Как можно совершенствовать коммуникации в проекте и экономить на обслуживании переговорных комнат? Как разработать эффективную систему обмена знаниями? Максим Андреев расскажет, как в его компании внедрили корпоративную соцсеть.
директор по бизнес-приложениям в «КРОК»
Согласитесь, сегодня сложно кого-то удивить социальными сетями. У всех есть несколько аккаунтов на различных сервисах. Но мало кто серьезно говорит о том, как применить игровую и неформальную форму социальных сетей в бизнесе.
Зачем?
За год КРОК реализует порядка двух тысяч проектов и около десяти тысяч пресейлов. Каждый проект требует времени для анализа большого количества разной информации, привлечения команды, иногда географически распределенной. Чем эффективней коммуникации и чем лучше сохраняется и передается опыт, полученный на проектах, — тем выше конкурентоспособность компании.
До определенного времени работа сотрудников осуществлялась с применением множества различных сервисов. Информация находилась как на корпоративном портале, так и в локальных папках, отдельной wiki-базе знаний, ряде специализированных систем управления контентом, медиапортале и т.д. Найти что-то в сжатые сроки было довольно сложно. Кроме того, поддержание всех инструментов в рабочем состоянии обходилось компании недешево. Поэтому у нас созрело понимание о необходимости систематизировать и интегрировать ряд бизнес-процессов, связанных с коммуникациями, обменом знаниями, информацией.
Решением стала единая система хранения и обмена информацией, удобная и понятная всем пользователям — всеми этими показателями обладает корпоративная социальная сеть. Сегодня системой пользуются более 2000 человек. Помимо поиска интересующей информации, некоторые — из-за удобства инструмента — даже ведут там протоколы встреч, создают и распределяют задачи. Сейчас доступ к сети возможен как с внутренних ресурсов компании, так и через интернет, и с мобильных устройств.
Самая удобная платформа
В поисках решения проблемы обмена знаниями мы совершенно случайно наткнулись на платформу Jive. Оказалось, что эта система «с лихвой» закрывает все наши потребности. В Jive есть множество полезных «фишек», которых нет в других системах, например, полноценная интеграция с MS Office и электронной почтой, адаптация контента под мобильные устройства и пр. Это платформа, которая может стать точкой соприкосновения многих IT-решений компании (например, в проработке коннекторы к ERP-системам) или «службой единого окна», в том числе и с внешними ресурсами — различными сайтами, поисковиками, публичными соцсетями.
Кликните, чтобы увеличить картинку
Также в Jive легко и удобно искать информацию по хэштегам, есть функция совместной работы над документами, можно открывать, редактировать и сохранять документы сразу со всех офисных программ, не заходя в саму систему (а это колоссальная экономия времени!). И, конечно же, ставить лайки, создавать группы и обсуждения по интересам, подписываться на наиболее интересные темы и упорядочивать потоки информации согласно своим приоритетам и предпочтениям.
Запуск корпоративной социальной платформы Jive в КРОК в 2012 году стал одним из первых внедрений решения в России. А специалисты компании получили дополнительный опыт и отработанную методологию построения, внедрения и использования корпоративных социальных сетей, в том числе для организаций с многотысячным персоналом. В КРОК любят говорить, что иногда в работу следует «добавить джайва» — это добавляет жизни в сложный IT-бизнес. Так родилось внутреннее название корпоративной социальной сети — КРОК live.
Facebook в миниатюре
Внедрение корпоративной соцсети происходило в несколько этапов. Во главе внутреннего проекта стояла команда сотрудников из представителей трех департаментов: информационных технологий, маркетинга и департамента по работе с персоналом. При доработке системы учитывались индивидуальные потребности каждого из подразделений.
Кликните, чтобы увеличить картинку
Мы шли по пути непринужденного постепенного вовлечения людей. Изначально это был пилотный проект небольшой группы работников. Но постепенно стало понятно, что интересная находка может быть полезна не только отдельно взятой группе специалистов, но и всей компании. За считанные месяцы популярность социальной сети выросла в пять раз, и все благодаря «сарафанному радио». Представьте себе Facebook в миниатюре — вот вам пример стихийной популярности КРОК live.
