Дашборды для отчетов HR-отдела: примеры и аналитика

Для полноценного управления персоналом оперативно анализировать данные необходимо. Во-первых, это дает объективное понимание о процессах в компании, во-вторых, помогает вовремя заметить проблемы и быстро принять меры для их решения.

Когда все показатели представлены в традиционных таблицах, это становится непростой задачей, требующей времени и участия квалифицированных специалистов. Преимущество интерактивных информационных панелей заключается как раз в том, что они преподносят нужный массив данных в понятном виде, а визуализация помогает считывать главное за секунды.

Когда компания только начинает работу, для анализа и подведения итогов ей может быть вполне достаточно простых таблиц и нескольких слайдов. По мере роста и развития данных становится все больше, и о персонале — в том числе. Анализировать их вручную долго, трудозатратно и в целом очень сложно. В таких случаях бизнес и ищет более продвинутые возможности для получения, обработки и представления информации.

Отличий между этими вариантами сбора и анализа данных несколько, каждое из них влияет на скорость, а также на удобство их восприятия.

Рассмотрим ситуацию на примере. Руководитель запросил отчет по больничным за 2021 год. Работники HR-подразделения выгрузили показатели из учетной системы и подготовили 3 слайда: график с динамикой по месяцам, таблица с распределением дней больничных по подразделениям, а также гистограмма с ТОП-10 сотрудников по количеству дней болезни.

Отчет показали руководителю, но ему не хватило данных о динамике по каждому подразделению, а также о руководителях, отсутствовавших по болезни больше остальных. Чтобы показать и эту информацию, сотрудникам нужно добавить к отчету ещё несколько слайдов с новыми графиками и таблицами.

В случае с дашбордом все это можно разместить на одной интерактивной панели. Срезы для фильтрации данных по подразделениям и должностям позволят оперативно получить ответы на новые вопросы руководителя. Вот как это может выглядеть на другом примере, когда подразделение хочет анализировать лояльность сотрудников.

Как и любая другая, HR-отчетность показывает результаты выполненной работы. Это позволяет следить за эффективностью управления коллективом, вовремя замечать сложившиеся закономерности и в случае необходимости корректировать стратегию работы. Такие отчеты выполняют три главные функции.

1. Контрольная — для отслеживания результативности отдела. Например, чтобы видеть, как достигаются плановые показатели по исполнению бюджета, приему персонала и другим KPI.

2. Информационная — для понимания ситуации с человеческим ресурсом сейчас или в прошлые периоды. Например, о качественном и количественном составе работников, о периодичности больничных, о расходах на командировки и так далее.

3. Сигнальная — для оперативного выявления проблем и узких мест в работе отдела. Например, диаграммы с динамикой помогут быстро увидеть рост числа увольнений и принять меры, а сравнение результативности менеджеров позволит скорректировать расчет премиальных выплат.

Разработка интерактивной панели проходит по-разному в зависимости от инструмента и источников данных. Однако в любом случае процесс нужно выстраивать последовательно.

● Определить цель и вопросы, на которые будет отвечать отчет.
● Продумать список KPI и метрик для отображения показателей.
● Нарисовать эскиз с планом расположения элементов.
● Определить источники данных.
● Рассчитать показатели, прописать необходимые формулы.
● Разместить визуальные элементы на листе отчета.
● Добавить срезы для интерактивной фильтрации данных.

Можно создавать дашборд HR в Excel, при помощи BI-платформ или языков программирования. Главное, при выборе инструмента соотнести возможности: определить, есть ли нужное ПО в компании, достаточно ли компетенции специалистов, участвующих в подготовке, учесть сроки для решения задачи.

Размещая визуальные элементы на листе отчета, нужно придерживаться принципа от общего к частному. Любую информацию человек считывает сверху вниз и слева направо: именно по этому принципу следует располагать смысловые блоки на панели.

В верхней части — карточки с ключевыми показателями. Обычно их выводят одной цифрой, иногда добавляют цветные индикаторы для сравнения с планом или предыдущим периодом. Отчетность HR-отдела в этом блоке может содержать, например, количество работников, средний возраст и стаж в компании.

В середине дашборда размещают самые важные графики и диаграммы, которые доносят цель интерактивной панели. В отчете по движению персонала это может быть динамика приемов и увольнений. Если цель — анализ рекрутинга, ее хорошо проиллюстрирует воронка подбора.

В нижней части располагается детализация показателей, чаще всего для этого используют таблицы с раскрывающимися при клике подробностями вплоть до фамилий конкретных работников.

Также необходимо заранее продумать местоположение срезов. Если они будут фильтровать информацию на всем дашборде, лучше расположить их слева вдоль других информационных блоков. Если же срез работает только для конкретной визуализации, его стоит разместить прямо над ней.

