Обзор платформ для адаптации персонала

Обзор digital-решений для адаптации персонала: 5 способов сделать онбординг успешным и увлекательным 

Оглавление:

1. Риски потери сотрудников и как их избежать.
2. Digital-решения для успешной адаптации.
2.1. Корпоративный портал.
2.2. Системы хранения материалов:Notion, Jira, Confluence и Google…
2.3. Чат-боты.
2.4. LMS (Learning Management System) и HRM (Human Resources…
2.5. Сервис адаптации mobile app.
3. Заключение

Риски потери сотрудников и как их избежать

Терять работников на этапе испытательного срока становится все более дорогим «удовольствием». Когда вы с таким трудом добыли хорошего аналитика в компанию, а он написал заявление об уходе через месяц работы — это сигнал тревоги и самое время для изучения причин и поиска решения. Разбираемся вместе с экспертами «Потока», почему это происходит и выбираем оптимальные digital-решения по адаптации персонала для вашей компании.

Причины часто лежат на поверхности. Исследование по HR-задачам, организованное «Потоком» (ранее TalentTech), выявило, что качественным подбором персонала озабочены 73% участников опроса, а адаптацию считают важной только 43%. В то же время 57% новичков сталкиваются с непониманием требований, 34% отметили несоответствие ожиданиям от компании, 17% — отсутствие поддержки. При организации онбординга эйчары сталкиваются с массой проблем:

• не разработаны критерии оценки результатов испытательного срока — 27%;
• большой объем информации и разбросанность информации по разным источникам, короткий срок для знакомства с документами — 22%;
• не разделены задачи между HR, руководителем и наставниками — 19%;
• сложность в получении обратной связи — 18%.

Разработка системы адаптации персонала, запуск ее в работу, вовлечение в нее сотрудников, создание культуры обратной связи приведут к сокращению рисков потерь в период испытательного срока, снижению нагрузки на HR-специалистов, росту вовлеченности персонала. Какие задачи нужно для этого нужно решить:

• объединение материалов в единую систему (единое окно) для удобства работы и быстроты в освоении информации;
• постановка целей на испытательный срок как инструмент для планирования и контроля, чтобы новый сотрудник понимал, каких результатов от него ждут;
• погружение в культуру компании, чтобы сформировать поведенческую модель;
• создание WOW-эффекта при знакомстве с компанией, чтобы сотрудник проникся идеями и с гордостью говорил о новом месте работы;
• сбор обратной связи для замера настроения новичков и предупреждения «тихих» увольнений, когда сотрудник уходит неожиданно и молча.

Для реализации этих задач разрабатываются программы адаптации персонала с использованием хорошо известных традиционных инструментов адаптации для вовлечения в культуру компании:

• приветственный видеосюжет;
• one-to-one общение с менеджером;
• welcome-встречи в коллективе;
• welcome-курс в игровом формате;
• чек-листы по задачам на первый месяц;
• консультации у специалистов;
• инструктажи отдела кадров;
• обучение продуктам/услугам компании.

Чтобы программа онбординга работала, нужно обеспечить сотрудникам удобный доступ ко всем материалам и активностям. Для этого используются ИТ-системы адаптации персонала.

Digital-решения для успешной адаптации персонала

Ежегодно на HR-рынке появляются решения по адаптации сотрудников. Новые технологии помогают компаниям быстро и эффективно обучать и удерживать новичков. Создаются digital-инструменты, которые не только ускоряют процесс, но и делают его более комфортным, помогают удобно представлять информацию и поэтапно отслеживать уровень освоения.

К современным инструментам относятся web-ресурсы, программы с применением искусственного интеллекта (AR, VR, чат-боты, deepfake), тренажеры с виртуальной реальностью, LMS и CRM-системы, мобильные приложения.

Чтобы добиться результата, компании выбирают для работы сразу несколько инструментов, как правило, не связанных между собой. Это вызывает неудобства в пользовании. Кроме того, разбросанность массивов документов затрудняет обучение, а эйчарам практически невозможно отслеживать прогресс.

