Как максимально объективно оценить вклад сотрудника в работу компании? Самым надежным методом на сегодня можно назвать Performance review, или оценку производительности персонала. Вот какие варианты его проведения существуют.

Performance review — это метод оценивания труда работника за конкретный отрезок времени. В ходе Performance review HR-специалисты используют обратную связь для мотивации сотрудников, построения их карьерного трека, а также для изучения атмосферы в коллективе. Для сотрудников перфоманс ревью будет полезно для лучшего понимания целей компании и осознания собственных слабых и сильных мест. Поэтому Performance review — самый популярный на сегодня метод оценки персонала. Количество таких проверок, а также их глубина зависит от целей и размеров компании.

Для чего нужна оценка производительности персонала

Многочисленные психологические исследования доказывают, что регулярная, объективная и подробная обратная связь приводит к существенному улучшению производительности труда персонала. Кроме того, есть доказательства, что значимая обратная связь повышает уровень вовлеченности сотрудников и предотвращает увольнение ценных сотрудников. Однако, чтобы воспользоваться этими преимуществами performance review, вы должны проводить регулярные оценки производительности каждого члена команды не реже 1-2 раза в год.

Преимущества performance review как метода оценки:

  • Сотрудник оценивается сразу с нескольких сторон: он дает самооценку, мы получаем мнение о нем коллег и мнение непосредственного начальника; также учитываются объективные численные данные по результатам работы сотрудника.
  • Метод помогает формально зафиксировать успехи сотрудников компании, растить таланты и продвигать их по карьерной лестнице.
  • В ходе оценки можно одновременно управлять результативностью, мотивацией и развитием сотрудников.
  • Графики по оцениванию и коэффициентам результативности будут неоценимы при подведении промежуточных и итоговых результатов года.
  • По итогам performance review легче проводить согласование индивидуальных задач и составление плана развития сотрудника.
  • Это инструмент для смягчения конфликтов и сглаживания острых углов в отношениях внутри коллектива.

Однако performance review имеет и минусы. Основной — это значительные трудозатраты на проведение подобного мероприятия на регулярной основе. Результативное, а значит основательное перфоманс ревью нужно хорошо продумать и как следует подготовить, создать формы для опроса сотрудников, сформулировать измеримые KPI и т. п. Поэтому во многих компаниях процесс оценки упрощают, и она не приносит впечатляющих результатов.

Сэкономить ресурсы на подготовку и проведение performance review, не потеряв в качестве, поможет автоматизация процессов — например, через Mirapolis HCM. Просто настройте систему один раз и запускайте проверку с любой необходимой кратностью и глубиной. Можно оценивать и hard skills, и soft skills. По итогам performance review система формирует карту развития компетенций каждого сотрудника, а на ее основе легко создать индивидуальный план развития.

Автоматизация performance review
Performance review легко автоматизировать в Mirapolis HCM, как это сделала «Си Эс Медика»

Что учитывать при проведении performance review

Обзоры эффективности работы сотрудников можно проводить с использованием различных инструментов и методик. Сочетая их, вы сможете наиболее точно и глубоко оценить компетенции работника, его точки роста и потенциальные области улучшения. Вот наиболее полезные источники информации для оценки:

  • Корпоративные и профессиональные компетенции. Это комплексная оценка не только хард скилов, но и деловых и личностных качеств, а также способности сотрудника разделять корпоративные ценности.

 

  • KPI (key performance indicators) — ключевые показатели эффективности. Любую деятельность можно оценивать по трем KPI работников, их называют «триадой эффективности»: 1) Количество работы (норма выработки, доля сверх нормы, дополнительные поручения и т. п.) 2) Качество работы — аккуратность, соответствие протоколу, безошибочность, отсутствие брака, жалоб клиентов, брака и т.п. 3) Срок выполнения работы — соответствие поставленному сроку, досрочное выполнение, превышение сроков и т. д.

