1. Организационная структура предприятия
Открытие своего бизнеса – грамотное решение, позволяющее инвестировать существующие средства в будущее, не потратить их в пустоту и отказаться от работы на начальника. Организационная структура предприятия позволяет систематизировать работу, сделать ее более эффективной.
При определении модели организационной структуры нужно учитывать следующее: чем больше ступеней управления, тем сложнее и дольше принимаются решения. Нужно четко разграничить права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. А также оптимизировать структуру и взаимодействие между всеми ее элементами.
При создании новой компании или реструктуризации действующего предприятия нужно правильно подобрать организационную структуру. Необходимо учесть виды деятельности, масштаб и охват рынков, специфику работы. От этого зависит продуктивность труда, прибыльность бизнеса и возможность занять высокие конкурентные позиции в отрасли.
1) Что такое организационная структура предприятия и из каких элементов состоит?
Организационная структура – бумаги, отражающие состав и иерархию отделов и подразделений предприятия. Простыми словами, это схема, вокруг которой строится работа всего предприятия. Это как учебник, рассказывающий о том, что, как и когда лучше делать. Подойдет система не каждому, все от масштабов организации зависит, ее задач, способах выполнения. Благодаря ей становится понятно сразу, кто лидером организации является, за кем последнее слово стоит. Существует несколько основных типов организационной структуры:
ﾷ традиционная,
ﾷ линейно-штабная,
ﾷ функциональная,
ﾷ дивизионная,
ﾷ рыночная,
ﾷ матричная.
Прежде чем переходить к конкретным видам и примерам, необходимо разобраться как это работает в принципе и из каких элементов состоит. 3 из них будут присутствовать всегда независимо от выбранного типа:
ﾷ правила, которые обязан соблюдать каждый сотрудник. Могут быть некоторые скрытыми, не на прямую написанными. Тем не менее, их обязан соблюдать каждый сотрудник;
ﾷ распределение труда: временное и постоянное. Например, могут присваиваться некоторым должностям те или иные обязанности на кратковременный период: месяц, два, три.
Важно: учитывать все нюансы при написании правил, пытайтесь все найти лазейки, которыми воспользоваться могут недобросовестные сотрудники. В противном случае оказаться можно в беспомощном положении во время возникновения конфликтной ситуации.
Также важно узнать перед рассмотрением конкретных схем, какие плоды может принести система, кому она идеально подойдет, а кому лучше воздержаться от внедрения подобных изменений.
2) Зачем нужна организационная структура
Во-первых, это конкретика. Благодаря подобному нововведению со временем будет понятно, движется фирма в каком направлении, что помогает ей прорваться на вершину топа, а от чего отказаться лучше. Это инструмент, благодаря которому решать вопросы можно как цивилизованные люди, без криков и ругани о том, кто главный.
Во-вторых, это группирование сотрудников штаба. Людям приходится постоянно коммуницировать, ведь связаны напрямую их подразделения. Собирается большая группа для решения одной задачи, ведь это не личная задача, а общественная. Каждого из ее участников из-за уникального мышления, получается принять оптимальное решение в разы быстрее.
В-третьих, структура, иерархия по умолчанию есть в каждой организации. Если все это задокументировать – можно избежать путаницы и недопонимания.
Также сформировать можно систему вертикали. Решать несложные вопросы могут не самые высокопоставленные люди, а уже потом, если вопрос не исчерпан, за него может браться руководство. Благодаря этому можно много времени сэкономить, причем всем, ведь столкнувшемуся с той или иной проблемой человеку, ждать ответа не придется по несколько дней из-за чрезмерной загруженности начальника, а начальнику будет не нужно разбираться с элементарными вопросами по 24 часа в сутки.
3) Виды структур управления организацией с примерами
Каждому предприятию получается, что нужна структура управления? Да, если речь идет не о фирме с 2–3 сотрудниками. Для каждой средней и крупной организации – безусловно. А вот что выбрать конкретно – зависит от особенностей бизнеса. Видов не мало, но, тем не менее, с каждым из них рекомендуется ознакомиться.
Традиционные
Система, которая базируется на взаимодействии разделов и подразделений. Здесь четкая вертикаль прослеживается, посмотрев которую понять легко, за кем последнее слово стоит. Идеально подойдет подобная структура маленьким и средним предприятиям. Стоит выделить из преимуществ:
ﾷ простота;
ﾷ наличие дисциплины и порядка благодаря четкой иерархии;
ﾷ соблюдение субординации;
ﾷ сразу после принятия решение оно будет реализовано, ведь этим может заняться другой человек, если у принявшего нет времени;
ﾷ прозрачная карьерная лестница, мотивирующая выполнять работу качественнее.