С учетом возросшего числа компаний с гибридным и удаленным форматом работы, а также с сотрудниками без доступа к ПК (рабочие, водители, курьеры и тп.), критически важной становится возможность проходить онбординг на смартфоне в любом удобном месте.

Какие инструменты можно использовать, удобны ли они для мобильных сотрудников, и какой из них сделать центром программы адаптации? Рассказываем подробнее о 5 digital-помощниках в онбординге.

1. Корпоративный портал

Web-ресурс для внутреннего доступа к информации и сервисам компании, где публикуются новости, формируются базы документов, работает форум для внутреннего общения, есть групповой календарь.

Новые сотрудники получают в этом виртуальном офисе информацию о компании и преимуществах, узнают о жизни коллектива, обычаях. На порталах есть готовые инструменты для совместной работы, социализации новичков, сбора аналитики и других задач, есть личный кабинет каждого сотрудника с задачами, целями, местом в оргструктуре компании.

Пример такого решения — популярный портал Битрикс24 — CRM-система  управления задачами и проектами, отчетами, онлайн-работой с документами, средствами коммуникации, чатом и видеозвонками, корпоративной почтой. Имеет гибкие настройки, подходит любому бизнесу.

 

Плюсы:

• есть все контакты сотрудников, оргструктура, удобно искать нужных коллег;
• новости компании и общие адаптационные материалы (история компании, правила, политики и тп) в едином окне;
• встроенные дополнительные инструменты — чат-боты, системы отправки запросов в отдел кадров, ИТ-службу.

Минусы:

• нельзя организовать пребординг: доступ открывается только для сотрудников;
• сложно персонализировать контент;
• длительное внедрение на уровне всей компании, сложные интеграции с участием ИТ-специалистов.

2. Системы хранения материалов: Notion, Jira, Confluence и Google docs

Сервисы для создания текстовых документов, баз знаний, хранилища данных, списков дел, канбан-досок, ведения списков целей на год, с системой тегов и поиска внутри документов, есть возможности для совместной проектной работы. Контент включает блоки, которые можно создавать, двигать, трансформировать.

Плюсы:

• в многофункциональном сервисе можно создать отдельную страницу для каждого новичка, загрузить в нее задачи и следить за освоением новых знаний;
• возможна работа с ПК или из мобильного приложения;
• пространство структурировано для хранения большого количества обучающего контента.

Минусы:

• нельзя организовать пребординг;
• нет инструментов сбора обратной связи, планирования адаптационных встреч;
• сложно отслеживать прогресс в изучении материалов.

3. Чат-боты

Виртуальные помощники берут на себя рутинные обязанности рекрутера и становятся кураторами для новичка.

Основные функции чат-ботов в HR:

• отправляют рассылки с приветствием для новичка;
• знакомят с задачами от руководителя;
• напоминают о сроках, встречах;
• отвечает на вопросы;
• собирают необходимые данные;
• проводит короткие опросы для изучения настроения нового сотрудника;
• информирует о результатах обратной связи.

Чат-бот помогает новому сотруднику подготовиться к первому рабочему дню, правильно определить цели на первые месяцы работы, мониторит его настроение.

Пример такого инструмента — HR Messenger — сервис по сбору обратной связи сотрудников, в т.ч, в рамках адаптации, с фокусом на чат-бот сценарии для Whatsapp и Telegram.

Еще одна платформа для автоматизации HR-задач с помощью чат-ботов — Friday Software. Интегрируется с корпоративным мессенджером, с календарем Google, корпоративной системой обучения.

Плюсы:

• можно настроить персонализированное общение;
• есть инструменты сбора обратной связи;
• снимает нагрузку с HR по однотипным вопросам от новичков;
• удобно использовать для пребординга.

Минусы:

• нужна дополнительная база знаний для хранения материалов, контактов;
• нет элементов геймификации.

4. LMS (Learning Management System) и HRM (Human Resources Management System)

LMS — платформы для онлайн-обучения сотрудников и управления процессом освоения новых знаний. Можно хранить и создавать любые курсы онлайн-обучения, открывать доступ обучающимся, оценивать результаты. Благодаря функции «календарь» назначаются занятия, контролируется обучение, выставляются сроки прохождения учебных материалов.

