● Интерактивная панель vs отчет: отличия
● Зачем анализировать данные по персоналу
● Инструкция по созданию HR-дашборда
● Как это работает: видео с примером
● Шаблоны интерактивных панелей
● Ошибки дашбордов для HR
Когда все показатели представлены в традиционных таблицах, это становится непростой задачей, требующей времени и участия квалифицированных специалистов. Преимущество интерактивных информационных панелей заключается как раз в том, что они преподносят нужный массив данных в понятном виде, а визуализация помогает считывать главное за секунды.
HR-отчет и HR-dashboard: в чем разница
Отличий между этими вариантами сбора и анализа данных несколько, каждое из них влияет на скорость, а также на удобство их восприятия.
Традиционный отчет | Дашборд |
---|---|
Статичная информация в таблицах или на слайдах. Иногда — с небольшим количеством диаграмм и графиков. | Интерактивная панель: клик по показателю фильтрует все данные на экране и выводит только нужное. |
Все представлено в больших таблицах, часто — на нескольких листах или даже в разных файлах. | Все нужные метрики, диаграммы для сравнения и отображения динамики умещаются на одном экране. |
Максимум информации в документе, дополнительные листы с детализацией. | Самые важные показатели, необходимые для принятия управленческих решений на основе данных. |
Требует времени на самостоятельную обработку и получение ответов на вопросы бизнеса. | Структурированная и наглядная информация представляет HR-отчетность в понятном виде. |
Большой объем ручного труда для сбора, обработки и обновления данных. | Автоматический сбор и обновление данных из подключенных источников. |
Отчет показали руководителю, но ему не хватило данных о динамике по каждому подразделению, а также о руководителях, отсутствовавших по болезни больше остальных. Чтобы показать и эту информацию, сотрудникам нужно добавить к отчету ещё несколько слайдов с новыми графиками и таблицами.
В случае с дашбордом все это можно разместить на одной интерактивной панели. Срезы для фильтрации данных по подразделениям и должностям позволят оперативно получить ответы на новые вопросы руководителя. Вот как это может выглядеть на другом примере, когда подразделение хочет анализировать лояльность сотрудников.
Зачем компании анализ данных по персоналу
1. Контрольная — для отслеживания результативности отдела. Например, чтобы видеть, как достигаются плановые показатели по исполнению бюджета, приему персонала и другим KPI.
2. Информационная — для понимания ситуации с человеческим ресурсом сейчас или в прошлые периоды. Например, о качественном и количественном составе работников, о периодичности больничных, о расходах на командировки и так далее.
3. Сигнальная — для оперативного выявления проблем и узких мест в работе отдела. Например, диаграммы с динамикой помогут быстро увидеть рост числа увольнений и принять меры, а сравнение результативности менеджеров позволит скорректировать расчет премиальных выплат.
Интерактивные отчеты, которые понравятся директору
![](https://optim.tildacdn.com/tild3661-3732-4033-a237-353431323638/-/resize/528x/-/format/webp/Frame_209.png)
Как создать HR-дашборд
● Определить цель и вопросы, на которые будет отвечать отчет.
● Продумать список KPI и метрик для отображения показателей.
● Нарисовать эскиз с планом расположения элементов.
● Определить источники данных.
● Рассчитать показатели, прописать необходимые формулы.
● Разместить визуальные элементы на листе отчета.
● Добавить срезы для интерактивной фильтрации данных.
Можно создавать дашборд HR в Excel, при помощи BI-платформ или языков программирования. Главное, при выборе инструмента соотнести возможности: определить, есть ли нужное ПО в компании, достаточно ли компетенции специалистов, участвующих в подготовке, учесть сроки для решения задачи.
Размещая визуальные элементы на листе отчета, нужно придерживаться принципа от общего к частному. Любую информацию человек считывает сверху вниз и слева направо: именно по этому принципу следует располагать смысловые блоки на панели.
![Шаблон](https://optim.tildacdn.com/tild3065-6539-4464-a439-623237353539/-/format/webp/photo.png)
В середине дашборда размещают самые важные графики и диаграммы, которые доносят цель интерактивной панели. В отчете по движению персонала это может быть динамика приемов и увольнений. Если цель — анализ рекрутинга, ее хорошо проиллюстрирует воронка подбора.
В нижней части располагается детализация показателей, чаще всего для этого используют таблицы с раскрывающимися при клике подробностями вплоть до фамилий конкретных работников.
Также необходимо заранее продумать местоположение срезов. Если они будут фильтровать информацию на всем дашборде, лучше расположить их слева вдоль других информационных блоков. Если же срез работает только для конкретной визуализации, его стоит разместить прямо над ней.
Еще одно важное правило — давать понятное название как самому отчету, так и визуальным элементам. При изучении материалов у пользователя не должно возникать дополнительных вопросов.
Система контроля для малого и среднего бизнеса. За месяц
![](https://optim.tildacdn.com/tild3661-3732-4033-a237-353431323638/-/resize/528x/-/format/webp/Frame_209.png)
Все метрики можно разделить на 2 категории:
● стратегические — показывают, насколько результативность работников в целом и сотрудников отдела в частности влияет на достижение целей компании;
● оперативные — оценивают эффективность процессов внутри подразделений управления персоналом.
Список метрик разрабатывается отдельно для каждого направления деятельности.
● В подборе: сотрудников: средняя стоимость найма, скорость закрытия вакансии, эффективность каналов поиска.