Без недостатков также не обошлось:
ﾷ власть полностью закреплена за единственным начальником. В случаях его некомпетентности организация пострадает очень сильно;
ﾷ до руководителя информация может идти слишком долго или вовсе не дойти;
ﾷ человек, недавно устроившийся на работу и попавший в низ цепочки не может напрямую поговорить с начальником.
Линейно-штабные
При выборе принятие срочных решений подобного типа управления будет проблематичным. Имеют намного меньшую власть линейные руководители, из-за чего замедляется работа. Основная цель их здесь – выполнить работу. Таким образом, выполнение задач происходит на высоком уровне, но за это нужно будет заплатить свободным временем высшего руководителя, ведь ему придется разгребать все вопросы одному. Из положительных качеств выделяются:
ﾷ эффективность;
ﾷ меньшая вероятность бунтов или скандалов из-за разногласий;
ﾷ каждый сотрудник лично прочувствует ценность его работы;
ﾷ сплоченность коллектива.
Из негативных сторон важно отметить:
ﾷ возможность возникновения проблемы с неквалифицированным штабом. Из-за не очень большого конкурса на место, который зачастую присущ подобным фирмам, приходится набирать не самых высококвалифицированных специалистов, что непременно скажется на работе;
ﾷ людям из штаба не понятно, как продвинуться по карьерной лестнице, что снижает уровень их мотивации;
ﾷ слишком быстрая смена состава. Зачастую на такую работу приходят на недолгосрочный период, из-за чего штаб может меняться слишком часто. Намного удобнее работать с одними и теми же людьми на протяжении долгого времени;
ﾷ длинное принятие решений.
Функциональная
Это структура более сложная, которая подходит относительно крупным компаниям. Внедрять подобное в маленькие организации нет смысла, а вот большим система принесет порядок и слаженную работу. Благодаря наличию ответственного лица за каждый из ведущих фирму вперед факторов легко понять, что делать дальше для достижения тех или иных высот. Это работает за счет профессионализма сотрудников, ведь зачастую это творческие люди с высшим образованием.
Плюсы:
ﾷ высокая квалификация сотрудников. Четкая иерархия, отдельное место для каждого;
ﾷ повышенное чувство ответственности. Если в прошлых системах неудачи можно было списать на общее поражение, то здесь сразу ясно, какой отдел выполнил работу некорректно и принес в предприятие убытки;
ﾷ скорость. Выполнение большого объема работы в минимальные сроки;
ﾷ каждый понимает важность своей роли, что мотивирует работать лучше, дабы не опуститься в глазах руководства;
ﾷ каждый выполняет свою функцию.
Минусы:
ﾷ абсолютная власть генерального директора. Директор по продажам может намного лучше знать, как действовать при падении статистики. Но последнее слово не за ним. Опять-же, если главный руководитель окажется некомпетентным, компания может обанкротиться или навсегда испортить свою репутацию;
ﾷ чем больше людей работает, тем сложнее генеральному директору отследить качество выполняемых ими задач, увидеть потенциал каждого;
ﾷ меньшая сплоченность коллектива. Из-за абсолютного разделения функционала люди могут даже не знать, что происходит у их коллег и чем они занимаются.
Дивизионная
Это очень удобная структура, позволяющая обеспечить максимальную эффективность. От прошлых заключается отличие в том, что самое главное здесь – реальные заказы, уже руководителю поступившие. Например, может временно предприятие не нуждаться в пиаре, из-за чего содержание целого отдела может быть немного нерентабельным. Безусловно, несколько человек, ответственных за формирование репутации, должны фигурировать, но, если идет речь о большом штабе – могут затраты превышать доходы.
Предусмотрена здесь продуктовая структура. Например, изготовить нужно определенный товар или выполнить действие. Для этого открывается отдел, после чего множество подразделений формируется, отвечающих за исследование, производство и раскрутку конкретного товара. Если новый продукт появляется, соответственно, создается новый отдел.
Положительные качества:
ﾷ неработающие или исчерпавшие себя отделы закрываются мгновенно. При такой системе работы держать нерентабельный раздел практически невозможно, ведь информация о его неактуальности всплывает практически сразу;
ﾷ каждый сотрудник понимает значимость его работы наглядно видит последствия в случае недобросовестного исполнения поставленных перед ним задач;
ﾷ быстрое принятие решений;
ﾷ вся работа будет выполнена в наилучшем качестве благодаря большому вниманию каждому этапу производства;
ﾷ предприятие работает максимально быстро и эффективно.
