Новосёлова Анастасия Геннадьевна, бизнес –технолог и HR-эксперт.
Пошаговый алгоритм: Построение системы подбора и адаптации персонала с «0»
Компании — клиенты: малый и/или средний бизнес (с численностью персонала от 15 до 100 человек)
Проект: выстраивание процесса подбора, адаптации и прохождения испытательного срока сотрудников с «0» / подбор и обучение HR – координатора для дальнейшего исполнения роли «оператор процесса».
Результат: через 4 месяца компания получает:
- подготовленного и обученногоHR-координатора, организующего и отвечающего за процесс закрытия вакансий компании (экономия в 2 раза на оплате труда);
- систему подбора и найма сотрудников, которой может пользоваться даже начинающий HR;
- работающая систему прогнозируемого закрытия вакансий компании по минимальной цене;
- снижение стоимости привлечения кандидатов и издержек на подбор персонала;
- повышение в 2 раза скорости и качества закрытия вакансий;
- снижение количества ошибок и минимизацию рисков при подборе;
- простые работающие инструменты, позволяющие успешно закрывать вакансии от массовых до эксклюзивных;
- увеличение в 2 раза скорости выхода новых сотрудников на максимальную эффективность;
- качественную систему адаптации новых сотрудников;
- полный пакет документов для оформления трудовых отношений, минимизирующий правовые и организационные риски компании;
- автоматизацию процессов подбора и адаптации персонала, снижение ручного труда и бюрократизации;
- систему KPI и мониторинга для контроля эффективности подбора и адаптации сотрудников;
- полное документирование и описание системы.
Кратко:
- компания испытывает постоянную потребность в персонале, в работе и поиске ежемесячно находится от 5 до 15 вакансий;
- у компании есть планы на дальнейшее расширение бизнеса, для этого нужны сотрудники;
- компания не может позволить себе нанять в штат дорогостоящего опытного HR-менеджера, но хочет получить качественные результативные процессы подбора, найма, адаптации и прохождения кандидатами испытательного срока;
- компания хочет нанимать хороших кандидатов, но не готова платить кадровым агентствам.
Решение:
HR консультант за 4 месяца строит систему и передает ее в работу HR-координатору (недорогому специалисту) в штате компании.
- Найм и обучение внешним консультантом HR координатора начального уровня (недорогого).
- Последовательное построение и документирование HR-консультантом основных элементов системы подбора, адаптации персонала, прохождения испытательного срока и администрирования трудовых отношений, адаптированных под компанию.
- Обучение HR координатора инструментам и алгоритмам работы.
- Настройка системы мониторинга и KPI процессов HR
Экономия для компании (на зарплате HRи на затратах на подбор / адаптацию) от 200 000 руб. / месяц
Реализация hr-проекта:
HR консультант за 4 месяца:
- выстраивает элементы системы подбора, адаптации и прохождения испытательного срока кандидатов под потребности компании и документирует эту систему;
- находит и обучает начинающего специалиста (HR-координатора) работе в этой системе;
- настраивает работу системы и оставляет полностью работающую автоматизированную систему, в которой может работать любой начинающий исполнитель.
| План и последовательность шагов | Формат результата | |
| 1. | Выявление потребностей в персонале | Разработка календарного плана подбора персонала / оптимизация потребностей компании в персонале. |
| 1.1. | Анализ и систематизация вакансий компании | Систематизация групп вакансий компании в текущем моменте и на перспективу |
| 1.2. | Оптимизация потребностей компании в персонале | Создание оптимальной оргструктуры и разработка листа необходимого минимума персонала |
| 1.3. | Создание плана подбора персонала | Помесячный план закрытия вакансий компании, связанный с финансовым и коммерческим планированием компании |
| 2 | Настройка подбора и запуск работы исполнителя процессов подбора и адаптации персонала (HR-координатора) | |
| 2.1. | Разработка профиля должности и условий работы (мотивации) HR-координатора | Профиль должности (требования / функции / условия работы / мотивация) / предложение для целевой аудитории кандидатов |
| 2.2. | Запуск и настройка подбора | Составление и размещение объявлений о вакансии |
| 2.3. | Настройка процесса отбора кандидатов | Разработка и передача инструментов / алгоритма / шаблонов обработки откликов и отбора кандидатов |
| 2.4. | Сопровождение процесса отбора кандидатов и принятия решения по финалисту | Проведение собеседований с кандидатами финалистами / проведение переговоров с финальным кандидатом по JobOffer |
| 2.5. | Настройка работы HR-координатора | Организация и документирование рабочего процесса HR менеджера / постановка системы контроля и мониторинга эффективности работы.Постановка задач на испытательный срок. |
| 2.6. | Обучение HR-координатора | Обучение HR менеджера работе в системе подбора и адаптации персонала (наставничество / контроль / передача инструментов и технологии работы) |
| 2.7. | Курирование HR – консультантом процесса адаптации HR-координатора в период испытательного срока (3 месяца) | Ведение еженедельных спринтов по постановке задач и контролю выполнения. |
| 3 | Разработка системы подбора персонала «под ключ»: от выявления потребностей до закрытия вакансии | |
