Как составить стратегию внутренней коммуникации.

Вам нужно составить стратегию коммуникации компании? Хотите узнать из чего должна состоять HR стратегия коммуникаций? В этой статье мы расскажем об основе коммуникационной стратегии, 3 главных моментах, а также поделимся чек-листом для составления собственной стратегии.

HR стратегия – важный документ, на котором основана деятельность HR отдела любой крупной компании. Она состоит из трех основных частей: плана по набору персонала, распределения задач внутри действующих команд и плана по мотивации и вовлечению сотрудников (в том числе еще не нанятых). Часто третью часть, мотивацию, могут упрощать, не придавая ей большого значения. В некоторых компаниях она представляет собой просто план премий, но на самом деле мотивация и вовлеченность персонала — важнейшие метрики, на которые можно влиять, не затрачивая больших денег на выплаты сотрудникам. О таких способах мотивации мы рассказали в нашей статье.

Чтобы эффективно управлять вовлеченностью персонала вам необходима коммуникационная стратегия, которая позволит определить ожидаемый эффект от работы специалистов по внутренним коммуникациям и добиться наилучшего результата. Кроме того наличие корпоративной стратегии позволяет эффективно развивать HR бренд компании и корпоративную культуру.

Стратегия внутренней коммуникации должна определять инструменты коммуникации, типы контента и контент-план, отслеживаемые метрики и инструменты для их измерения. Давайте разберемся подробнее:

В организациях работают три типа сотрудников: офисные, удаленные и полевые. У каждого из типов есть особенности, которые нужно учитывать при выборе инструментов. Офисные и удаленные сотрудники имеют постоянный доступ к компьютерам, но также они окружены отвлекающими факторами, из-за которых сообщения от компании через стандартные каналы (почта и корпоративный портал) могут быть менее эффективными. Письма и объявления на портале, состоящие из «сухого» текста, не могут заинтересовать современных сотрудников, уже привыкших к соцсетям, а значит они не будут их читать. Мы рекомендуем использовать более яркие и вовлекающие форматы, которые обеспечат больший охват и повысят общую информированность.

Для коммуникации с полевыми сотрудниками (работники на производстве, в магазинах и торговые представители) необходимо использовать корпоративное ТВ в местах отдыха и проходных зонах, а также форматы, которые подходят для потребления на смартфоне. Вы значительно облегчите задачу и повысите эффективность специалистов по коммуникации если подберете универсальный инструмент, работающий на разных типах устройств и не требующий двойной работы по созданию и распространению контента для разных типов сотрудников.

Даже самый эффективный инструмент для коммуникации не принесет результата без вовлекающего контента и регулярных постов. Поэтому очень важно выписать все возможные форматы контента, которыми вы можете делиться с сотрудниками. Вот несколько идей:

• Подборка новостей компании: новые клиенты и продукты, победы в конкурсах, выполнение планов, улучшения продуктов, упоминания в СМИ
• Информация о мероприятиях: отчеты с корпоративов и обучающих встреч, благотворительность, конференции, дни информирования
• Обращения руководителей: встречи с сотрудниками, видео или текстовые сообщения, фокусы компании на квартал
• Обучающий контент: полезные материалы для изучения, обучение корпоративной культуре, история компании, информация о продуктах компании
• Информация о программах поощрения: новые возможности для обучения, корпоративные скидки, новости от команды C&B
• Опросы и сбор обратной связи: о рабочем процессе, о качестве рабочей среды, об отношении к внутренней коммуникации, о программе поощрения

Контент-план важен для эффективности выпускаемого материала, отдел коммуникаций будет понимать какой контент нужно подготовить, а работникам не будут наскучивать одни и те же новости. Старайтесь по максимуму разнообразить контент, которым делитесь с сотрудниками, но также не забывайте регулярно собирать обратную связь, чтобы знать, что интересно самим работникам. Также можно задуматься о персонализации – дать возможность выбора на какой контент подписываться или отписаться от неинтересной информации.

Метрики, которые вам стоит отслеживать, могут отличаться в зависимости от специфики компании и состава работников. Например, в организации без большого количества филиалов и с офисными работниками имеет смысл отслеживать уровень участия в корпоративных мероприятиях. Но есть универсальные метрики, за которыми следить важнее всего:

Вовлеченность – уровень заинтересованности персонала в результатах своей работы и в успехе организации. Эту метрику можно измерить с помощью опроса для оценки вовлеченности. Чем выше будет средний результат опроса, тем выше заинтересованность сотрудников в успехе компании. Вовлеченность – это не только HR, но и бизнес метрика, которая влияет на такие бизнес показатели как прибыльность компании, текучесть кадров и продуктивность работников.

Процент прохождения опросов – ключевая метрика для эффективной работы HR отдела. Все важные решения относительно сотрудников необходимо принимать на основании результатов опросов и перед такими решениями вы должны задавать вопрос «решает ли это проблемы, с которыми сталкивается персонал компании?» Чтобы всегда давать на этот вопрос четкий ответ, вы должны регулярно проводить опросы сотрудников и следить, чтобы процент их прохождения был достаточно высоким. Нет «нормального» процента прохождения, но как только вы начнете отслеживать эту метрику, вы сможете отталкиваться от прошлых результатов и знать куда расти.

Процент посещения корпоративного портала. Крупные компании и государственные учреждения вкладывают большие ресурсы в развитие корпоративного портала и ставят перед HR отделами KPI по повышению посещаемости интранета. Даже если перед вами пока нет таких задач, развитие корп портала стоит рассмотреть как один из приоритетов. Именно на портале сотрудники должны получать самую актуальную и достоверную информацию о работе организации, но часто из-за неудобного интерфейса или плохо подготовленного контента работники просто туда не заходят. За этой метрикой можно и нужно следить, так как качественный корпоративный портал может оказывать влияние на вовлеченность сотрудников.