Адаптация нового сотрудника

Один из способов борьбы с «текучкой кадров» в компании — подготовка грамотной корпоративной системы адаптации новых сотрудников. В новой статье приводится множество полезных примеров и решений, которые помогут новому работнику преодолеть адаптационный период эффективно. Среди них — составление особой программы введения в должность, назначение куратора по адаптации и много другое.

Итак, к вам пришел на работу новый сотрудник. Вы его (или их) выбрали среди всех остальных, но что же дальше?

А дальше начинается процесс, который, по сути, может сократить текучку кадров, — это процесс адаптации. Часто именно этот этап работы очень недооценивается в компании, особенно это относится к малому и среднему бизнесу, так как в больших компаниях есть службы, отвечающие за найм и адаптацию персонала, но даже в них не происходит все гладко.

Для любого человека перемены — это стресс, и новая работа не исключение.

Он должен привыкнуть к новым правилам игры в новой компании, познакомиться и привыкнуть к новому коллективу, узнать правила, по которым живет компания. И для того, чтобы новый сотрудник быстрее влился в коллектив и начал с максимальной эффективностью работать, руководству компании следует обратить внимание на такую серьезную процедуру, как адаптация.

В нашей практике бывали случаи, когда именно недостаточное внимание к процессу адаптации в компании приводило к потере интересных и полезных работников. Часто бывает так, что человек приходит на работу, но никто ему даже не покажет, где его рабочее место, что он должен делать, какой режим работы и т.д. От растерянности и неопределенности он уходит искать новое место «под солнцем».

Или вот ситуация: человек приходит, ему дают стол и говорят — работай, а что «работай», как «работай» — не понятно. В такой ситуации, конечно, «выживают» те, кто сумел приспособиться.

Программы адаптации на различных предприятиях выглядят по-разному, ведь они разрабатываются с учетом особенностей этих компаний, но цель у всех одна — тщательный подход к новому сотруднику, чтобы сделать его адаптацию наиболее эффективной и комфортной.

Программа введения в должность

Программа введения в должность имеет достаточно общий характер. Содержание программы зависит от следующих условий:

  • содержание работы нового сотрудника;
  • статус и уровень ответственности;
  • личные особенности работника;
  • рабочее окружение.

Участники программы:

  • Линейный руководитель обеспечивает создание и реализацию программы введения в должность;
  • Сотрудники, которые могут оказать реальную поддержку и помощь в адаптации сотрудников;
  • Коллеги, работающие в одном отделе или в смежных подразделениях.

Организация процедуры адаптации

Мы обычно рекомендуем начать первый рабочий день нового сотрудника немного позже, чем обычно, чтобы все сотрудники уже были на своих местах и занимались своей непосредственной работой. Это позволит завершить все формальности без суеты и спешки. Обычно новый сотрудник посещает отдел кадров и в первую очередь обеспечивает заполнение необходимых документов.

После этого новый сотрудник знакомится со своим куратором (не обязательно непосредственного руководителем). Это человек, который отвечает за реализацию программы адаптации. На этот элемент хочется обратить особое внимание, так как часто он вовсе упускается из виду.

Очень важно, чтобы был назначен ответственный (куратор) за адаптацию нового сотрудника, и он персонально несет ответственность за, то чтобы человек быстро и эффективно влился в коллектив и начал продуктивно работать. В системе мотивации куратору полагаются дополнительные бонусы за успешную адаптацию сотрудника.

Итак, с куратором определись, что же дальше?

А далее новый сотрудник получает нужные ему для работы материалы (материалы готовятся заранее, чтобы не было потери времени и лишней суеты), затем он направляется на свое рабочее место (которое, к слову, должно быть полностью готово и определено заранее) и куратор представляет его коллегам.

И только после этого они начинают знакомить его с организацией.

Список нужных тем, по которым нужно провести обучение с сотрудником, мы описали ниже:

  • Подробная история компании и ее развитие;
  • Органы управления и организационная структура;
  • Наиболее важные документы компании (например, миссия, стратегия, управление качеством и т.д.);
  • Описание бизнеса предприятия;
  • Правила работы с клиентами;
  • Содержание работы, описание работы, пределы полномочий, ответственность;
  • Система качества;
  • Сотрудничество с другими отделами или людьми;
  • Правила по охране труда на предприятии (инструкция);
  • Перечень документов, которые новый сотрудник должен изучить в первую очередь;
  • Задачи на испытательный срок.