HRM — комплексные системы управления персоналом, которые включают все HR-процессы и аналитику. Главная задача — найти, удержать и мотивировать ценных и успешных сотрудников.

Плюсы:

• удобны для обучения объемным программам: знакомство с продуктами компании, курс по технике безопасности, тренажеры и т.п.;
• есть контроль назначения программ и прохождения обучения;
• встраиваются разные форматы материалов: видео, документы, ссылки, SCORM;
• удобно проходить обучение с мобильных устройств.

Минусы:

• нельзя использовать для пребординга — доступ возможен только для сотрудников;
• сложности с организацией обратной связи от новичков;
• не предназначены для планирования онбординговых рассылок и встреч по чек-листам.

Примеры таких решений:
iSpring — система дистанционного обучения персонала. Настроена на быстрый старт обучающихся. После регистрации на сайте iSpring открывается возможность выбрать учебные материалы, пригласить к обучению, назначить курс, мониторить результаты, запускать диалоговые тренажеры. Имеет конструктор курсов и тестов. Поддерживает пользователей 24/7.

Эквио — digital-решение по корпоративному обучению. Развивает адаптацию как отдельный модуль. Можно создавать обучающие курсы или загружать готовые, обмениваться сообщениями, комментировать результаты. Запущено мобильное приложение для сотрудника и руководителя. Платформа брендируется под компанию. Поддерживает пользователей 24/7.

«Поток Обучение» — система быстрого старта образовательных проектов за счет простого конструктора учебных программ, не требует большого бюджета. Обучающие треки гибко настраиваются, компетенции оцениваются тестированием. Имеет пополняемую базу готового контента для онлайн-обучения персонала.

5. Сервис адаптации mobile app

Мобильные приложения для адаптации сотрудников без ПК, в любой точке, в котором собраны все материалы для знакомства с компанией, запланировано обучение и welcome-встречи, есть инструменты для общения, сбора обратной связи и наставничества.

Примеры такого HR-решения:
Talent Rocks — платформа для развития персонала имеет специализированный модуль по адаптации: брендированное мобильное приложение, в котором есть инструктажи, задачи на испытательный срок, расписание тренингов, тесты, отчеты о продвижении сотрудников и др. Руководитель в мобильном кабинете может следить за тем, как проходит адаптация новичков.

«Поток Адаптация» — мобильное приложение в формате игры вводит новичка в команду и дает почувствовать себя своим. Адаптационные материалы открываются последовательно, поданы ёмко и понятно в виде увлекательных занятий и заданий со связанным между собой контентом: видеосюжетами, документами, фотографиями, картами, опросами, голосованиями. В справочнике всегда под рукой важные документы и контакты. Пребординг поможет узнать, каким будет первый день работы, и подготовить нужные документы.

На каждом этапе собирается обратная связь от новичка, можно задать вопрос HR, настраиваются автоматические рассылки, приглашения на онбординговые встречи. За выполнение задания даются баллы, в рейтинге новичок может видеть свое место и соревноваться с коллегами. Мобильное приложение становится единой точкой входа во все адаптационные задачи. Все это помогает повысить вовлеченность новичка и сократить текучесть на испытательном сроке. А HR отслеживает прогресс сотрудников и контролирует процесс.

Заключение

Выбирая инструмент для адаптации персонала для вашей компании, подумайте, насколько он соответствует современным критериям digital-решения:

• автоматизация процессов онбординга;
• наличие мобильного приложения;
• удобный и понятный интерфейс;
• облачное решение;
• небольшой бюджет;
• простые возможности для аналитики;
• геймификация.

Идеальный вариант для адаптации сотрудников — использование одного общего инструмента, где последовательно собрано все, что необходимо для начинающего работать сотрудника, где можно быстро найти ответы на все возникающие вопросы и где нет ощущения лавины информации в первые рабочие дни.

 

https://hr-elearning.ru/obzor-platform-dlya-adaptacii-persona/