Рекомендации, которые вы найдёте в статье, — результат нескольких последовательных экспериментов. Последний из них длился весь прошлый год.
С детства я слышал стихотворную формулу:
Мы знаем: время растяжимо.
Оно зависит от того,
Какого рода содержимым
Вы наполняете его.
— С.Я. Маршак
Это четверостишье рефреном повторяли дома. Возможно, именно поэтому в число моих любимых игрушек, наряду с солдатиками, машинками и велосипедами, входили всевозможные блокноты и ежедневники. Привычка фиксировать события сформировалась к середине школы. Но в этот счастливый период моим временем управляли люди, которые старше и опытнее меня: члены семьи, учителя, с восьмого класса — работодатели.
Я считал себя способным эффективно управлять тем временем, которое мне отпущено. Хотя, на самом деле, я просто фиксировал планы. Единственный акт управления, с которым пришлось столкнуться довольно рано, — это момент выбора из двух и более дел, претендующих на одну единицу времени. Я отдавал предпочтение работе — и это тоже вошло в привычку.
Благодаря этим двум рефлексам (фиксировать планы и выбирать рабочие задачи в ситуации, когда времени мало, а дел много) меня считали очень эффективным человеком. Более того, у меня хватало наглости даже читать на эту тему лекции и писать статьи! Так продолжалось довольно долго. Но на каждом этапе развития человеку необходимо переосмыслить не только инструменты управления временем — а они, как несложно догадаться, существенно изменились со школьно-университетских времен. Фундаментальные подходы, стратегии тайм-менеджмента тоже нуждаются в систематической ревизии, обновлении.
Моим детям нужно внимание, моей жене — помощь. Мне самому — время на занятия спортом, чтение и сон… Между тем дел меньше не становится. Скорее даже наоборот.
Я сменил размеренный быт академического работника на мельтешение бизнес-будней. Стул менеджера среднего звена показался мне слишком жёстким, я предпочел сначала директорское кресло, а потом, когда запустил собственный проект, и вовсе стал «цифровым кочевником». Перелёты рвут часовые пояса. Всё сложнее «поймать волну», не дать потоку входящих дел, текучке подчинить себе календарь.
Предыдущий этап моего развития пришёлся на окончание сотрудничества с Югорским университетом и ознаменовался лекцией, которая называлась «Укрощение строптивого времени». Это заметки в первую очередь о методиках, блокнотах и календарях. Ну и о том, как распределять дела на важные/срочные, важные/не срочные, не срочные/важные и не важные и не срочные. Последние, сразу скажу, подлежат решительному и безжалостному удалению из повестки дня и из календарей.
Второй шаг — работа в международной ИТ-компании и освоение премудростей Google Calendar, Doodle, Trello, Jira, Asana и других инструментов и тактик технологичного корпоративного планирования времени. Да-да, agile и всё такое. Единственный след этого сумасшедшего и очень интересного отрезка жизни — короткая запись в блоге, посвященная работе редакции внутри ИТ-корпорации.
Третий заход на тему начался два года назад при переезде в другую страну и переходе на удалённую работу. Этот опыт превратился в статью «Заметки удалёнщика». Год спустя ситуация усугубилась: изменились не только место жительства, но также социальный статус и состав семьи. Мы с коллегой запустили «Агентство технических коммуникаций» (TechComLab.ru), то есть я стал, как сказал/а/и бы Макс Фрай, «па-а-а-ачтеннейшим начальником», что очень повлияло на восприятие проблем, связанных с управлением временем. А в семье появился ещё один человек, с которым хочется проводить время. И это повлияло на расстановку приоритетов.
Первый этап был связан с изучением и «дегустацией» различных более-менее классических подходов к управлению временем и соответствующих им инструментов. Второй — с освоением современных корпоративных практик. Третий — с ревизией концепций и инструментов с учётом изменившейся обстановки. Приглашаю вас стать свидетелями этого действия.
