Yandex Tracker работает с самыми разными HR‑процессами, среди которых — сбор заявок на наём персонала и откликов от соискателей, обучение и адаптация новичков, согласование планов и аттестация сотрудников, постановка задач и отправка уведомлений коллегам.
Сегодня мы поговорим о создании в Tracker очередей и их дополнительных настройках, а также подготовили несколько советов — следуйте им и вы сможете эффективно работать с кандидатами и сотрудниками компании.
Организуем работу сотрудников: очереди, воркфлоу и разграничение доступов
Чтобы управлять процессами, настройте очереди. Очередь — базовый инструмент для организации работы с задачами.
Совет № 1
Очередь в Tracker — это список задач одной тематики. Чтобы легко ориентироваться в очередях и быстро находить задачи, название очереди должно быть удобным и очевидным, например: «Заявки на подбор персонала», «Анкеты кандидатов», «Аттестация».
Пример очередей в Tracker
В Tracker есть шаблоны очередей, просто выберите подходящий.
Шаблоны очередей
Шаблоны содержат воркфлоу — жизненный цикл задачи, каждая из которых имеет серию статусов: «Открыт», «В работе», «Требуется информация», «Закрыт».
Совет № 2
Благодаря воркфлоу, который можно отредактировать под свои запросы, легко выстроить процесс согласования задач с коллегами. В статье Возможности визуального редактора процессов Yandex Tracker мы рассказывали, как с помощью визуального редактора воркфлоу можно создавать сценарии работы с задачами и алгоритмы их автоматизации.
Пример базового воркфлоу
Yandex Tracker для HR‑команд
Над каждой задачей могут работать несколько человек — нужно просто менять исполнителя или добавлять наблюдателей. Бывает, что требуется разграничить доступ к информации. Это настраивается в очереди, а также для каждого сотрудника можно создать персональную очередь. Также можно настроить рабочий процесс так, чтобы определённые задачи автоматически попадали в очередь к конкретному сотруднику.
Настройки доступа
Yandex Tracker
Подключаем Yandex Forms и собираем заявки от коллег
Очереди для приёма заявок на размещение вакансии и распределение задач по сотрудникам мы настроили. Перейдём к сбору различных заявок.
Предложите коллегам подавать заявки, например, на подбор персонала, через Yandex Forms, где предусмотрены вопросы для составления текста вакансии. Заявка сразу поступит в очередь к специалисту.
Анкету в Yandex Forms могут заполнить все, у кого есть ссылка и права доступа.
Чтобы создать форму, выберите в конструкторе шаблон.
Продумайте вопросы, подходящие для описания вакансии.
Примеры вопросов для описания вакансии
Настройте доступ только для сотрудников организации.
Выберите, кто сможет заполнять форму
Настройте интеграцию Yandex Forms с Yandex Tracker, чтобы анкеты попадали в определённую очередь — например, «Заявки на подбор персонала». Подробнее про интеграции формы вы можете прочитать в документации.
Отправьте коллегам ссылку на анкету. Когда они создадут заявку, в очереди «Заявки на подбор персонала» появится новая задача.
Пример созданной задачи
Шаблонов в Yandex Forms много, можно настроить подходящие для сбора заявок на все случаи: подбор персонала, обучение, отпуск, оформление больничного, командировку, перевод, увольнение. В итоге однотипные заявки будут храниться вместе, вам легко будет найти нужные и отслеживать статусы.
Совет № 3
Задачи из очереди можно разделить на группы: например, «Новые сотрудники» и «Ежегодное повышение квалификации» в очереди «Обучение». Удобно распределять очереди по сотрудникам HR‑отдела: так у вас будет ответственный за каждое направление.
Собираем отклики кандидатов
С помощью Yandex Forms можно собирать и отклики на вакансии. Создайте очередь для этого и настройте интеграцию с Yandex Forms. Все заявки из анкет будут попадать в очередь автоматически.
Совет № 4
Составьте воркфлоу, например: «Собеседование», «Тестовое», «Принят». Подходящие для вашей организации статусы помогут вести процесс согласования кандидата. Переводите задачу на коллегу, от которого ждёте решения по кандидату, и следите за сменой статуса в задаче.
Воркфлоу для обработки поданных заявок
Настройте Доску задач, где будете отслеживать появление заявок и статусы задач.
Если хотите, чтобы кандидату отправлялся автоматический ответ на заявку, подключите почтовый ящик к очереди.
Упрощаем процесс оформления и адаптации нового сотрудника
Работа с Tracker не прекращается после найма нового специалиста. С помощью инструмента можно вести и карточки сотрудников — просто создайте очередь для каждого нанятого специалиста. К очереди можно привязать задачи и хранить любые данные: сканы документов, доступы, список выданного оборудования, график отпусков, результаты аттестаций.
Чтобы ограничить доступ к конфиденциальной информации, дайте в настройках разрешение на просмотр и редактирование карточки, например, только специалисту по ведению личных дел.
Можно настроить автоматическое создание карточки, когда задача в очереди «Подбор персонала» будет в статусе «Принят». Для этого настройте триггер с помощью действия с типом «HTTP-запрос». Подобные триггеры создавайте для любых событий.
Можно добавить автоматическое формирование чек‑листа в задаче. Например, для статуса «Испытательный срок» — чек‑лист со списком документов о процессах в компании.
Ещё один пример триггера — завершение всех пунктов чек‑листа: статус задачи изменится, HR‑специалист получит уведомление.
Совет № 5
Чтобы отслеживать завершение испытательного срока, используйте автодействие. Его можно настроить для всех задач, где статус меняется на «Испытательный срок завершён». В результате ежедневного мониторинга система будет находить соответствующие задачи и отправлять сообщения руководителю для обратной связи, а HR‑специалисту — для информации.
Настройка автодействия
Yandex Forms
Проводим обучение и аттестацию
С помощью Yandex Forms можно собирать заявки на обучение, а воркфлоу поможет настроить в очередях процесс согласования заявок с руководством.
Совет № 6
Список курсов для обучения можно вести в задаче в одной из очередей в Tracker. Материалы для аттестации — на Yandex Wiki. Wiki — это база знаний организации.
Обратную связь от коллег тоже собирайте через Yandex Forms — выберите шаблон со шкалой оценки.
Какие ещё HR‑процессы можно автоматизировать в Yandex Tracker
В Tracker можно настроить автоматизацию всех процессов, в которых задействованы HR‑специалисты:
Настраивайте интеграцию Yandex Tracker с Yandex Forms и Yandex Wiki и вы сможете собирать обратную связь, оценивать качество взаимодействия со специалистами HR, а также организовать и автоматизировать кадровые процессы.
Узнайте больше о том, как работать HR‑специалистам с Yandex Tracker:
https://cloud.yandex.ru/ru/blog/posts/2023/11/tracker-for-hr