Отрицательные качества:
ﾷ большая конкуренция среди сотрудников, каждый хочет проявить себя. Важно смотреть, чтобы они не начали вредить и подставлять друг друга для выдвижения своей персоны на первый план;
ﾷ высокая стоимость содержания;
ﾷ неравномерное распределение средств. Все зависит от конкретного продукта и работы штаба.
Матричная
Это функциональная матрица, самый интересный способ. Большое количество отделов, директоров, здесь присутствует при этом каждая группа исполнителей над конкретным проектом работает.
Преимущества:
ﾷ постоянный состав, сотрудники не уволятся через две недели, выполнение поставленных задач предусматривает долгосрочную работу;
ﾷ у каждого проекта есть своя команда;
ﾷ каждый отдел имеет своего руководителя, все вопросы решаются в кратчайшие сроки;
ﾷ решения принимаются быстро и грамотно.
Недостатки:
ﾷ менеджер по проекту имеет ограниченную власть;
ﾷ возможна потеря контроля над сотрудниками из-за их обилия. В таких случаях важно немедленно предпринимать меры;
ﾷ невозможно применение в мелких компаниях.
4) Как грамотно управлять организационной структурой? Какой тип выбрать?
Важно правильно выбрать тип организационной системы для грамотного управления. Например, отлично подойдет маленькой компании линейная или линейно-штабная, а крупным – дивизионная или матричная.
Очень важно следить за общим порядком, не допускать розжига масштабных конфликтов. Следить нужно, чтобы все не перессорились и не пытались друг-другу навредить из-за конкуренции. Если практикуется подобное в коллективе – требуется немедленно исключить проблему путем применения санкций к соответствующим лицам. Важно с уважением относится к каждому сотруднику, даже если он отыгрывает максимально незначительную роль. В противном случае добиться можно апатии со стороны работников. Важно помнить, что все люди – люди, и относитесь к ним так, как вы хотели бы, чтобы относились к вам. Если взаимоотношения с командой строить на взаимопонимании и доверии, можно достичь действительно высоких результатов.
Основные элементы, которые влияют на формирование организационной структуры компании:
ﾷ управление (человек, группа людей, принимающих решения),
ﾷ правила работы,
ﾷ бизнес-процессы,
ﾷ формальное и неформальное распределение труда.
Построение организационной структуры с учетом всех особенностей сферы деятельности и конкретного предприятия помогает обеспечить результативность всех процессов. Эффективная модель управления и работы обеспечивает конкурентоспособность производимой продукции или оказываемых услуг, прибыльность бизнеса.
2. Организационная структура бизнеса и его эффективное развитие
Основными принципами группировки людей и процессов являются функциональность. Можно сгруппировать блоки структуры по функциям, знаниям и навыкам, профессиональным компетенциям. Или же разбить их с ориентировкой на рынок (отрасль, целевая аудитория, регион, продукты).
При определении структуры и взаимодействий между элементами учитываются стандарты процессов, нюансы взаимоотношений в реализации властных полномочий. Выстраиваются оптимальные потоки распоряжений, обратной информации и все действия увязываются с общими стратегическими задачами предприятия.
Для эффективной координации работы между подразделениями определяются стандарты рабочих процессов и результаты, процедуры согласования и контроля выполнения поставленных задач. Выполняется распределение обязанностей согласно квалификационным компетенциям сотрудников.
Наверняка ясно тем, кто работает на крупных предприятиях в административных подразделениях, что такое организационная структура. Отдельные компании даже презентуют их сотрудникам на welcome-тренингах. Постараемся разобраться, что это такое.
1) Определение понятия и для чего нужна оргструктура.
Определимся для начала с тем, что означают слова «организационная структура бизнеса».Это разделение предприятия на всевозможные департаменты, подразделения, цеха с целью обеспечения упорядоченного процесса управления экономическим объектом.
Подразумевает организационная структура бизнеса наличие четких взаимосвязей всех департаментов компании, а также обозначенное определение зон ответственности.
Для чего нужна
Призвана структура бизнеса предприятия обеспечивать развитие организации как целого. Ее наличие позволяет оперативно принять решение ответственному звену, зону ответственности определить и быстро передать информацию нужному структурному подразделению.
Организационная структура бизнеса компании – это не что-то статичное, она может достаточно часто меняться, адаптируясь к изменениям в экономике. Это связано с тем, что любой амбициозный руководитель стремится, чтобы его компания максимально продуктивно взаимодействовала с другими организациями, а сотрудники выполняли свои обязанности качественно.