Действия и концепции
1. Приоритезируй это. Окна Эйзенхауэра
Итак, как я уже сказал, помимо двух приобретённых в детстве навыков (фиксировать события и предпочитать работу всем другим вариантам времяпрепровождения), я довольно быстро освоил технику приоритезации списка дел, потому что даже рабочие задачи в какой-то момент перестают влезать в календарь.
Это действие напоминает раскладывание самого примитивного пасьянса — «Наполеон на барабане». Берём простой линейный список дел и определяем каждое дело в одну из ячеек матрицы.
Окно Эйзенхауэра
Про работу с этим инструментом написано много, вряд ли я скажу что-то новое. Отмечу только, что нет лучшего лекарства от паники, возникающей из-за избытка дел.
Единственным условием эффективности использования этого инструмента я считаю мораторий на входящие задачи от момента начала процедуры анализа и вплоть до выполнения всех дел, оказавшихся в квадрате А.
По мере того как у меня накапливается опыт планирования не только списка, но и напора дел, всё реже приходится прибегать к этому инструменту. И тем не менее не стоит совсем уж сбрасывать его со счетов. Довольно занятным образом он стал изящным дополнением к технике bulletjournaling, о которой речь впереди.
2. Планируй не только работу. Стивен Кови, принцип баланса между результатами, а также ресурсами и средствами для их достижения
Кови стал одним из моих важнейших личных открытий на пути к построению собственной техники управления временем. Его шаблон ежедневника, включающий в себя блоки, бронируемые под саморазвитие и семейные дела, структурирование входящих дел в соответствии с социальными ролями, принцип недельного, а не ежедневного планирования я использую ежедневно. Тем более что его «неделя» хорошо сочетается со знакомым большинству айтишников понятием «спринт», то есть ограниченный промежуток времени, отведённый под создание какого-то законченного продукта, в течение которого не принимаются новые входящие задачи.
Но фундаментальный, самый важный постулат Кови: «затачивайте пилу» (или: берегите гусыню, несущую золотые яйца). Эта элементарная идея очень часто проходит мимо сознания трудоголиков, таких как я.
Поэтому-то я так благодарен этому американцу, который потратил десятки страниц, родил несколько разных образов для того лишь, чтобы донести до меня простейшую мысль: нельзя всё время фигачить с одинаковой эффективностью.
Да, результат важен. Но велика вероятность никогда не добиться желаемого результата, если не тратить время на развитие ресурсов и средств, необходимых для его достижения. Это открытие радикально повлияло на мой ежедневник.
3. Планирование — самостоятельная задача. «Дрессировка обезьяны» и другие «Джедайские техники» Макса Дорофеева
Эпическая сага «Звёздные войны» много раз дарила мне интересные открытия. Благодаря этому увлечению я близко сошёлся с одним из самых ярких российских технофутурологов Женей Черешневым. Ей же я обязан тому, что случайно наткнулся на запись вебинара-переростка, который предшествовал рождению книги Максима Дорофеева, посвященной «джедайской технике пустого инбокса». Дополнительная интрига в том, что оба эти визионера долгое время проработали в Лаборатории Касперского. И оба решились идти собственными путями, предпочтя соцпакету и корпоративному уюту свободу творчества. Выбор, полагаю, был не из лёгких. И тем более заслуживают уважения люди, последовательно отстаивающие свой выбор. Их опыт как минимум заслуживает самого пристального внимания.
Макс, сам того не зная, научил меня нескольким очень важным вещам.
- Рассматривать планирование как самостоятельную задачу самого высокого уровня. Если план составлен подробно и точно, то его выполнит даже обезьяна. Эта мысль принесла, приносит и, уверен, будет приносить мне ощутимую прибыль в твёрдой валюте. Выяснилось, что пошаговое планирование, а потом «обезьянье» делегирование задач и контроль за их исполнением стоят дорого и являются очень дефицитным товаром. Довольно часто приходится сталкиваться с клиентами, которые имеют все необходимые для решения задачи ресурсы, но не могут заставить эти ресурсы эффективно работать. В большинстве случаев всё упирается в осознание планирования как самостоятельного вида человеческой деятельности.