Сегодня корпоративная соцсеть лежит в основе внутреннего краудсорсинга КРОК. Многие сотрудники в рамках своих подразделений, отделов, проектных команд, объединяются для совместных активностей, делятся своими успехами, предлагают идеи, развивают и актуализируют базы знаний. Для руководства компании и проектных команд — это возможность использовать креатив и идеи всей компании для поиска сложных решений или повышения эффективности работы.
- HR может использовать ее как инструмент управления корпоративной культурой и «социальными» коммуникациями.
- IT-служба — для повышения уровня обслуживания внутренних пользователей.
- Маркетинг — для выстраивания поддержки продаж.
- Производственные подразделения — для ускоренного профессионального роста, обмена опытом и формирования баз знаний.
Игры для серьезных людей
Сегодня корпоративная социальная сеть — это не только внутренний инструмент бизнес-коммуникаций, но и удобный сервис для развлечения сотрудников, часть корпоративной культуры и философии КРОК. Встречался даже случай, когда отдельная проектная группа отказалась от электронной почты для коммуникаций по проекту, КРОК live давал гораздо больше возможностей, все отметили рост качества и снижение затрат на выполнение проекта.
Кликните, чтобы увеличить картинку
Не стоит исключать важную игровую функцию социальных сетей. Работа здесь происходит гораздо быстрее, это положительно сказывается на эффективности департаментов и проектных групп. Чтобы согласовать маркетинговую брошюру или техническое задание на проект, больше не нужно пересылать бесчисленное множество вариантов, можно зайти в соцсеть и в режиме реального времени внести правки в документ, высказать мнение или предложить свое видение. В эту же секунду у коллег по задаче появится информация о том, что кто-то «оставил комментарий» или «лайкнул» предложенный вариант документа. Сложные процессы становятся более простыми и понятными, поэтому у сотрудников остается время на дополнительный обмен опытом, знаниями и предложениями с коллегами.
Также в системе, как и в обычной социальной сети, существуют не только проектные группы, но и типичные паблики, группы по интересам. Здесь уже есть группы бегунов, любителей экстрима, клуб путешественников и просто различные хобби-сообщества. Благодаря корпоративной сети у сотрудников появилась возможность найти единомышленников, объединяться по интересам и проводить интересные неформальные мероприятия.
Одна сеть – дешевле, чем много сервисов
Сначала соцсеть КРОК live использовалась в компании только для внутренних коммуникаций, но сотрудники так быстро привыкли к новой удобной форме обмена информацией, совместной работе над документами и удобству пространства, что вопрос вовлечения заказчиков и партнеров возник сам собой. Сейчас социальная сеть из внутреннего инструмента коммуникаций постепенно переходит на новый, уже внешний этап, включающий интеграцию соцсети с корпоративной СRM. Естественно, работа внешних пользователей с системой происходит в закрытых подпространствах, с принятием необходимых мер защиты конфиденциальной информации и пр.
Вовлечение заказчиков и партнеров в корпоративное информационное пространство означает вовлечение их в процессы развития продуктов и услуг, повышает их информированность о предложениях компании.
Изначально соцсетью пользовались несколько групп сотрудников, сегодня аудитория сети расширилась. Здесь можно оперативно решать вопросы по проектам, находить нужную информацию, делиться идеями. «Одна голова — хорошо, а две лучше» — это, пожалуй, одна из наиболее правильных характеристик эффективности КРОК live.
Обеспечив сбор всех информационных потоков в единой точке, мы сокращаем время на поиск и работу с информацией, уменьшаем количество двойной работы, обеспечиваем стабильное накопление опыта компании и повышаем мотивацию сотрудников к обмену знаниями. При внедрении системы нам удалось отследить и прямой экономический эффект. Так как корпоративная соцсеть заменяет довольно много внутренних сервисов, которые уже существовали в компании, то переход на единое пространство обошелся КРОК дешевле, чем совокупная поддержка и развитие нескольких сервисов.
Сюрпризом для руководства компании стал также не менее важный показатель снижения загруженности переговорных комнат, соответственно, и экономия на их кондиционировании. Если все вопросы теперь можно решить в онлайн — зачем занимать помещения и тратить время коллег? Сейчас соцсеть продолжает развиваться, поэтому полученная эффективность — далеко не конечный результат. Но уже сейчас можно говорить, что иногда бизнесу действительно стоит «добавить джайва».
http://www.e-xecutive.ru/