговая подробная дорожная карта, в которой излагается “как” и “когда‘.

 

	Стратегия подбора персонала	План подбора персонала
Описание	Всеобъемлющий подход или метод, используемый организацией для привлечения и найма новых талантов, фокусирующийся на долгосрочных целях, типах должностей для заполнения, идеальных профилях кандидатов, каналах охвата этих кандидатов и брендинге работодателя.	Подробная пошаговая дорожная карта для реализации стратегии подбора персонала. В ней изложены конкретные задачи, временные рамки, обязанности и ресурсы, необходимые для реализации стратегии.
Фокус	Долгосрочные цели, ‘что’ и ‘почему’ процесса подбора персонала.	Краткосрочные цели, ‘как’ и ‘когда’ реализовать стратегию.
Компоненты	Брендинг работодателя, стратегии поиска поставщиков, профили кандидатов, цели разнообразия и т.д.	Графики размещения вакансий, критерии отбора резюме, сроки собеседования, распределенные обязанности и т.д.
Цель	Определить общий подход и цели в привлечении и найме талантов.	Подробно описать точные шаги и ресурсы, необходимые для реализации стратегии.
Гибкость	Более адаптируемый к изменениям на рынке, отрасли или целям компании.	Менее гибкий из-за его ориентированности на задачи и временных ограничений.
Результат	Определяет направление и направленность усилий по подбору персонала.	Способствует успешному выполнению стратегии подбора персонала.

Когда лучше всего составлять план подбора персонала?

Если вы задаетесь вопросом, нужен ли вашей компании план подбора персонала или вы можете подождать некоторое время, прежде чем разрабатывать его, подумайте, находитесь ли вы в одной из ситуаций, перечисленных ниже.

• Годовое планирование — собирается ли ваша организация пройти процесс ежегодного планирования? На этом этапе менеджеры по найму должны сыграть важную роль в согласовании стратегии найма с целями компании во время этого процесса.
• Организационные изменения — если ваша компания растет, запускает новую инициативу или нуждается в сезонном найме, стратегия подбора персонала будет иметь важное значение для привлечения качественных кандидатов в ваш кадровый резерв.
• Высокая текучесть кадров — если бизнес слишком быстро теряет таланты, планы подбора персонала могут помочь устранить любые пробелы в рабочей силе и обеспечить наилучший подход к улучшению удержания.
• Внешние изменения — большие перемены в вашей отрасли или сдвиги на рынке могут означать, что вашему бизнесу необходимо адаптировать свою стратегию подбора персонала, чтобы продолжать привлекать лучших кандидатов.

Зачем нашей команде нужен план подбора персонала?

План подбора персонала – это ваша путеводная звезда, когда дело доходит до прогнозирования и удовлетворения кадровых потребностей компании. Он обеспечивает структуру для всех заинтересованных сторон, которая позволяет всем согласовываться и работать над одинаковыми результатами структурированным и эффективным способом.

Благодаря подробному плану найма ваша команда может упростить процесс найма и сократить расходы на подбор персонала. Но преимущества на этом не заканчиваются.

Планирование подбора персонала: 5 ключевых преимуществ

Выгода	Описание
Последовательность найма	Помогает обеспечить последовательный подход к найму
Удовлетворение потребностей бизнеса	Согласовывает усилия по подбору персонала с более масштабными целями компании
Долгосрочные потребности в персонале	Облегчает долгосрочное планирование рабочей силы
Экономит расходы	Помогает сократить расходы на наем
Упрощает процесс подбора персонала	Обеспечивает эффективный подход к найму

 

Преимущества создания планов подбора персонала

Далее давайте немного углубимся в то, что получат специалисты по персоналу, предприятия и кандидаты в результате плановых усилий по подбору персонала.

Более разумное принятие решений

Команды по найму должны эффективно работать и принимать разумные решения на протяжении всего процесса привлечения талантов и адаптации.

