Управленческий учет — это система данных о деятельности бизнеса, которая дает возможность владельцам принимать решения на основе фактов и цифр. Управленческий учет помогает ответить на следующие вопросы:
- где деньги компании;
- что приносит ей выручку и прибыль;
- из чего складываются убытки;
- какую цену установить и какую максимальную скидку можно дать клиентам;
- сколько товаров и материалов должно быть на складе;
- сколько компания должна контрагентам, а сколько должны они;
- как бизнес может заработать больше и др.
Почему управленческий учет важен для новичков в бизнесе
Давайте рассмотрим несколько ситуаций, с которыми могут столкнуться начинающие компании.
Ситуация 1
Молодые предприниматели часто начинают бизнес, не слишком задумываясь о перспективах. Например, Сергей закупает товары у поставщика, продает их покупателям и получает с этого прибыль. Вроде бы все хорошо: товары продаются, денег хватает, получилось накопить на новую машину и поездку на море.
Когда Сергей вернулся из отпуска, оказалось, что один из покупателей задержал оплату и денег на новую партию товаров нет. Что делать? Брать кредит в банке — невыгодно, процент высокий. Продавать новенький автомобиль — жалко, ведь это была давняя мечта. Просить отсрочку у поставщика — возможно, но нет уверенности, что тот согласится.
Подобных ситуаций можно избежать, если начать вести управленческий учет еще на старте. В этом случае поможет платежный календарь. Если Сергей заранее составит план на месяц, то будет точно знать, кому, когда и сколько платить. А еще платежный календарь позволяет контролировать, сколько Сергею должны контрагенты. Если по плану клиент уже должен был перевести деньги, но до сих пор этого не сделал, можно вовремя принять меры.
Ситуация 2
Полгода назад Роман заказал трендовый товар, который в последние месяцы практически перестал продаваться. Чтобы избавиться от него и освободить склад, предприниматель решает установить скидку 70%. И акция действительно работает — через пару недель весь залежавшийся товар распродан. На вырученные деньги Роман оплачивает аренду магазина и склада, закупает партию нового товара.
А когда пришло время выплачивать зарплаты сотрудникам, предприниматель вдруг понял, что денег ему не хватает. Из-за большой скидки Роман не заработал достаточно прибыли и расплатиться с сотрудниками ему теперь нечем. В итоге он задерживает зарплаты и получает штраф от трудовой инспекции.
Перед проведением акции необходимо было рассчитать максимально возможную скидку, при которой предприниматель получил бы достаточно прибыли, чтобы оплатить все текущие расходы.
Ситуация 3
Анна открыла компанию совсем недавно, но уже смогла добиться успеха и хочет расширить дело. Предпринимательница открывает еще один магазин в соседнем районе и привозит туда товары, которые лучше всего продавались в первой торговой точке. Проходит месяц, два, три — а прибыль почему-то стоит на месте, хотя Анна рассчитывала увеличить ее вдвое.
Причин, по которым прибыль не увеличивается, может быть несколько. Во-первых, самые популярные товары могут быть нерентабельными — то есть приносить мало прибыли. Во-вторых, в новом районе может не оказаться нужной целевой аудитории. Например, в магазин Анны в центре города ходят молодые люди с достатком выше среднего, а на окраине живут в основном пенсионеры и молодые семьи, у который нет лишних денег. Из-за этого спрос в выбранном районе ниже, а значит, и количество продаж меньше. В-третьих, Анна могла просто не дать рекламу, понадеявшись на популярность своего первого магазина.
Управленческий учет дает детальную информацию о работе бизнеса и помогает:
- анализировать текущее состояние всей компании и работу конкретных отделов;
- разрабатывать стратегию развития, краткосрочную и долгосрочную;
- контролировать исполнение плана и определять причины расхождений;
- улучшать производство, продажи, маркетинг, логистику, ценообразование;
- управлять денежными потоками;
- искать точки роста.
Как правильно вести управленческий учет
Важно понимать, что управленческий учет не равен бухгалтерскому. Бухгалтерский учет строго регламентирован, управленческий — нет. При ведении управленческого учета каждый бизнес самостоятельно решает, какие процессы ему контролировать, какие данные для этого нужны и в какой форме их учитывать.
Бухгалтеры работают с фактическими цифрами, которые практически никак не влияют на работу компании и ее развитие. Например, вы сможете увидеть, что упала выручка, но почему это произошло из бухгалтерских отчетов не понять. В управленческих отчетах видно, какие расходы увеличились или какие товары стали хуже продаваться.
Как правило, на старте бизнеса управленческий учет ведут в блокноте или нескольких таблицах Excel. Но такой учет имеет свои недостатки. Например, все данные нужно вводить вручную — это занимает много времени и может привести к случайным ошибкам. Поэтому, если вы планируете развивать и расширять свое дело, то лучше сразу начинать вести учет в автоматизированной программе для управленческого учета.
Вариантов подобного софта на рынке немало, в этой статье будет рассмотрено ведение управленческого учета на примере облачной системы складского, оперативного и финансового учета Большая Птица 2.0.