 

  • MBO (Management by Objectives) — «управление по целям». Это подход в управлении персоналом, когда руководство и сотрудники совместно определяют цели и обсуждают пути их достижения. Схема примерно выглядит так: в начале отчетного периода (неделя, месяц, квартал) линейный начальник вместе с подчиненным определяют набор целей, которые последнему необходимо достичь. В конце периода руководитель сравнивает ожидаемые результаты с реальными и делает вывод об эффективности сотрудника. Работников, которые более трех месяцев не выполняют 50 % задач, увольняют или переводят на другие должности. Тех, кто справляется с планом, поощряют и выплачивают бонусы, премии.
  • OKR (Objectives and Key Results) — метод, в основе которого лежит выделение целей и ключевых результатов. Цели ставятся совместно с сотрудником, они должны быть важными и ценными для компании, реалистичными, измеримыми и однозначными. Рекомендуется выделять не более 3-5 целей, с указанием приоритета. Определяются сроки их достижения. Через определенный промежуток времени проверяется прогресс в реализации целей. В системе индикаторов ОКР считается, что до 30 % достижения целей — нет прогресса; от 40-60 % — хороший прогресс, но цель пока не достигнута; более 70 % — цель достигнута. Процент достижения показателей OKR желательно сделать частью системы показателей, влияющих на вознаграждение сотрудников
  • Отчет сотрудника. Надо попросить работника максимально честно проанализировать свою работу за период с момента последнего перфоманс ревью. А затем ответить на три вопроса: Что я сделал для компании в последнее время? Что я сделал для своего развития? Кем я хочу стать в в перспективе, и что мне для этого требуется?
  • Метод 180 градусов. Это упрощенный способ проведения performance review, в котором участвуют всего два человека — сотрудник и его линейный руководитель. Начальник сравнивает обе оценки и на их основе дает сотруднику обратную связь.
  • Метод 360 градусов. Этот способ считается классическим и наиболее результативным, так как позволяет составить план работы персонала в команде. Работник самостоятельно предлагает список коллег, с которыми сотрудничает активнее всего. Список должен быть утвержден линейным руководителем. Результаты оценки коллегами анонимны для сотрудника: руководитель делится ими в процессе performance review.
  • Метод ассессмент-центра. Оценка потенциальной успешности сотрудника как профессионала, соответствие должности или способность решать определенные задачи. Метод оценивает не текущую работу, а возможность эффективной деятельности в условиях, отличных от нынешних. Это полезно для целей ротации, формирования кадрового резерва, составления индивидуальных планов развития т. д.
  • Метод интервью по компетенциям. Цель такого интервью — определить, обладает ли кандидат навыками и свойствами, необходимыми для должности, на которую он претендует. В фокусе — исследование прошлого опыта сотрудника, конкретные примеры его поведения в рабочих ситуациях. В результате можно предположить, что в новой должности человек будет действовать схожим образом в схожих ситуациях. Интервью помогает понять, подходит кандидат для повышения или нет.

В Mirapolis HCM доступно максимальное количество методик оценки: методы 180 и 360 градусов, ежегодная единая оценка компетенций и целей (Performance appraisal), автоматическое назначение респондентов по категориям Руководители, Коллеги, Подчиненные, оценка профессиональных компетенций через тесты, поддержка Assessment-центров. Все эти инструменты позволят автоматизировать проведение performance review.

Оценка 360 градусов — автоматизация оценки
Оценка 360 градусов в Mirapolis HCM

Этапы проведения performance review

Основных этапов не менее восьми. Их можно проходить вручную, но это связано с высокими трудозатратами. Чтобы не снижать уровень оценки сотрудников, лучше сразу автоматизировать проверку с помощью Mirapolis. Вот как это можно сделать на каждом этапе проведения performance review:

  1. Определение потребностей бизнеса (составление профилей и моделей компетенций). Чтобы создать эталон специалиста, эйчар создает профили компетенций, куда заносит качества, умения и навыки, необходимые для конкретной должности. Профиль автоматически присваивается сотруднику или группе сотрудников, отобранных по заданным критериям, например, должность + стаж + наличие подчиненных. Каждая компетенция может входить в несколько профилей и обладать разным весом. Так, для бухгалтера уровень коммуникаций с заказчиком менее важен, а для менеджера по продажам — это один из ключевых навыков.Чтобы понять, какими компетенциями обладают сотрудники компании и каков ее кадровый потенциал, проведите оценку через Mirapolis HCM. Целостная картина по потенциалу сотрудников отобразится в матрице компетенций. На основании этой информации руководитель и HR-специалист смогут составить планы по дальнейшему развитию сотрудников, перераспределить должности и создать кадровый резерв. В системе автоматически формируются рекомендации по развитию компетенций, сотруднику назначается соответствующее мероприятие или приходит уведомление о необходимости подтвердить уровень компетенций.
  2. Подготовка руководителя. Надо отследить ключевые показатели эффективности (KPI). Сосредоточьтесь на вкладе сотрудника в достижения компании, а не на том, сколько часов он провел в офисе. Если есть сомнения, запросите дополнительную обратную связь у коллег, с которыми сотрудник взаимодействовал.Mirapolis автоматически показывает степень достижения KPI каждым отдельным сотрудником — на основе данных о выполненных задачах и результатах работы, которые есть в системе.
  3. Подготовка сотрудника. Попросите его подготовить доказательства успешной работы. Их сотрудник может заранее собирать в своем личном кабинете в Mirapolis, чтобы не искать всё перед ревью: достижения, ключевые показатели эффективности, похвалы коллег и клиентов. Также у сотрудника в личном кабинете может отображаться карьерный план (если он уже был создан совместно с HR-отделом компании). Здесь удобно отслеживать прогресс, корректировать и обеспечивать связь повседневной деятельности с общими карьерными целями сотрудника.
  4. Заполнение опросника. Через Mirapolis HCM удобно организовывать прохождение опроса: достаточно отметить нужных сотрудников для рассылки им формы — они получат автоматическое уведомление в личном кабинете. HR-специалист должен подчеркнуть: опросник нужно заполнять максимально честно, не пытаясь преувеличивать достоинства и чересчур хвалить себя или коллег.
  5. Проведение встречи. Встреча сотрудника с линейным руководителем должна проходить один на один, по возможности — очно и в комфортной обстановке, с достаточным количеством времени для презентации сотрудника, зачитывания обратной связи и обсуждения результатов.
  6. Фиксация результатов. В Mirapolis HCM доступны использование готовых и возможность создания собственных шкал оценки, возможность задавать веса для самооценки, оценки коллег и руководителя, настройка формул расчета итогового балла, параллельная оценка разных категорий сотрудников разными методами и многое другое.
  7. Эффективная обратная связь. Performance review всегда должен заканчиваться уважительно и с взаимопониманием. Чтобы сотрудник сотрудник стал более вовлеченным, его нужно снабдить достижимыми бизнес-целями, чувством оптимизма и планом действий. Похвала и выражение признательности поднимает настроение сотрудника после, возможно, не слишком позитивной оценки. Положительное подкрепление и конструктивная профессиональная обратная связь могут придать персоналу уверенность и драйв, необходимые для вовлеченной работы.
  8. Планирование целей По окончании performance review вам вместе с сотрудником нужно будет составить план его развития до следующего ревью. Есть два вида целей. Первые влияют на перфоманс-оценку, вторые — на саморазвитие сотрудника, например совершенствование командного взаимодействия. Mirapolis HCM будет хорошим помощником: предоставит автоматические рекомендации по итогам оценки, позволит назначить наставников. Кроме того, в ней предусмотрено отслеживание сроков и прогресса выполнения плана развития, оценка сотрудника наставником и наставника — сотрудником. Есть удобная настройка маршрута согласования планов развития, формирование и автоназначение типовых планов развития, а также каталог типовых рекомендаций по развитию компетенций.