Работая с такими инструментами, как воронка подбора персонала и современное программное обеспечение для подбора персонала, а также используя показатели на протяжении всего процесса, команда может постоянно принимать точные решения, основанные на данных, для улучшения результатов своей работы.

Обеспечение упрощенного процесса найма

План подбора персонала может помочь рекрутерам работать стратегически, в результате чего процесс найма постоянно совершенствуется, что экономит время и позволяет больше сосредоточиться на высокоприоритетных задачах.

Предоставление привлекательного опыта кандидату

Хорошо составленный план подбора персонала улучшает общий опыт работы с кандидатами. Отношение к кандидатам как к профессионалам, скорее всего, улучшит репутацию вашей компании или отдела и повысит вероятность привлечения лучших специалистов.

Возможно, вам захочется начать с шаблона плана найма, подобного этому, при создании плана целевого подбора персонала для достижения ваших целей. | Источник

Достижение специализированных целей найма

Команда по найму может включать и адаптировать свои стратегии подбора персонала для достижения конкретных целей при найме, таких как разнообразие и инклюзивность целей и подходящих кандидатов.

Сокращение расходов на наем

Постоянно обновляя и совершенствуя план найма, команда может оптимизировать такие показатели, как Стоимость за наем, и легче придерживаться бюджета на подбор персонала.

Повышает адаптивность к внутренним и внешним изменениям

Менеджеры по найму могут прогнозировать и адаптироваться к любым внутренним изменениям, таким как новое расположение офиса, или внешним изменениям, таким как экономический кризис, чтобы обеспечить оптимальную численность персонала в любое время.

ОК. Теперь, когда мы изучили преимущества плана подбора персонала, давайте познакомим вас с правильными шагами по успешной разработке плана подбора персонала.

6 шагов для создания успешного плана подбора персонала

Постоянное взаимодействие команды по найму и других заинтересованных сторон при надлежащем планировании обеспечит, чтобы работа каждого из них дополняла друг друга, и позволит вам быстреепринимать разумные решения.

Кроме того, вы можете быстро предоставлять отзывы на запросы тех, кому необходимо знать (и тех, кто просто сует свой нос не в свое дело. 😉 )

Выполнение этих 6 шагов поможет вам подготовиться к периоду планирования подбора персонала.

# 1 – Постановка целей подбора персонала

План подбора персонала ничего не значит без включения конкретных целей. Это скорее похоже на строительство дома без архитектурной схемы, это может привести к тому, что все пойдет ужасно неправильно! Вот почему вашей команде по найму необходимо установить краткосрочные и долгосрочные цели, чтобы гарантировать, что ваши планы по подбору персонала будут успешными.

Примечание: Также важно определить и назначить показатель для каждой цели. Без показателей вы не будете знать, насколько хорошо вы достигаете своих целей или отстаете от некоторых из них.

Зачем разделять долгосрочные и краткосрочные цели?

Краткосрочные и долгосрочные цели подбора персонала обычно немного отличаются. В то время как краткосрочной целью может быть обновление веб-страницы вашей карьеры, долгосрочной целью может быть улучшение разнообразия вашего кадрового резерва.

В течение всего периода найма может очень помочь разделение целей на краткосрочные и долгосрочные. Вот почему:

• Улучшена командная ориентация — теперь вашей команде легче расставлять приоритеты в задачах, знать, как наилучшим образом управлять ресурсами, и фокусироваться на насущных потребностях и будущих целях.
• Обеспечьте выполнение плана — обозначив цели как краткосрочные или долгосрочные, команда может быть уверена, что не все должно происходить немедленно. И предотвратите чувство умственной подавленности.
• Способствовать постоянному совершенствованию — краткосрочные цели – лучшая возможность для тестирования новых идей или тактики подбора персонала, например, опробовать новый инструмент отбора кандидатов. Как только вы выясните, насколько эффективной была инициатива, вы можете скорректировать ее, чтобы она приносила долгосрочные выгоды, такие как улучшение качества работы кандидата.

