Наш шведский офис провел исследование и выяснил, насколько эффективно компании используют планировку офиса и какие проблемы при этом испытывают.
Результаты показали, что в компаниях не востребована половина рабочих мест. В большинстве офисов не хватает переговорных и зон для проектной работы, быстрых встреч и неформального общения. Эти проблемы планировки офиса касаются и российских компаний. Десять лет назад самой передовой и продуктивной считалась open space планировка офиса.
Сегодня административные директора и HR-менеджеры говорят о снижении эффективности работы в открытом пространстве. Общение коллег между собой, разговоры по телефону, обсуждение текущих задач на рабочих местах не дают персоналу сосредоточиться. А переговорные зоны не в состоянии вместить всех желающих поработать уединенно. Получается, половина рабочих площадей пустует, а в переговорные тянется живая очередь. Половина невостребованных рабочих мест — это резерв для создания эффективных интерьеров.
Планировка современного офиса должна быть адаптирована под все существующие типы активности и иметь такие свойства: маневренность и технологичность; возможность быстрого наращения вместимости; возможность перестройки без инвестиций. Для этого не хватит трех офисных зон: рабочей, переговорной и зоны отдыха с кофемашиной.
Пример рабочего места Планировка современных офисов не дороже традиционных: придется больше вложить в ремонт, но меньше — в мебель. Вот как устроены офисы, спроектированные согласно процессно-ориентированному подходу. У столов нет тумбочек, система хранения вещей и документов — общая. Рабочие места не закреплены за сотрудниками: можно выбирать новое место каждый день.
Есть телефонные зоны — будки, изолированные от остального пространства. В офисе устроены «комнаты в комнате» — для сосредоточенной работы или быстрых конфиденциальных переговоров. За счет гибкости и функциональности офис нового поколения занимает меньшую площадь. Много переговорных комнат разного типа.
Типы переговорных комнат Малая переговорная комната Большая переговорная комната Лаунж-переговорная комната Неформальная переговорная комната 4–5 кв. м, рассчитанная на одновременное присутствие в ней двух-трех человек помещение для совместной работы сотрудников компании, требующей высокой степени концентрации внимания.
предназначена для групповой и индивидуальной работы и совмещающая функцию уютного кафе. автономное место для бесед с коллегами за чашкой кофе. Может быть оборудована пуфами, креслами-мешками, диванными группами.
Анализ потребностей на этапе организации офисного пространства планировки офиса и может снизить потребности компании в площади на 30%. В существующем офисе такой же процент площадей можно освободить для создания неформальных зон или любых других пространств, в которых нуждается компания. Для определения планировочных проблем используйте комбинацию двух методов: посчитайте «резерв для переосмысливания» и выявите потребности персонала.
Посчитайте «резерв для переосмысливания». Замеряйте объем пустующих площадей в офисе и время, когда за рабочими столами никто не сидит. Определяется не точное количество часов и минут, а заполняемость пространства по принципу «занято/свободно». Делайте это несколько раз в течение дня. Для получения точного результата хватит двух недель. Выберите временные точки. Например, 11, 14 и 17 часов. Ответственные за подсчет сотрудники проходят в это время по офису и считают количество пустующих столов. Посчитайте средний процент пустующих рабочих мест в каждый выбранный отрезок времени и средний процент за день.
Если пустующих площадей более 30%, а в офисе не хватает переговорных комнат, пора что‑то менять. Предложите сотрудникам дополнительные функциональные зоны самого разного формата. Возможно, стоит частично отказаться от закрепленных рабочих станций. Рабочее пространство Выявите потребности персонала. Проанализируйте структуру рабочего времени сотрудников. Какую часть они тратят на тот или иной вид задач? Опросите сотрудников, выясните, какие зоны требуются им для эффективной работы, каковы их рабочие привычки и сценарии исполнения задач.
Мы, например, используем специальное приложение для смартфонов, которое собирает данные от самих сотрудников: время, которое человек проводит за рабочим столом и за его пределами; распределение рабочего времени по разным задачам. Сотрудник периодически отвечает на вопросы, которые всплывают на экране смартфона. Это дает возможность определить, чем занимается человек в течение дня, сколько времени он тратит на ту или иную функцию. Если нет возможности использовать приложение, аналогичные вопросы можно задавать раз в день в формате опросного листа.
Сотруднику придется вспомнить, сколько времени и когда именно он провел за рабочим столом, какова траектория его перемещений по офису и пр. Учтите погрешность, например, при ответе на вопрос: «Сколько времени Вы сегодня провели на рабочем месте?» Допустим, сотрудники департамента продаж признались, что хотели бы 100% звонков делать из телефонных будок. Исследуя их режим работы, понимаем: на звонки по телефону они тратят 50% своего рабочего времени. На 10 человек нужно 5 телефонных будок. Если же на телефонные переговоры уходит 10–15% времени, хватит и одной будки. Используя этот принцип анализа времени, данные о его распределении по функциям, а также результаты анкетирования сотрудников, можно определять количество и размер зон для быстрых переговоров, комнат для сосредоточенной работы и пространств для неформального общения. 3 проблемы, которые могут возникнуть при планировке офиса Проблема № 1. Персонал не пользуется новыми зонами из‑за боязни перемен, незнания преимуществ каждой зоны. Как решить проблему.
Пропишите назначение каждой офисной зоны: для чего используется, нужно ли ее бронировать заранее, сценарии возможного применения. Например, телефонные будки используются только для конфиденциальных переговоров или личных звонков. Проблема № 2. Сотрудники часто меняют рабочие места, теряя время на выбор, адаптацию. Как решить проблему. Пропишите возможные сценарии работы в каждой конкретной зоне. Таким образом, сотрудники получат «подсказки». Персонал будет не только знать правила использования пространства (лимит времени, необходимость бронирования и т. д.), но и сможет ориентироваться в том, куда лучше пойти, чтобы решить ту или иную задачу. Неформальная переговорная в офисе Tetra Pak Проблема № 3. Сотрудники не соблюдают правила поведения в новом офисе. Например, оставляют на рабочих местах личные вещи или занимают зоны не по назначению. Как решить проблему.
Пропишите эти правила и проследите, чтобы персонал соблюдал их. Не вешать верхнюю одежду на кресло; следовать политике «чистого стола» — эти и другие постулаты помогут быстро пройти «акклиматизацию». На привыкание к новой планировке офиса у сотрудников уходит не меньше месяца, но если прописать правила детально, а также презентовать персоналу новый офис, дело пойдет быстрее.
Три главные тенденции планировки офисов в Европе 1. Руководители все чаще отказываются от персональных кабинетов: они готовы работать вместе с сотрудниками в разных функциональных зонах и «делиться» своим кабинетом с другими. 2. В прошлое уходят огромные переговорки. Если большие собрания проводятся редко, дешевле арендовать конференц-зал, объединить несколько переговорных зон в одну или реорганизовать open space планировку офиса. 3. Зона рецепции не всегда присутствует в офисах в Европе. Посетителей может встретить принимающий сотрудник, а поток курьеров и число вспомогательных служб можно свести к минимуму — корреспонденцию все чаще принято оставлять в ящиках у входа в бизнес-центр
Источник: https://www.gd.ru/articles/9529-planirovka-ofisa