Еще одно важное правило — давать понятное название как самому отчету, так и визуальным элементам. При изучении материалов у пользователя не должно возникать дополнительных вопросов.

Основа любого отчета — показатели результатов работы. Все они должны быть понятными и измеримыми. Эффективность отдела управления персоналом тоже определяется с помощью таких метрик: они позволяют оценить производительность, успешность, отношение сотрудников к компании и многое другое. Главное при выборе ключевых показателей — соотносить их с итоговыми целями бизнеса.

Все метрики можно разделить на 2 категории:

● стратегические — показывают, насколько результативность работников в целом и сотрудников отдела в частности влияет на достижение целей компании;
● оперативные — оценивают эффективность процессов внутри подразделений управления персоналом.

Список метрик разрабатывается отдельно для каждого направления деятельности.

● В подборе: сотрудников: средняя стоимость найма, скорость закрытия вакансии, эффективность каналов поиска.
● В обучении: стоимость на одного сотрудника, процент прошедших курсы и тренинги, среднее количество часов.
● В управлении талантами: распределение по эффективности и потенциалу, процент талантов от общей численности.
● В анализе увольнений: рейтинг причин ухода, процент нежелательной текучести персонала, увольнения в разрезе стажа сотрудников в компании.

Минимизация ручного труда позволяет экономить время. Часто при разработке дашборда около 80% ресурсов тратится на подготовку данных. В случае с HR-отчетами при оптимизации рутинных операций остается больше времени на аналитику и дизайн.

Какие действия можно автоматизировать?

1. Выгрузка из источников. Для формирования отчетности используют массивы из учетных систем (1C, SAP), файлы Excel и так далее. Современное ПО позволяет объединять таблицы в единую модель данных.

2. Обновление. Процесс автоматизируется с помощью прямого подключения к источникам: новая информация в исходниках сразу отображается в отчетах, созданных на их основе.

3. Очистка массива. Ошибки возникают обычно на этапе ручного ввода информации в учетные системы, файлы, таблицы. Например, это могут быть лишние пробелы в ФИО, номера телефонов в разном формате, дублирование, объединенные ячейки или даже буквы «е» и «ё» в полях, которые должны считываться как одинаковые. Это и многое другое мешает в дальнейшем объединять информацию из различных источников.

Решить проблему «грязных» данных можно при помощи встроенных инструментов BI-платформ, Power Query в Excel или алгоритмов, написанных на языках программирования.

Одна интерактивная панель заменяет сразу десятки статичных таблиц или слайдов. Любой показатель можно посмотреть в разрезах конкретных подразделений, должностей, за предыдущий квартал или позапрошлый год. Наглядное сравнение же помогает понять динамику изменения метрик, увидеть, какой из отделов или менеджеров лучше выполняет свою работу.

Несмотря на преимущества дашбордов, многие компании продолжают использовать в работе традиционные статичные отчеты. Это действительно может быть актуально, например, при разовых ad-hoc запросах: информация нужна здесь и сейчас, а настройка интерактивной панели требует времени. Или когда подпись на бумажном варианте отчета закрепляет ответственность за результат за определенным менеджером или руководителем.

Отчетность HR-отдела должна показывать, что происходит с персоналом компании сейчас и какими были показатели в прошлом. Для того чтобы дашборды помогали правильно воспринимать информацию, необходимо соблюдать определенные принципы.

1. Точность — неверные данные могут привести к ошибочным, а порой и критически провальным решениям.
2. Своевременность — зачастую информация имеет ценность только при попадании к руководителю вовремя.
3. Правильный выбор HR-метрик — для формирования его списка необходимо понимать, какие цели стоят перед компанией, а какие — перед отделом.

Понимание динамики численности, перетоков внутри компании, а также количества принятых сотрудников — одни из основных показателей для руководителей. Такой анализ можно проводить при помощи диаграммы о принятых и уволенных, а также наложенного на нее графика изменения численности. Если добавить этой визуализации интерактивности, мы сможем смотреть информацию в разрезе каждого подразделения компании.

Понять соотношение внутренних переводов и принятых извне сотрудников помогает матрица движения персонала. Она может выглядеть, например, так:

Рассмотрим на примере топ-менеджеров. На начало отчетного периода в этой категории числилось 14 человек (в последнем столбце). В самой матрице на пересечении должностей указано количество переводов: один топ-менеджер был переведен в категорию ниже, а трое уволены. В то же время 5 руководителей получили повышение, еще 4 топ-менеджера были приняты в компанию. Итого на конец отчетного периода их численность составила 19 человек — на 36% больше, чем на начало года.

Стоит отметить, что на интерактивной панели такая матрица уже выглядела бы иначе и не требовала бы пояснений.

Для того чтобы улучшить собственные навыки, полезно тренировать насмотренность. Анализ чужих работ покажет, какие способы используют разные специалисты для решения одной и той же задачи. Кроме того, это принесет новые идеи, научит отличать удачные решения от провальных да и просто разовьет кругозор.