Примеры краткосрочных и долгосрочных целей

Краткосрочные цели	Долгосрочные цели
Совершенствование должностных инструкций	Формирование разнообразной и инклюзивной рабочей силы
Удовлетворение потребностей в сезонном найме	Укрепление бренда вашего работодателя
Подбор подходящих сотрудников для новых проектов	Повышение удержания сотрудников
Сокращение сроков найма и показателей затрат на найм	Адаптация к изменениям в отрасли и тенденциям в области рабочей силы
Введение в оценку навыков	Создание стратегических каналов привлечения талантов
Тестирование и внедрение нового программного обеспечения для подбора персонала	Улучшение качества работы кандидата

# 2 – Определение потребностей в найме

Прежде чем вы начнете планировать набор новых сотрудников, вам нужно знать, какие навыки и компетенции понадобятся бизнесу в течение следующего года. Итак, как вы оцениваете и расставляете приоритеты в этих задачах по найму?

Определение приоритетов в процессе найма может помочь команде по найму управлять своими усилиями в краткосрочной и долгосрочной перспективе. | Источник

Высокоприоритетные потребности могут включать в себя такие вещи, как анализ годовых целей компании и стратегии, чтобы согласовать планирование подбора персонала и успешно дополнить остальную часть бизнеса. Или исполнительских навыков разрыв анализ для выявления каких-либо навыков пробелы между текущей рабочей силы, способностей и навыков, которые вам необходимо иметь на борту в долгосрочной перспективе.

В то время как задачи среднего приоритета могут включать оценку вашего уровнятекучести персонала для обеспечения устойчивости и пристального наблюдения за тенденциями врабочей силе.

С другой стороны, улучшение сотрудничества между HR и другими отделами является хорошим примером менее приоритетной потребности в найме.

Хорошо, но как вы узнаете, каким ролям отдать приоритет?

Вы можете сделать свой выбор деятельности по найму на основе факторов, подобных приведенным ниже.

Факторы расстановки приоритетов	Описание
Согласование с бизнес-целями	Соответствует ли роль новым или срочным деловым директивам, таким как отказ от найма вспомогательного персонала до конца срока найма или новая инициатива по привлечению и найму персонала?
Оценка срочности роли	Есть ли открытая вакансия, которую нужно срочно заполнить, например, директор по продажам или менеджер по продукту?
Внутренняя мобильность	Вы проверили, есть ли внутри компании подходящие кандидаты на эту должность?
Цели разнообразия и инклюзивности	Соответствует ли организация своим целям в области разнообразия и инклюзивности? И соответствует ли должность этим целям?
Стоимость найма	Соответствует ли зарплата должности бюджету на подбор персонала?
Трудно заполняемые роли	Оценили ли вы уровень сложности заполнения вакансии? Если заполнить вакансию сложно, это займет больше времени и обойдется дороже.

# 3 – Настройка бюджета найма

Подумайте о затратах, связанных с этими компонентами процесса найма, чтобы оптимизировать свой бюджет на найм (и вызвать улыбку на лице вашего менеджера по найму 😊).

• Маркетинг по подбору персонала — сколько вы тратите (и будете тратить) на рекламу ролей и улучшение бренда вашего работодателя, включая рекламу в социальных сетях, размещение объявлений о вакансиях, доски объявлений о вакансиях и карьерные мероприятия.
• Технология подбора персонала — инструменты, которые ваша команда использует для оптимизации процесса найма, такие как чат-боты, системы отслеживания кандидатов и программное обеспечение для управления взаимоотношениями с кандидатами (CRM).
• Assessments — онлайн-платформа для тестирования навыков для отбора кандидатов.
• Расходы на собеседование — любые расходы, понесенные в ходе личных или видеоинтервью.
• Заработная плата в команде по подбору персонала — общая стоимость заработной платы для вашей команды.
• Внешний рекрутинг — если вам нужны услуги внешних кадровых агентств, возможно, для новой или узкоспециализированной роли.