Одним из возможных и эффективных способов предоставления информации о продукте, о компании, является создание документа, состоящего из обычных рекламных материалов и материалов, подготовленных специально для конкретного работника.

Желательно, чтобы процесс адаптации завершился тогда, когда можно подвести предварительные итоги адаптационного периода и понять какие мероприятия по повышению эффективности работы сотрудника нужно запланировать.

Чек-лист необходимых действий при первичной адаптации нового сотрудника:

Действие Отметка о выполнении
Описание работы по должности готово и соответствует действительности (функционал, права, обязанности);
Определить официального наставника (куратора) по адаптации;
Договориться с кем-то из его будущих коллег о неформальной помощи;
Проверить готовность рабочего места;
Дать предварительную информацию всем сотрудникам о прибытии нового сотрудника;
Подготовить все информационные материалы, которые будут переданы сотруднику в первый рабочий день;
Подготовить необходимые административные процедуры; (Перечень документов в ОК, анкеты и т.д.)
Расписать задачи испытательного срока с критериями оценки;
Написать расписание встреч с сотрудниками, взаимодействие с которыми необходимо в работе нового сотрудника;
Позвонить сотруднику за день до его официального начала работы и убедиться, что все в порядке.

Приведем вам пример стандартной программы адаптации для новых сотрудников на своем рабочем месте в первый день работы.

  1. Вместе с новым работником изучить его трудовые обязанности;
  2. Объяснить требования конфиденциальности информации;
  3. Объяснить правила внутреннего распорядка;
  4. Обсудить стиль управления, особенности культуры, традиций, норм и т.д., принятой в организации;
  5. Ознакомить его с основными процедурами и политикой в области человеческих ресурсов;
  6. Познакомить его с организационной структурой и структурой подчиненности (если это необходимо);
  7. Ознакомить с инструкцией правил охраны труда;
  8. Ознакомить с инструкцией по оказанию первой медицинской помощи;
  9. Ознакомить его с процедурой коммуникаций с коллегами, руководством и клиентами;
  10. Ознакомить его с требованиями к внешнему виду;
  11. Ознакомить его с требованиями системы охраны, открытия и закрытия офиса;
  12. Объяснить систему подчиненности;
  13. Дать ему информацию личного характера: расположение столовой, туалеты, комната для отдыха, место для курения, и т.д.;
  14. Дать ему информацию о традициях отдела или группы, в которых работник будет работать.

До конца периода адаптации:

  1. Познакомить его со специальными процедурами, которые свойственны его специфике работы;
  2. Ознакомить его с особенностями его работы в отделе или организации;
  3. Проанализировать компетенцию и разработать индивидуальную программу перспективного обучения;
  4. Объяснить, как работает административная система организации, используемые правила и процедуры;
  5. Ознакомить его с требованиями и стандартами работы;
  6. Ознакомить его с системой отчетов.

Поскольку процедура адаптации не регулируется какими-либо специальными правовыми нормами, все изложенное выше имеет добровольный характер.

Для каждой организации эта процедура имеет исключительно индивидуальный характер, это внутреннее дело организации — решить, чтобы они хотели добавить, а что — удалить.

К Вам приходят люди, с которыми Вы условно договорились, что подходите друг другу как компания и работник. Но так как в этом соглашении никто до конца не уверен, работодатель не знает навыков сотрудника, сотрудник условий труда — то логично, что есть такое понятие, как испытательный срок, по истечении которого две стороны уже четко понимают свои намерения по отношению друг к другу.

Взять сотрудника на испытательный срок для большинства компаний — не проблема. А с чем действительно есть проблемы — это понять и донести то, чего Вы ждете от человека в этот месяц, и как Вы будете оценивать кандидата по истечении испытательного периода.

Ситуация из практики:

— Так что, берем Сергея на работу, месяц подходит к концу?

— Ну, не знаю, вроде парень хороший, но что-то не так. Вроде и делает что надо, но как-то непонятно.

Что это значит? Только одно — Вы не определили задачи, которые стоят перед новым сотрудником на период испытательного срока, не определили критерии, по которым будете оценивать его работу.