2) Как видоизменяться может структура предприятия
Иерархическая структура собой представляет совокупность множества подразделений, таких как отдел продаж, производственный отдел, бухгалтерия, основная функция которых – обеспечение деятельности ресурсами.
Изменения структуры бизнеса может претерпевать в том случае, если для решения определенных задач по приказу руководителя создаются процессные подразделения, которые занимаются более частными вопросами. Например, сформироваться может группа менеджеров по продажам, которые работают по индивидуальным заказам. Такая организационная структура именуется матричной, или двухплечевой. Выглядеть она может следующим образом:
3) Подробнее о матричных структурах
При такой организации бизнеса процессные единицы берут в аренду ресурсы у основных подразделений в целях выполнения конкретных задач. Создаются группы из сотрудников для реализации подобных проектов, которые выделяются основными подразделениями. Объединенные в такие группы, работники, находятся в подчинении как у основного руководителя, так и у процессного.
Во избежание недоразумений между сотрудником и двумя руководителями заключается соглашение, на основании которого ресурсное подразделение ответственно за качество реализуемой работником задачи.
Организованная по матричному типу, структура бизнеса, имеет определенное преимущество: наличие четких требований у процессных структурных подразделений повышает эффективность работы ресурсной единицы.
Наиболее широко такой тип организации используется в проектных компаниях и там, где есть высокое разнообразие бизнес-процессов. Полезна такая структура также тем, что формирует рыночные отношения между подразделениями и сокращает численность руководителей высшего и среднего звена.
Пример успешной компании, в которой используется проектная структура по различным видам программных продуктов, -MicroSoft.
4) Классификация стратегий компании
Структуру бизнеса можно также классифицировать в зависимости от уровня, на котором принимаются стратегически важные решения.
Три вида стратегий принято выделять:
ﾷ корпоративная;
ﾷ деловая;
ﾷ функциональная.
Отметить стоит, что для достижения успеха все стратегии должны быть тесно взаимосвязаны и согласованы, а структурные подразделения – взаимодействовать между собой. Далее расскажем подробно о каждой из них.
1. Корпоративная стратегия
Это самый высокий уровень по этой классификации в рамках понятия «структура развития бизнеса». Корпоративная стратегия определяет общее направление развития компании, динамики в его сбытовой деятельности. Одна из наиважнейших целей корпоративной стратегии – определиться с направлением деятельности внутри компании и выявить, куда следует направить инвестиции.
На этом уровне решаются следующие вопросы:
1) о распределении ресурсов между структурными единицами;
2) об изменении структуры организации;
3) решение вопросов, связанных с объединением с внешними структурами.
2. Хозяйственная (конкурентная) стратегия
На данном уровне происходит разработка делового поведения организации, направленного на создание конкурентных преимуществ для конкретного товарного рынка. Определяется ценовая политика в рамках этой стратегии, решается, за счет чего будет одерживаться верх над конкурентами. На данном уровне происходит разработка бизнес-плана. В компаниях с одним видом деятельности корпоративная и конкурентная стратегии совпадают.
3. Функциональные стратегии
За их разработку несут ответственность структурные подразделения компании. За основу функциональной стратегии в обязательном порядке берутся корпоративная и хозяйственная. Она призвана обеспечить эффективное функционирование единицы в рамках деловой политики предприятия. Уместно здесь говорить о стратегиях финансового подразделения, отдела управления персоналом и маркетинга.
В частности, главной задачей производственного отдела может быть увеличение количества/качества выпускаемой продукции. Может быть финансовая стратегия направлена на увеличение прибыли и уменьшение издержек.
5) Стратегии развития бизнеса. Виды
На уровне корпоративной стратегии можно выделить четыре подхода к развитию компании. Рассмотрим их.
1. Ограниченный рост. Данную стратегию выбирают компании со стабильной технологией. Цели определяются в зависимости от того, что достигнуто на текущий момент и претерпевают коррективы, если меняются внешние условия. Это самый простой способ и наименее рискованный для реализации.
2. Рост. Наиболее успешно применяется в быстро развивающихся отраслях, где часто меняется технология. Здесь применяют метод сравнения показателей текущего периода по сравнению с предыдущим.
3. Сокращение. Для этой стратегии характерно определение целевых показателей ниже тех, что были достигнуты за прошлый период. Такой способ развития избирается наиболее редко и характерен для компаний, где прослеживается тенденция к снижению прибыли и отсутствуют эффективные решения для изменения ситуации.
В рамках данной стратегии выделяют:
1) ликвидацию (компания не способна далее вести дела);
2) получение максимально возможного дохода в ближайшей перспективе (бизнес может принести существенный доход при минимальных издержках);
3) сокращение (организация расстается с одним из направлений бизнеса/структурным подразделением).