● В обучении: стоимость на одного сотрудника, процент прошедших курсы и тренинги, среднее количество часов.
● В управлении талантами: распределение по эффективности и потенциалу, процент талантов от общей численности.
● В анализе увольнений: рейтинг причин ухода, процент нежелательной текучести персонала, увольнения в разрезе стажа сотрудников в компании.
Какие действия можно автоматизировать?
1. Выгрузка из источников. Для формирования отчетности используют массивы из учетных систем (1C, SAP), файлы Excel и так далее. Современное ПО позволяет объединять таблицы в единую модель данных.
2. Обновление. Процесс автоматизируется с помощью прямого подключения к источникам: новая информация в исходниках сразу отображается в отчетах, созданных на их основе.
3. Очистка массива. Ошибки возникают обычно на этапе ручного ввода информации в учетные системы, файлы, таблицы. Например, это могут быть лишние пробелы в ФИО, номера телефонов в разном формате, дублирование, объединенные ячейки или даже буквы «е» и «ё» в полях, которые должны считываться как одинаковые. Это и многое другое мешает в дальнейшем объединять информацию из различных источников.
Решить проблему «грязных» данных можно при помощи встроенных инструментов BI-платформ, Power Query в Excel или алгоритмов, написанных на языках программирования.
Навыки для простой и быстрой работы с данными
![](https://optim.tildacdn.com/tild3661-3732-4033-a237-353431323638/-/resize/528x/-/format/webp/Frame_209.png)
1. Точность — неверные данные могут привести к ошибочным, а порой и критически провальным решениям.
2. Своевременность — зачастую информация имеет ценность только при попадании к руководителю вовремя.
3. Правильный выбор HR-метрик — для формирования его списка необходимо понимать, какие цели стоят перед компанией, а какие — перед отделом.
![График](https://optim.tildacdn.com/tild6266-3239-4666-a365-346339616163/-/format/webp/photo.png)
![Таблица](https://optim.tildacdn.com/tild3730-6135-4639-b634-666132333061/-/format/webp/photo.png)
Стоит отметить, что на интерактивной панели такая матрица уже выглядела бы иначе и не требовала бы пояснений.
Шаблоны HR-дашбордов
Предлагаем ознакомиться с несколькими вариантами, созданными в Power BI: у каждого из них — своя цель и главная задача. При необходимости их можно использовать как шаблон оформления для собственных работ.
На главный HR-dashboard выносят общие показатели компании, чтобы руководитель, взглянув на отчет, составил четкое представление о текущей ситуации и понял, как идут дела с управлением персоналом.
![Аналитика](https://optim.tildacdn.com/tild6534-3239-4530-a638-646665336338/-/format/webp/photo.png)
● В верхней части — карточки ключевых показателей: общее количество сотрудников, их средний возраст и время работы в компании.
● Кольцевая диаграмма показывает, что в числе сотрудников больше женщин, чем мужчин.
● Частотная диаграмма по возрасту дает понять: большая часть персонала — моложе 35 лет.
● Нижние визуализации отображают соотношение по образованию и по стажу работы в компании.
Фильтры слева помогают увидеть все эти данные по конкретному подразделению или должности.
![Показатели](https://optim.tildacdn.com/tild3161-3362-4265-a531-653034366335/-/format/webp/photo.png)
В правом нижнем углу — дополнительная информация о том, как меняется процент абсентеизма: это может пригодиться для корректировки данных об укомплектованности. Срезы работают как обычно — выбираем один из них и получаем отфильтрованные показатели по конкретному подразделению или должности.
![Опрос](https://optim.tildacdn.com/tild3135-3362-4066-a264-336231393065/-/format/webp/photo.png)
![Статистика](https://optim.tildacdn.com/tild3130-3034-4638-b961-333863626237/-/format/webp/photo.png)
Ошибки в HR-отчетности
2. Попытка уместить как можно больше информации. При таком подходе отчет может занять больше одного экрана или привести к уменьшению размера визуализаций. Но главная проблема — в том, что пользователю будет сложно уловить мысль среди множества графиков и диаграмм. Если заказчику действительно необходим большой объем данных, лучше создать несколько страниц.
3. Неточность. Основным качеством аналитика, который формирует дашборды для HR-отдела, должна быть внимательность. Важно помнить: некорректные значения могут приводить управленца к неверным решениям. Всегда необходимо сверять итоговые суммы с первоисточником. Причинами неточностей могут быть «грязные» данные, неверные формулы или сбой в программе.
4. Неправильный выбор цвета для общепринятых показателей усложняет считывание информации. Например, если отрицательные значения будут зелеными или в диаграмме распределения по гендеру женщины будут окрашены в синий, а мужчины в красный, это приведет к искажению восприятия.
Подведем итоги
Резюмируем:
● Уже при создании макета необходимо придерживаться принципа сверху вниз, слева направо и от общего к частному. И следовать тому же при разработке.
● Автоматизация сокращает не только временные затраты на создание отчетности, но и количество ошибок.
● Метрик для анализа показателей эффективности отдела по управлению персоналом довольно много и нет необходимости использовать все. Основная задача — выбирать те, которые позволяют понять, выполняются ли цели подразделения и компании.
● Нужно очень внимательно относиться к точности данных. Перепроверять себя и при выявлении ошибок находить их, а лишь потом двигаться дальше.
● Насмотренность — важный навык HR-аналитика: дашборды, примеры которых есть в статье — это лишь возможные варианты предоставления информации.