Одержимость продуктивностью: советы основателя проекта Asana

Если количество часов в сутках все-таки прибавится, это еще не даст гарантий, что всем сразу на все хватит времени. Чтобы успевать больше, для начала достаточно следить за своим питанием и физической формой, дружить с коллегами и запомнить наконец горячие клавиши на клавиатуре, считает сооснователь проекта Asana Джастин Розенштейн. Он рассказал порталу Quora, как экономить время и силы и при этом добиваться впечатляющего результата, а «Теории и практики» перевели его рекомендации.

Джастин Розенштейн

Долгое время я был одержим идеей продуктивности. Работая главным инженером в Facebook, я создал инструмент для повышения эффективности сотрудников, который используется до сих пор. А в 2009 году я стал сооснователем проекта Asana, чтобы помогать таким компаниям, как Uber, IDEO и TED, становиться продуктивнее и делать важные дела вместе. Вот советы, которые я считаю важными для творческого процесса. Каждый из них призван оптимизировать одну из трех областей: это ваше окружение, ваш мозг и ваша работа.

Выключите все, что вас отвлекает. Вердикт однозначен: многозадачность заставляет людей чувствовать себя более продуктивными, но исследования показывают, что она, наоборот, препятствует эффективности. Искушение лишний раз проверить почту слишком сильно. Но часто отвлекаясь, мы становимся глупее, а чтобы вернуться к делу, требуется больше времени, чем кажется. Поэтому, когда нужно сконцентрироваться:

— Переведите телефон в режим «Не беспокоить».

— Закройте все окна браузера, которые напрямую не связаны с текущим заданием.

— Если вы пишете письма по работе, включите режим, когда вы не видите входящих сообщений. Например, вы можете настроить фильтр в Gmail.

— Выключите push-уведомления о почте на компьютере.

— Выйдите из всех чатов и мессенджеров.

Найдите оптимальное рабочее время. Если день постоянно прерывается встречами, очень сложно попасть в поток, то есть поймать состояние, когда можно поимпровизировать и углубиться в сложные задания.

— Добавьте в свой календарь трехчасовые «встречи», на которых вы — единственный приглашенный. Тогда ваши коллеги будут планировать свой день, отталкиваясь от этого забронированного времени, и вы сможете не отвлекаться в ходе работы.

— Если есть такая возможность, пусть ваша компания выделит один день в неделю, когда не проводится никаких встреч. В «Асане» у нас практикуется «Среда без встреч».

— Отслеживайте, какое время суток подходит вам больше для разных дел. Оставляйте самую сложную работу на свое «время супермена». Как я выяснил, мое — с 10 утра до полудня.

Совершенствуйте свои инструменты. Если вы целый день сидите за компьютером, каждый раз, когда вы тянетесь за мышкой, процесс работы несколько замедляется и вы теряете плодотворное время. Вам нужно взаимодействовать с компьютером с той же скоростью, с которой вы мыслите. Для этого нужно выучить клавиши быстрого доступа к тем функциям, которые вам нужны чаще всего.

Одна из моих любимых книг на эту тему — это «Жизнь на полной мощности. Управление энергией — ключ к высокой эффективности, здоровью и счастью» Тони Шварца. Даже само название уже служит убедительным напоминанием.

Регулярно делайте перерывы. Здравый смысл подсказывает нам, что чем больше мы работаем, тем больше работы выполняем. Но это неправда. Люди не роботы. Нашему мозгу нужно время на подзарядку. Исследователи предполагают, что делать 15-минутные перерывы каждые 1,5 часа — это золотое правило, которое помогает достигать большего, делая меньше.

Медитируйте.

Позаботьтесь о своем теле.

— Пейте воду. Утром я ставлю пять стаканов воды на стол. К концу дня я выпиваю все. Их можно рассматривать как надежный индикатор прогресса.

— Хорошо питайтесь. Перенасыщенный углеводами ланч часто пагубно влияет на работоспособность.

— Упражняйтесь. Кардиотренировки минимум дважды в неделю повышают продуктивность.

— Устраивайте разгрузочные дни. От раза в месяц до раза в неделю.

— В общем, убедитесь, что вы тратите свое свободное время на заботу о здоровье, чтобы потом можно было полностью отдаться работе.

Боритесь с прокрастинацией, преодолевая дискомфорт. Я прокрастинируюне потому, что я ленивый; я прокрастинирую, потому что моя первоочередная задача меня слегка (или не слегка) беспокоит. Когда это происходит, вы должны:

— Быть честными по поводу того, что вас тревожит. Развернуто, с чувством распишите первопричину неудобства или обсудите ее с другом. Почему она вас пугает?

— Определите один несложный шаг, который вы сделаете следующим.

— Если у вас нет сил посмотреть страху в лицо прямо сейчас, то хотя бы выполните задачу, которая идет второй в вашем списке дел, вместо того чтобы переключаться на фейсбук. Успешный профессор Стэнфордского университета Джон Перри называет это «структурированной прокрастинацией» и связывает большую часть своего успеха именно с ней.

Составьте четкий план. Непродуктивность часто проистекает из отсутствия приоритетов. То есть когда неясно, что вам в сущности надо сделать, чтобы достичь цели, и что для вас является первоочередным.

— Не делайте ничего, пока следующие шаги вам на 100% не понятны и не одобрены всей вашей командой.

— Начните с обоснования: какова наша цель? Почему мы хотим достичь ее? Какие шаги нам потребуются? Кто отвечает за каждый шаг? В каком порядке их необходимо делать?

Подружитесь с коллегами. Некоторые любят действовать в одиночку, но мне кажется, что это усложняет решение трудных задач. К тому же мы чаще отвлекаемся, когда работаем без компаньонов.

— Найдите члена команды, который будет рад сотрудничеству. Некоторые дела, которые заняли бы у меня два дня, с правильным напарником можно закончить за два часа. «Парное программирование» — частое явление в разработке программного обеспечения, но этот принцип подходит и для других сфер.

— С другой стороны, вы можете поговорить с собой, открыв текстовый редактор или дневник: начните задавать себе важные вопросы и пишите на них ответы. У меня бывали длинные, стратегически важные и продуктивные диалоги с моим компьютером: я просто выписывал вопросы и отвечал на них в свободном порядке.

Прилюдно обозначьте свой дедлайн. Такое ограничение добавит давления, что пойдет вам на пользу. Если у важной задачи нет дедлайна как такового, я уверенно говорю: «Я отошлю вам копию вечером в пятницу». Теперь я не хочу выглядеть нелепо в глазах моих коллег, поэтому я, естественно, удостоверюсь лишний раз, что все готово к пятнице.

Используйте программы для наблюдения за своей работой. Неудивительно, что я считаю «Асану» лучшим приложением для этой цели. Оно не только отслеживает ваш список заданий, но и управляет потоком работы всей команды, так что вам не нужно проводить бесконечные встречи, чтобы достигнуть взаимопонимания. И оно хранит разговоры так же, как и работу, так что вам не надо постоянно копаться в электронных письмах, чтобы получить нужную информацию.

Выделяйте время на размышления. Оставляйте несколько минут в конце каждого дня, чтобы подумать, что прошло хорошо, а что — не очень. Можете ли вы что-то улучшить в процессе работы в следующий раз? Если бы каждый день вы могли становиться на 1% эффективнее, то за год ваша эффективность выросла бы в 15 раз.