# 4 – Привлечение и подбор лучших специалистов

Вам нужно распространить информацию по как можно большему количеству каналов, чтобы ваша воронка подбора персонала постоянно пополнялась квалифицированными кандидатами. Ваши методы подбора персонала важны для привлечения потенциальных кандидатов на ваши вакансии.

Ваши методы подбора персонала имеют решающее значение для заполнения должностей и обеспечения успешного процесса найма. | Источник

Поскольку процесс отбора кандидатов является частью вашего плана подбора персонала, вы могли бы включить такие компоненты, как:

• Определите свои целевые профили кандидатов — какие навыки и опыт им нужны для этой роли (и включите эту информацию в описание вакансии).
• Обновление ценностного предложения работодателя (EVP) — EVP – это то, что компания предлагает своим сотрудникам в обмен на их работу.
• Мероприятия по подбору персонала, включая ярмарки вакансий, конференции и набор персонала для стажировки.
• Управление вовлеченностью кандидатов — поддержание связи с вашим пулом кандидатов по электронной почте, социальным сетям или другим средствам.
• Программа направления сотрудников — привлечение вашими сотрудниками замечательных талантов, которых они знают лично, экономит время вашей команды.

Вам нужна информация о новых подходах к найму новых сотрудников?

# 5 – Оптимизация процесса подбора персонала

Возможно, не все элементы вашей стратегии найма настолько эффективны, как могли бы быть. Например, могут быть некоторые методы или инструменты, которые команда использовала слишком долго и которые нуждаются в обновлении.

Вот несколько советов, которые помогут вам обновить процесс подбора персонала:

• Обновите свой процесс подачи заявок. Подумайте о том, чтобы позволить кандидатам подавать заявки, например, с помощью тестов навыков вместо резюме!
• Установите четкие критерии оценки, такие как четко определенные требования к работе.
• Разработайте четкие и привлекательные описания должностных обязанностей, которые включают все детали, которые кандидату необходимо знать, чтобы понять, подходят ли они друг другу.
• Обеспечьте эффективный процесс отбора. Ваша команда может сэкономить время, автоматизировав задачи отбора.
• Проводите структурированные собеседования, используя установленные вопросы для собеседования и методы, а также результаты тестов навыков, которые помогут вам подготовиться к собеседованию и сформулировать вопросы для собеседования.
• Используйте правильные инструменты оценки кандидатов и домашние задания, чтобы определить, обладают ли кандидаты нужными навыками.

# 6 – Анализ вашего плана подбора персонала

Лучший способ оценить эффективность вашего плана подбора персонала и постоянно улучшать его – это использовать воронку подбора персонала (фреймворк, который помогает вам организовывать, управлять и улучшать каждый этап процесса подбора персонала).

С помощью воронки подбора персонала вы можете использовать показатели подбора персонала, такие как время найма, качество нового найма и стоимость за найм, чтобы определить, насколько хорошо у вас идут дела на каждом этапе воронки.

Наряду с использованием результатов ваших показателей, вы также можете получать и реализовывать любые отзывы от кандидатов и менеджеров по найму.

Управление последними тенденциями и технологиями подбора персонала

Быть в курсе отраслевых тенденций и лучших практик обеспечит эффективную работу команд по найму и поможет организации сохранить конкурентное преимущество. К счастью, именно здесь на помощь приходят технологии.

Например, подумайте о серьезном сдвиге в отрасли в сторону навыках. Harvard Business Review недавно рассказывала о том, как набирает обороты найм, основанный на навыках:

Многие компании отходят от требований к диплому и переходят к найму на основе навыков, особенно на рабочих местах средней квалификации, что выгодно как работникам, так и работодателям.

HBR

А когда у команд по найму есть правильные инструменты подбора персонала, их задачи становятся проще, а технология экономит их время. Итак, не тратьте время на перестройку всего внутри компании, когда вы можете подключить и использовать универсальную платформу для повышения квалификации по доступным ценам.