| 3.1. | Анализ имеющихся элементов системы подбора и адаптации персонала, выявление эффективных и работающих практик и элементов для изменения / оптимизации | Mmap с анализом имеющихся элементов / дорожной картой внедрения системы по подбору и адаптации персонала |
| 3.2. | Разработка бизнес – процесса подбора и найма | Документированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием |
| 3.3. | Разработка унифицированных профилей должностей (под текущие и перспективные потребности компании) — описание / требования / обязанности / условия работы | Документированные профили должностей / инструкция по их составлению / чек-лист |
| 3.4. | Разработка и упаковка предложение для целевой аудитории кандидатов | Распаковка и формулирование преимуществ работы в компании |
| 3.5. | Разработка продающих объявления для размещения на площадках привлечения кандидатов | Готовые объявления для размещения в формате, используемом сервисами по привлечению и поиску кандидатов / инструкция по составлению объявлений |
| 3.6. | Анализ и выявление эффективных сервисов и площадок для поиска и привлечения кандидатов | Список рекомендуемых сервисов по подбору персонала и регламента их использования (опции / стоимость / варианты оптимизации расходов) |
| 3.7. | Формирование и внедрение привлекательного имиджа и HR бренда работодателя компании в интернет | Список / содержание элементов для мониторинга и размещения информации, поддерживающий положительный HR имидж работодателя / чек — лист |
| 3.8. | Запуск размещения вакансий | Инструкция по размещению вакансий на различных сервисах и A/B тестированию объявлений / чек- лист |
| 3.9. | Разработка алгоритма активного поиска кандидатов | Инструкция и описание алгоритма активного поиска кандидатов / чек-лист |
| 3.10. | Разработка алгоритма и регламента обработки откликов и взаимодействия с кандидатами (скрипты телефонного и очного интервью, шаблоны и регламент переписки с кандидатами, организации интервью и этапов отбора) | Инструкция + описание алгоритма / разработанные скрипты и шаблоны / чек — листы |
| 3.11. | Разработка инструментов поэтапного отбора кандидатов (тестирования, диагностика, проверка безопасности) | Описание инструментов отбора с инструкцией по использованию / чек- лист |
| 3.12. | Разработка алгоритма согласования финальных кандидатов и формирования предложения о выходе на работу | Инструкция и шаблоны финализации кандидата на JobOffer / чек-лист |
| 3.13. | Автоматизация подбора и показателей эффективности подбора — KPIs (ведения базы кандидатов, автоматизации учета) – подбор инструмента автоматизации | Подбор и список возможных сервисов для автоматизации и визуализации процесса подбора |
| 3.14. | Разработка алгоритма бюджетирования и управления затратами на подбор персонала | Шаблон и инструкция по планированию и бюджетированию затрат на подбор |
| 3.15. | Разработка и внедрения мониторинга и контроля KPI процесса подбора | Внедрение показателей и системы сбора данных для мониторинга, анализа и контроля показателей эффективности подбора |
| 3.16. | Обучение участников бизнес – процесса подбора и привлечения кандидатов работе по процессу | Внедрение бизнес – процесса в работу |
| 3.17. | Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступа | Система подбора персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию |
| 4 | Разработка системы адаптации и прохождения испытательного срока «под ключ»: быстрый выход новых сотрудников на эффективность | |
| 4.1. | Разработка бизнес – процесса адаптации персонала и прохождения испытательного срока | Документированная блок – схема бизнес — процесса (шаги / контрольные точки / ответственные / взаимодействие участников) в инфографике с описанием |
| 4.2. | Разработка и внедрение процесса подготовки выхода нового сотрудника | Инструкция по подготовке выхода нового сотрудника / чек- лист |
| 4.3. | Оформление трудовых отношений ведение кадровой документации по приему и испытательному сроку сотрудников | Инструкция по ведению кадровой документации / шаблоны документов в образцами заполнения / чек — лист |
| 4.4. | Разработка процедуры постановки задач, мониторинга и контроля прохождения испытательного срока | Шаблон и инструкция по разработке и постановке задач на испытательный срок / процессу мониторинга и контроля успешности прохождения испытательного срокаРекомендации по оформлению кадровой документации нового сотрудника |
| 4.5. | Разработка Welcome – пакета и процесса обучения и проверки знаний новых сотрудников | Документирование и систематизация информации для обучения и проверки знаний новых сотрудников / инструкция по организации адаптации / чек — лист |
| 4.6. | Обучение участников процесса адаптации новых сотрудников (работников Компании) практическому применению процесса | Проведение обучения работников Компании использованию инструкций и инструментов адаптации и контроля прохождения испытательного срока нового сотрудника |
| 4.7. | Разработка алгоритма завершения адаптации и испытательного срока | Инструкция по подведению итогов испытательного срока / документированию процессов завершения испытательного срока |
| 4.8. | Презентация системы, размещение в информационных системах компании с настройками доступа | Система адаптации и прохождение испытательного срока персонала полностью документирована (блок – схема+ описание + инструкции + чек – листы) готова к использованию |
Кейс – пошаговый алгоритм: «Выстраиваем систему подбора и адаптации персонала с «0»