Исследования по управлению эффективностью показывают, что при регулярных оценках производительности сотрудники ставят себе более высокие бизнес-цели и успешнее их достигают. Они также с большей вероятностью будут работать лучше, когда их деятельность регулярно и честно оценивают начальник или коллеги.

Как использовать результаты оценки

Для пересмотра заработной платы. Лучшим сотрудникам логично рассмотреть повышение оплаты труда. Целесообразно в этом случае сравнить рейтинг эффективности работника со средней рыночной зарплатой на его должность. В Mirapolis HCM удобно реализована подача и согласование заявок на пересмотр заработных плат и организационных изменений, в том числе массовый пересмотр. Система сделает расчет бюджета на реализацию изменений и передаст информацию по утвержденным изменениям во внутреннюю учетную систему компании.

Для выплаты бонусов. Формировать бонусные программы также удобно с помощью цифровых инструментов. Mirapolis HCM дает легко назначить бонусы и премии через конструктор по признакам штатных должностей и сотрудников. Она проведет расчет затрат на финансирование вознаграждений.

При принятии решения о повышении в должности. В Mirapolis HCM доступен выбор ключевых должностей и формирование пулов преемников. Система составляет рейтинг преемников по ключевым должностям с определением степени готовности (стратегический, тактический резерв), автоматически рассчитывает уровень готовности сотрудника на целевую должность.

Для включения в кадровый резерв. Отбор кандидатов в блоке Карьера и развитие в составе Mirapolis HCM реализован очень удобно, различными методами: самовыдвижение, подача заявки руководителем, автоотбор по заданным критериям и др. Система позволяет управлять различными кадровыми резервами (кадровый резерв на ключевые должности, HiPo и пр.), а также использовать наглядные инструменты для выявления талантов и идентификации готовности сотрудников на соответствие занимаемой должности или замещение ключевых должностей.

Составление плана развития сотрудника. Блок Карьера и развитие в Mirapolis HCM поможет составить оптимальные карьерные цели, управлять развитием сотрудников и преемственностью по ключевым должностям.

Решение позволяет:

  • Визуализировать для сотрудников возможности развития их карьеры и формировать рекомендации по развитию для продвижения по карьерной лестнице.
  • Формировать рекомендации по развитию, составлять индивидуальные планы развития, назначать наставников.
  • Формировать матрицы потенциала по всей компании, отдельным орг. единицам, проводить калибровку результатов.
  • Проводить кадровые комитеты для принятия решений о продвижении сотрудников.

Понижение в должности или увольнение. По результатам performance review иногда становится очевидным, что сотрудник не соответствует занимаемой должности. Поговорите с ним честно и обсудите условия дальнейшего сотрудничества. Обозначьте причины, по которым произошла такая ситуация, не задевая самолюбие сотрудника.

 

Выводы

Независимо от того, как часто и каким образом компания проводит Performance reviews, оценка производительности приносит пользу всем. Сотрудники получают ясное представление о том, что они делают хорошо, а что можно улучшить, могут задавать вопросы или дать обратную связь своим линейным руководителям. В свою очередь, руководители смогут донести ожидания до своей команды, определить самых способных исполнителей и решить возможные проблемы до их обострения.

Хорошо проработанное performance review — один из лучших инструментов, позволяющих объективно оценить, насколько ценен каждый отдельный сотрудник для компании и каковы его перспективы.

Минус такой оценки результатов работы сотрудника — ее значительные трудо- и времязатраты. Поэтому для этой цели оптимально использовать Mirapolis HCM. Платформа предлагает консолидированный набор инструментов для управления процессами оценки сотрудников. Вы сможете создавать универсальные формы оценки производительности, обрабатывать обратную связь, выстраивать планы развития. Автоматизированная модель проведения performance review делает процесс оценки стандартизированным и прозрачным. Сильная методология в сочетании с прослеживаемостью данных защищает от влияния личных предубеждений на оценки и надежно защищает организацию от возможных обвинений в нарушениях или необъективности.

 

Оптимальный способ проведения Performance review