Чтобы автоматизировать ведение управленческого учета необходимо:
1. Завести каталог — список товаров или услуг со всеми характеристиками. Количество характеристик может быть любым. Вы сами решаете, что для вас важно: артикул, материал, цвет, размер, производитель, страна изготовления и т.п. Например, так может выглядеть каталог в зоомагазине:
Каталог в Большой Птице 2.0 отражает общий список товаров и их количество на складах. Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
В системе каждый товар также имеет свою карточку с подробным описанием — его можно настроить по своему усмотрению.
Карточка товара в Большой Птице 2.0
2. Следить за движением материальных запасов. Поставщики привозят вам товар, вы принимаете их на склад, часть перемещаете в торговый зал, продаете, резервируете — все это необходимо отслеживать, чтобы понимать, сколько товаров вы продаете, сколько остается, в какие периоды количество продаж растет. Эти данные помогут вам отслеживать сезонность спроса, заказывать нужное количество товаров у поставщиков, решать, стоит ли дать клиентам скидку или лучше, наоборот, увеличить цену.
Отчет «Движение материальных запасов» в Большой Птице 2.0
3. Учитывать взаиморасчеты с контрагентами. Важно вовремя рассчитываться с поставщиками и отгружать заказы покупателям, чтобы у вас не образовывалось долгов, а ваша репутация не пострадала. Но и за добросовестностью контрагентов тоже нужно следить, иначе у вас может встать производство или вам нечего будет продавать.
В Большой Птице 2.0 предусмотрено несколько отчетов, которые помогают контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности: «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с покупателями», «Расчеты с частными лицами».
Отчет «Расчеты с покупателями» в Большой Птице 2.0
4. Отслеживать движение денежных средств. Важно понимать, откуда поступают деньги в компанию, на что они расходуются и в каком количестве. Лучше всего в этом помогает отчет о движении денежных средств — он же ДДС. Поступления и выбытия денег в нем можно проанализировать по статьям, контрагентам, типу денег. Эти данные позволяют определить, насколько грамотно владелец бизнеса управляет деньгами.
Отчет «Движение денежных средств» в Большой Птице 2.0
5. Анализировать продажи. То, что вы продали 100 товаров, еще ничего не значит. Важно, как этот факт отразился на бизнесе. Поэтому, кроме количества продаж, нужно учитывать выручку и прибыль, которые вы получили, рентабельность, себестоимость, количество возвратов. Так вы сможете определить, какие товары приносят вам больше всего денег, какие стоит убрать из ассортимента, на какие стоит повысить цену, а какие стоит распродать.
Получить эти данные легко, если вы ведете учет в Большой Птице 2.0 — они автоматически рассчитываются и отражаются в отчете «Общие продажи».
Отчет «Общие продажи» в Большой Птице 2.0
6. Анализировать финансовые показатели. Для активно развивающихся компаний важны такие показатели как выручка, прибыль, себестоимость товаров и услуг, уровень расходов. Эти данные позволяют оценивать динамику развития и определять, на каком этапе что-то идет не так.
Проще всего оценить прибыльность бизнеса по отчету о финансовых результатах. В нем отражается выручка, разные виды прибыли, статьи затрат за разные периоды — их можно сравнить между собой.
«Отчет о финансовых результатах» в Большой Птице 2.0
Важно: цифры в отчете о финансовых результатах не всегда совпадают с реальным положением дел. Например, вы видите, что прибыль равна 100 тыс. рублей, но на счету этих денег почему-то нет. Это нормальная ситуация, волноваться не стоит. Дело в том, что все доходы и расходы в отчете о финансовых результатах учитываются в момент совершения операции. Если вы продали товар, но дали покупателю отсрочку по оплате, то в отчете это отразится как доход, а деньги появятся на счету позднее. По этой причине отчет о финансовых результатах обычно анализируют вместе с отчетом о движении денежных средств.
7. Вести документооборот. Все сделки, которые вы заключаете с контрагентами, должны быть задокументированы. Во-первых, так вы минимизируете риск, что кто-то из ваших партнеров окажется обманщиком и не выполнит свои обязательства перед вами. Во-вторых, так вам будет легче анализировать показатели бизнеса — под рукой будут данные, на которые вы сможете опираться при составлении отчетов.
В Большой Птице 2.0 есть стандартные формы документов. Плюс в том, что вам не нужно каждый раз заполнять данные о фирмах и товарах, так как они заполняются автоматически. Например, когда вы принимаете товар на склад, вы сразу можете распечатать приходную накладную — список товаров, информация о поставщике и покупателе заполнятся на основании данных, которые вы вводили при создании справочников материальных запасов и контрагентов.
Выводы
Основная цель управленческого учета — дать руководителям максимум сведений для принятия грамотных управленческих решений. Чтобы держать бизнес под контролем, необходимо грамотно составить номенклатуру, следить за движением денежных средств и материальных запасов, контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженности, вести документооборот и анализировать такие показатели, как количество продаж, рентабельность, себестоимость, выручка, прибыль, расходы и доходы.
Современный управленческий учет предполагает использование специализированных программ, которые помогают регистрировать все операции, происходящие в компании, и отслеживать ключевые финансовые показатели. Например, в облачной системе ведения управленческого учета Большая Птица 2.0 можно учитывать все операции от составления заказа поставщику до продажи товара или оказания услуги клиенту, а также следить за движением товаров, денег и динамикой развития компании.