Предлагаем ознакомиться с несколькими вариантами, созданными в Power BI: у каждого из них — своя цель и главная задача. При необходимости их можно использовать как шаблон оформления для собственных работ.

Современный бизнес чаще всего применяет многостраничные дашборды. Такой формат позволяет показать данные о каждом направлении деятельности на отдельной панели.

На главный HR-dashboard выносят общие показатели компании, чтобы руководитель, взглянув на отчет, составил четкое представление о текущей ситуации и понял, как идут дела с управлением персоналом.

Метрики и визуализации на картинке, конечно, не универсальны — это лишь один из примеров, как можно представить информацию на главной странице.

● В верхней части — карточки ключевых показателей: общее количество сотрудников, их средний возраст и время работы в компании.
● Кольцевая диаграмма показывает, что в числе сотрудников больше женщин, чем мужчин.
● Частотная диаграмма по возрасту дает понять: большая часть персонала — моложе 35 лет.
● Нижние визуализации отображают соотношение по образованию и по стажу работы в компании.

Фильтры слева помогают увидеть все эти данные по конкретному подразделению или должности.

HR-дашборд, пример которого вы видите ниже, показывает динамику приемов и увольнений, заполненности штатного расписания и дополнительно долю отсутствий по болезни (абсентеизм) работников.

При помощи такого отчета можно увидеть, что пришло больше человек, чем покинуло компанию (диаграмма слева вверху): это подтверждает растущая укомплектованность.

В правом нижнем углу — дополнительная информация о том, как меняется процент абсентеизма: это может пригодиться для корректировки данных об укомплектованности. Срезы работают как обычно — выбираем один из них и получаем отфильтрованные показатели по конкретному подразделению или должности.

Дашборд сделан на основании анкет, заполняемых работниками при увольнении. При помощи него можно увидеть «рейтинг» причин, по которым сотрудники покидают компанию.

Этот отчет сделан в Power BI, и визуальные элементы здесь могут выступать в качестве срезов. Например, при нажатии на любой филиал мы увидим, каким образом распределяются показатели в этом подразделении. Выделив причину увольнения, сможем проанализировать, как изменится процентное соотношение по стажу.

На каком этапе найма есть сложности, какие вакансии закрываются дольше, зависит ли это от рекрутера — в понимании этого помогают определенные отраслевые метрики.

Такой дашборд показывает средний срок закрытия вакансий по должностям, воронку подбора и распределение по рекрутерам увольнений на испытательном сроке.

1. Отсутствие ответов на вопросы, ради которых создавался продукт. Это можно считать главным недостатком аналитической панели. Причиной может быть непонимание или нечеткая постановка целей, а также неправильные показатели или визуализации. С последним поможет справиться шпаргалка для выбора диаграмм. Чтобы такой ошибки, необходимо четко проговаривать с заказчиком цели продукта.

2. Попытка уместить как можно больше информации. При таком подходе отчет может занять больше одного экрана или привести к уменьшению размера визуализаций. Но главная проблема — в том, что пользователю будет сложно уловить мысль среди множества графиков и диаграмм. Если заказчику действительно необходим большой объем данных, лучше создать несколько страниц.

3. Неточность. Основным качеством аналитика, который формирует дашборды для HR-отдела, должна быть внимательность. Важно помнить: некорректные значения могут приводить управленца к неверным решениям. Всегда необходимо сверять итоговые суммы с первоисточником. Причинами неточностей могут быть «грязные» данные, неверные формулы или сбой в программе.

4. Неправильный выбор цвета для общепринятых показателей усложняет считывание информации. Например, если отрицательные значения будут зелеными или в диаграмме распределения по гендеру женщины будут окрашены в синий, а мужчины в красный, это приведет к искажению восприятия.

HR-дашборд — что это? Интерактивный отчет, где при помощи графиков, диаграмм, таблиц и карточек размещены данные о персонале компании с возможностью видеть информацию в разрезе подразделений, должностей, а также за один или несколько периодов.

Резюмируем:

● Уже при создании макета необходимо придерживаться принципа сверху вниз, слева направо и от общего к частному. И следовать тому же при разработке.

● Автоматизация сокращает не только временные затраты на создание отчетности, но и количество ошибок.

● Метрик для анализа показателей эффективности отдела по управлению персоналом довольно много и нет необходимости использовать все. Основная задача — выбирать те, которые позволяют понять, выполняются ли цели подразделения и компании.

● Нужно очень внимательно относиться к точности данных. Перепроверять себя и при выявлении ошибок находить их, а лишь потом двигаться дальше.

● Насмотренность — важный навык HR-аналитика: дашборды, примеры которых есть в статье — это лишь возможные варианты предоставления информации.