4. Комбинированная стратегия. Характерна для крупного бизнеса (наличие нескольких отраслей) и может собой представлять сочетание любых трех стратегий.
6) Структура планирования малого бизнеса
Именно начинающие предприниматели очень часто теряют вложенные в развитие средства и прогорают. Это во многом связано с тем, что собственники этих проектов не уделяют должного внимания планированию.
Структура бизнес-планирования как небольшой, так и крупной компании, обязательно должна содержать следующие пункты:
1) резюме проекта, его описание;
2) сведения об участниках;
3) описание продукта либо услуги, которые будут представлены на рынке;
4) анализ рынка конкурентов;
5) план продаж, медиаплан;
6) финансирование;
7) анализ рисков.
Организационная структура компании – это состав, взаимодействие, соподчиненность и распределение функций по подразделения и работникам. Каждое предприятие формирует оргструктуру под свои конкретные задачи, учитывая перечень и стандарты основных бизнес-процессов. При создании организационной структуры учитывается классическая модель горизонтального разделения труда, с разбивкой всей работы на отдельные компоненты и увязкой их между собой. Построение эффективной оргструктуры необходимо для всех видов компаний, в том числе для малого бизнеса.
7) В чем польза детального планирования
Структура бизнеса, даже самого небольшого, нуждается в детальном планировании по ряду причин. Рассмотрим их.
1. Продуманный алгоритм действий и предварительный анализ ситуации помогут сохранить деньги и оценить рентабельность вашего проекта.
2. Планирование помогает сделать процесс развития бизнеса более предсказуемым, просчитать возможные трудности. Наличие готового алгоритма позволяет более корректно строить последующие прогнозы.
3. Высокая вероятность привлечения инвестиций: те, кто готов вкладывать деньги в развитие чужого бизнеса, разговаривают на языке цифр. Только расчет поможет подтвердить прибыльность проекта.
4. Составляя план, вы получаете инструмент для управления бизнесом.
Эффективность работы предприятия напрямую зависит от правильно выбранной и построенной организационной структуры. Нужно определить уровни управления, функциональную разбивку, процедуры взаимодействия между вертикальными и горизонтальными блоками. Хорошо выстроенная оргструктура позволяет эффективно выполнять бизнес-процессы, достигать поставленных целей, получать прибыль и развиваться.
Процесс проектирования организационной структуры сопровождается множеством подводных камней, однако он будет существенно упрощен, если соблюдать следующее основное правило: вовлекать минимальное количество уровней управления и формировать наиболее короткую цепь команд.
При выборе организационной структуры предприятия, которая бы в наибольшей степени отвечала целям бизнеса и учитывала конкретные условия его деятельности, важно провести тщательный анализ всех факторов, оказывающих влияние на бизнес.
Организационная схема выражает форму кооперации и разделения труда в руководящей сфере и активно воздействует на процесс функционирования компании.
Результативность управленческой структуры прямо пропорциональна эффективности ее воздействия на каждый объект управления и уровню результативности работы фирмы.
Вывод:
Структура предприятия определяется как совокупность функциональных областей и уровней управления, а также связей между ними. Структуры создаются для обеспечения координации работ по достижению целей (желаемого результата) предприятий.
Общие характеристики организационной структуры определяют ее назначение и включают конкретные возможности, определяющие способность структуры координировать работы и содействовать достижению ожидаемых результатов предприятия.
Проектирование организационной структуры осуществляется поэтапно: проводится разделение всех работ в соответствии с направлениями деятельности и задачами предприятия, определяются организационные полномочия на всех уровнях управления и устанавливается их соотношение, формализуются конкретные полномочия, ответственность и права на всех уровнях управления и обеспечивается формализация принятых решений по созданию организационной структуры.
Основными внутренними свойствами структуры являются: сложность, формализация и степень централизации (децентрализации) управления предприятием. С учетом выраженности этих свойств структуры подразделяются на бюрократические и органические (адаптивные).
На выбор организационной структуры влияют три группы факторов: внутренние, общие и специальные.
Необходимо отметить, что никакая структура управления не является наилучшей, так как у всех имеются достоинства и недостатки. Следовательно, структура управления должна периодически анализироваться в связи с успехами или неудачами предприятия на рынке и, в случае необходимости, перестраиваться в направлении ликвидации отдельных служб и создания других подобных, а также соответствовать изменениям организационной культуры предприятия в целом для достижения краткосрочных и долгосрочных целей.
Создавайте организационную структуру компании, выбирая свой тип управления, которая позволяет систематизировать работу подразделений, сделать её более эффективной!