Автоматизация и цифровизация все глубже проникают в HR-процессы и помогают компании менять подходы в работе с сотрудниками, предоставляя новые инструменты и возможности. Расскажу о трех реализованных в компании проектах по цифровизации кадровых процессов, благодаря которым удалось повысить скорость и эффективность работы HR-департамента.
1. Цифровой рекрутер
Ритейл — одна из сфер, требующая постоянного притока новых сотрудников, так называемых синих воротничков, особенно если компания продолжает активно расти и количество новых магазинов и распределительных центров увеличивается. При этом расширять штат рекрутеров каждый год — не лучший выход. Многие рутинные процессы подборщиков персонала можно и нужно автоматизировать, освобождая время на поиск наиболее квалифицированных кадров и другие более сложные задачи.
В этом году в процесс подбора персонала в компании включился робот-помощник, который не только ведет базу потенциальных кандидатов, но и может самостоятельно отбирать резюме и обзванивать подходящих соискателей, приглашая их на собеседование. Система способна анализировать около одной тысячи резюме в сутки, и совершать звонки кандидатам с предложениями о работе в компании.
Чтобы избежать возможных потерь квалифицированных кандидатов, в основу модели системы заложены только те методы отбора, которые используют реальные рекрутеры. Звонки совершаются параллельно в несколько потоков, благодаря чему за небольшой срок удается охватить максимальное количество потенциальных соискателей.
Если робот не дозвонился человеку, он пишет в мессенджер и отправляет сообщение от лица компании. Задача робота на этом этапе — выяснить, готов ли претендент рассмотреть предложение о работе, и порекомендовать наиболее близкие к месту жительства вакансии. Далее система самостоятельно назначает встречу на удобное соискателю время, после чего кандидату приходит приглашение, а рекрутер видит отчет о контакте в базе данных.
Сервис с использованием робота-рекрутера запустили в работу в январе 2023 года. Пока трудно оценить в цифрах, сколько трудочасов экономит система, но можно точно сказать, что она предотвращает кратное расширение штата рекрутеров по мере роста сети.
2. Электронный документооборот и цифровая подпись
Переход компании на электронный документооборот на 80% сократил количество бумаги в отделе, а вместе с этим расходы на ее закупку и печать.
Благодаря сервису, работники компании могут подписывать документы в несколько кликов с компьютера или смартфона — это экономит время, поскольку помогает быстрее осуществлять все кадровые процессы: смену должности, уход в отпуск и другое.
Чтобы все это стало возможным, понадобилось внедрить в процессы практику использования электронной подписи. По сути, это отдельный, сгенерированный программой файл с цифрами, который прикрепляется к документу. Электронная подпись сообщает адресату, кто подписал документ, когда это произошло и были ли на это полномочия.
Новая практика дала возможность в дистанционном режиме оформлять трудовые отношения с удаленными сотрудниками без личного посещения офиса или отправки документов почтой по России.
3. Экосистема для найма сотрудников
Еще одним важным проектом цифровизации HR-процессов за последнее время в нашей компании стало создание экосистемы для трудоустройства.
Ранее, после получения оффера будущий сотрудник должен был прийти лично в компанию (в магазин, распределительный центр или в офис) и принести с собой пакет документов для трудоустройства. Сотрудники HR‑отдела переносили данные из них в договор и другие документы, необходимые для оформления в штат. Это было все не очень эффективно.
Нужны были инструменты, которые бы упростили и ускорили процесс. В результате был разработан сервис, который позволяет приглашать кандидатов заполнить анкету в любом удобном для них мессенджере. Теперь после получения предложения о работе человек сразу же получает уникальную ссылку на страницу с анкетой для оформления в штат. Зайти по этой ссылке можно с любого мобильного устройства — внести данные и прикрепить сканы документов. Сразу после этого менеджер по персоналу получает заполненную форму и начинает с ней работать.
Большинство процессов, связанных с обработкой поступившей информации, автоматизированы, но часть работы все еще выполняется вручную: заведующие магазинами и менеджеры по персоналу проверяют данные. Поэтому ключевая задача на ближайшее время — автоматизировать верификацию поступающих данных за счет функции распознавания изображений и обращения системы к открытым источникам и базам данных (МВД, ФНС, Пенсионного фонда).
Также в разработке находится процесс маркировки данных, чтобы проверяющий сотрудник сразу понимал, с какими сведениями возникли проблемы при автоматической проверке. А еще компания планирует внедрить алгоритм распознавания рукописного текста (иногда встречается в некоторых документах) и модернизировать UX-дизайн сайта.
Экосистема найма на этом этапе уже помогла сократить время оформления новых сотрудников с нескольких дней до получаса. А еще у компании появилась возможность отслеживать полный путь сотрудника и делать выводы о качестве HR-процессов на разных его этапах.