- Уважать не только чужих тараканов, но и «обезьян» — привычка любого эффективного человека. На деле это связано с принятием факта: между срочным и важным делом исполнитель выберёт понятное. Руководитель должен отвечать не только за целеполагание, но и за детальное описание маршрута движения к цели. И неважно, руководишь ли самим собой, ребёнком или сотрудниками.
- Признавать могущество бабушки Интуиции, то есть анализировать список зависших дел с позиции «почему эту задачу не надо решать?», если она уже три месяца переносится на завтра.
4. Думаем руками. Аналоговое планирование в цифровую эпоху, визуализация, bullet journaling и sketchnoting
В тот момент, когда я почти уже проиграл битву за своё время, мой коллега, Макс Шиян, поделился статьёй про bullet journaling — «аналоговую систему для цифровой эры». И моя жизнь изменилась навсегда. Правда, за несколько лет до этого студенты ЮГУ познакомили меня с техникой графических конспектов — sketchnoting. Так что с идеей аналогового планирования я согласился очень быстро. Всё-таки мы, человеки, совсем иначе упаковываем информацию, если обладаем широкой свободой «вёрстки».
Отказавшись от привычных типографских ежедневников, я смог соединить страсть к составлению каталогов и ведению заметок с привычкой делать зарисовки на полях, перестал терять салфетки с внезапными озарениями и путаться в кипах любимых блокнотов. Теперь у меня один блокнот, он же календарь, он же ежедневник. Единственная сущность, с которой он конкурирует — это программа-блокнот, в которой появляются рабочие заметки, списки полезных ссылок и тому подобные штуки, которые нерационально хранить на бумаге.
Это не значит, что мои клиенты перестали бронировать время встреч в Google Calendar с помощью приложения Calendly. Это не значит, что моя команда не использует Jira или Asana для управления текущими проектами. Это означает только то, что раз в неделю те дела, которые должен сделать я, в течение двух часов собираются в волшебный блокнот. Я записываю их от руки, иногда делаю смешные иллюстрации, выделяю цветом, располагаю в определённой последовательности на развороте.
При планировании входящих дел на месяц бывает, что я рисую около каждого дела крестик и заштриховываю один из получившихся квадратиков: верхний правый, верхний левый или нижний левый (и никогда не заштриховываю нижний правый), но само по себе появление в блокноте окон Эйзенхауэра служит сигналом тревоги: система дала сбой, слишком много входящих или просто… пора в отпуск!
Ритуал планирования обязательно осуществляется в несколько заходов и только в выходные: чтобы избежать неожиданных обращений по любому из полутора десятков каналов связи, которыми обрастают люди моей профессии, подстраиваясь под коммуникационные практики клиентов. Что делать, я ещё не дорос до того уровня, на котором клиенты начинают подстраиваться под тебя. И мне кажется, что в этот момент я перестану заниматься нынешним делом — а пока что я не могу и не хочу отключать все входящие уведомления мессенджеров, как советует Макс. Общение — это моя жизнь, мой драйв, мой осознанный выбор.
Куда бы я ни шёл, блокнот на текущий квартал обязательно в моём кармане. И я время от времени пересматриваю заметки и планы, чтобы своевременно помочь Обезьяне и услышать советы Интуиции.
Важный практический совет: если вы решите вести такой блокнот, считайте, сколько дел вы запланировали на день и сколько выполнили. Обращайте внимание на то, где на листе расположены выполненные дела. Вы довольно быстро настроите блокнот под себя: поймёте, сколько дел (независимо от их объёма) вы можете сделать за день, куда стоит записывать наиболее важные дела, а куда — менее важные.