Соответственно, ни Вы, ни сотрудник не понимаете, от чего толком зависит успешность прохождения этого самого срока. От этого и сложность объяснения, почему человек не прошел его, и сложность в обосновании самому себе, почему он не подходит, — но самое интересное, что ни Вы, ни кандидат не могут сосредоточиться на главном.

Итак, как определить и поставить ЗИС (задачи испытательного срока)?

Краткий чек лист:

Действие
Задачи соответствуют принципам SMART:
— Измеримая
— Достижимая, ориентируемая на конкретные действия
— Реалистичная, уместная, полезная и ориентированная на конкретные результаты
— С четкими сроками исполнения
— Определить результат, который Вы планируете получить
— Определить человека, который будет оценивать выполненные результаты (это не обязательно должен быть один человек, это могут быть сотрудники разных подразделений)

Примеры, не SMART-задачи:

  1. Расширить клиентскую базу;
  2. Провести обучение сотрудников;
  3. Повысить уровень обслуживания клиентов и т.д.

Пример разработанных задач на испытательный срок для менеджера по закупкам:

  1. Разработать порядок и график выполнения задач на испытательный срок. Согласовать и утвердить с руководителем в течение 3 дней с момента вступления в должность.
  2. Разработать товарную матрицу наличия на складе. Определить минимальный складской остаток по данным товарам и обеспечить его наличие. Согласовать и утвердить с руководителем.
  3. Разработать плановый показатель обеспеченности склада на основе матрицы. Согласовать и утвердить с руководителем.
  4. Создать попозиционный прогноз закупок на ближайшие 2 месяца. Согласовать и утвердить с руководителем.
  5. Выработать плановый показатель оборачиваемости в разрезе товарных групп. Предоставить руководителю обоснование.
  6. Выработать инструмент контроля плановых показателей. Согласовать и утвердить с руководителем.
  7. Подготовить для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
  8. Довести показатель «выполнения заказов» до 97%.
  9. Ввести отчет задолженности перед поставщиками на еженедельной основе. Задача считается выполненной при предоставлении отчета не менее 4 недель подряд без опоздания по срокам.
  10. Проанализировать продажи по каждому товару, выявить низко оборачиваемые товары. Совместно с руководителем утвердить план сбыта по данным товарам. Определить группы товаров, которые необходимо ввести или вывести из ассортимента.
  11. Изучить и знать весь товарный ассортимент и особенности товаров.
  12. Предложить возможные доработки программного обеспечения для улучшения качества процесса закупки. Предоставить список, обсудить с руководителем.
  13. Провести переговоры с 15 ключевыми поставщиками на предмет снижения цены. Добиться снижения цен закупок на ключевые позиции не менее 2%. Результаты переговоров предоставить руководителю.

Лучше вести этот файл в понятном и зафиксированном формате, например, в экселе. Формат распечатывается сотруднику под роспись, чтобы он был у него на виду, чтобы он понимал, на чем надо держать фокус своего внимания.

При приеме на работу сотрудника Вы проговариваете все задачи и описываете свои ожидания. Также важно на данном этапе правильно объяснить работнику систему мотивации.

Часть из испытательных задач может быть отражена и в мотивации сотрудника.

Кроме этого — это исключает ситуацию, при которой новый сотрудник может сослаться на то, что ему что-то не сказали или он чего-то не знал. У него уже определены задачи, и даже если ему не хватает информации для решения его задачи, он должен найти способы запросить, найти эту самую информацию у других сотрудников. Это также будет характеризовать его как сотрудника, то, как он умеет решать поставленные задачи.

Кроме качества выполнения достаточно четких задач, Вы на протяжении испытательного срока оцениваете также и личные качества сотрудника. Например: трудолюбие, инициативность, знания и умения, профессионализм, коммуникабельность, аналитические способности и т.д.

Надеемся, что данная статья помогла Вам разобраться, как облегчить свой путь по выбору сотрудника, основываясь не только на интуиции и ощущениях, но также и на конкретных фактах исполнения задач, поставленных перед сотрудником.

 

Источник: https://delovoymir.biz/adaptaciya-novogo-sotrudnika-chast-vtoraya.html
© Деловой мир