5. Планирование «в два слоя». Люди такие люди… Раздели то, что делаешь с другими, и то, что можешь сделать сам
А вот этому приёму меня никто не учил. Я дошёл до него методом проб и ошибок. Дело в том, что, как учит нас великий Кови, успешный человек делегирует существенную часть входящих задач. Но тут-то и возникает зона риска: то, что вы делегировали, не значит, что задача будет выполнена. И если другие ваши действия связаны с успешным исполнением делегированной задачи, вы рискуете застрять. Надолго.
Допустим, вы собираетесь на встречу. Подумайте, что произойдёт, если человек, с которым вы договорились, по какой-то причине не придёт или сильно опоздает? Такое бывает, даже если перед выездом вы ещё раз получили подтверждение того, что встреча состоится в назначенное время.
Время дороги вы, конечно, займёте каким-то полезным делом: чтением, прослушиванием аудиокниг или музыки, сном, телефонными разговорами или ответами в соцсетях и на письма. Но как быть с самим временем, отведённым на встречу?
Всё просто: планируйте «в два слоя», заготовьте дело, которое не имеет строгой привязки ко времени, например, «написать статью о планировании времени». И, в ожидании очередного опоздуна или обратного рейса добавьте в текст несколько абзацев.
Секта хранителей времени
В какой-то момент личная эффективность начинает мешать командной работе. Ты злишься на коллег, которые иначе относятся ко времени. Вероятно, потому, что завидуешь их мифической внутренней свободе. Рычишь на жену, которая забыла внести в календарь кружки дочери или занятия сына. Как тут быть?
Простого ответа на этот вопрос нет. С одной стороны, можно разделить людей на «круги». Близким людям, входящим в первый, самый интимный круг, простительны слабости. В конце концов, раз эти люди составляют ваше ближайшее окружение, они имеют для вас ценность не меньшую, чем время.
В семье можно объяснить, какое значение для всех имеют ритуалы планирования времени. Например, у нас с женой календари в Google пошарены друг на друга, а на стене в гостиной висит бумажный календарь, куда заносятся все важные семейные даты и дела. Благодаря этим двум «линиям обороны» мы в состоянии своевременно выполнять как рабочие, так и семейные дела. И не ставить друг друга в неловкое положение вопросами типа: «А ты не мог/могла бы сегодня отвести ребенка в музыкалку?». Не огорчаться претензиями типа: «Ты же знал, что мы сегодня идём на день рождения!». Конечно, бывает всякое: и внезапные командировки, и срочные переговоры… Нельзя спланировать всё. Но, имея перед глазами список общих дел, гораздо проще свести к минимуму негативные последствия неизбежных факапов.
Что касается коллег, то хронофагия в моей картине мира должна наказываться быстро и беспощадно. Уважение ко времени — часть уважения к человеку. Зачем работать вместе, если нет уважения, этого фундамента эффективности?
А клиенты сами привыкают ценить ваше время, если общение тарифицируется поминутно.
* * *
В заголовок этой статьи вынесена цитата Владимира Высоцкого из «Песни об обиженном времени». Когда-то эта песня украсила замечательный аудиоспектакль «Алиса в стране чудес». Я хочу закончить текст последним куплетом этой песни: в нём и призыв, и совет, и опыт, прямо как в тексте, который вы только что дочитали.
Смажь колёса времени не для первой премии,
Ему ведь очень больно от трения.
Обижать не следует время —
Плохо и тоскливо жить без времени.
Полезные ссылки
- Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей М. : Альпина Паблишер, 2012.
- «Афиша» про bullet journaling.
- Официальный сайт системы Bullet Journal.
- Запись вебинара Максима Дорофеева «Джедайская техника пустого инбокса».
- Дорофеев М. Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо. М.: МИФ, 2017.
- Илья Стечкин, запись и презентации лекции «Укрощение строптивого времени», ЮГУ, 2014.
- Rohde M. The Sketchnote Workbook: Advanced techniques for taking visual notes you can use anywhere — 2014.
- Стечкин И. Заметки удалёнщика: как журналисту эффективно работать вне офиса, 2016.
Упомянутые инструменты
Корпоративные системы управления временем:
Инструменты бронирования времени:
http://www.cossa.ru