Холдинг АНКОР существует уже почти 30 лет (с 1990 года) и в настоящее время является лидером по оказанию услуг в области рекрутмента, стаффинга, аутсорсинга и HR-консалтинга. География присутствия холдинга затрагивает 5 стран, суммарно у компании более 40 офисов.

Чтобы сохранять лидерские позиции на таком высококонкурентном рынке, компании необходимо соответствовать духу времени и постоянно развиваться. В том числе – развивать IT инфраструктуру и повышать продуктивность работы сотрудников, давая максимально современные и эффективные инструменты своим сотрудникам.

— Мы решили, что хотим использовать самый современный софт и при этом перенести максимальный объем данных в облако. Проведя глубокое исследование рынка, мы пришли к выводу, что Office 365 наиболее соответствует нашим ожиданиям, — говорит Алексей Миронов, вице-президент по операционному управлению компании.

Это позволит АНКОРу выйти на качественно новый уровень эффективности не только по предоставлению услуг своим клиентам, но и продуктивности самих сотрудников.

 

Инфраструктура до обновления

Ранее главным инструментом коммуникаций в холдинге была IP-телефония. Сотрудники из разных стран (Россия, Казахстан, Украина, Беларусь) использовали голосовую связь для поддержания контактов друг с другом и решения рабочих вопросов. Коммуникации, требующие демонстрации визуальных данных (например, квартальные собрания, в ходе которых демонстрировались презентации), проводились с помощью платформы для вебинаров WebEx.

Вся деловая переписка велась посредством электронной почты. Обмен мгновенными сообщениями не использовался.

Был ряд задач, связанных именно со спецификой деятельности кадрового холдинга. Ведь когда речь идет о рекрутменте, то информация – это множество персональных данных, для доступа к которым необходимо создание множества политик и ограничения прав доступа.

Самыми большими минусами подобной организации внутренних коммуникаций являлись сложности с разграничением прав доступа к информации, ограниченность удаленного доступа, медленное появление новых функций и главное – очень низкая степень гибкости используемых решений.

Де-факто у сотрудников была возможность получать доступ к корпоративным ресурсам удаленно, но все это требовало заполнения и согласования множества заявок, на что тратилось довольно много времени. И как следствие – редко использовалось.

Переход на Microsoft Office 365

Было решено провести пилотный проект по переходу на Microsoft Office 365. В пилотном проекте приняло участие около 100 сотрудников компании, включая как специалистов IT-отдела, так и бизнес-пользователей.

Возможность удаленной работы для проектных команд стала одним из важных преимуществ, полученных в ходе пилотного внедрения, после чего пилот был признан успешным, и пакет нового ПО был закуплен для всей компании.

— Существенную роль здесь сыграла и проактивная позиция Microsoft в России. Продукты отлично локализованы, представители компании взаимодействуют с клиентами в плане поддержки и на этапе выбора, — уточняет Алексей. — Плюс заключение нашей службы безопасности говорило о том, что данные продукты позволят нам обеспечить необходимый уровень безопасности, что критично в нашей деятельности.

Один из главных вызовов внедрения нового ПО в организации – не только связанные с ним технические вопросы, но и обучение сотрудников. Сотрудников для удобства разделили на группы и проводили обучение в формате вебинаров, используя Skype for Business. Подготовка пользователей заняла в среднем 2-3 недели (для каждого пользователя по 4 занятия).

Обучающий партнер помог сделать процесс обучения профессиональным, управляемым и гибко адаптируемым под потребности заказчика. Кроме вебинаров для сотрудников было проведено очное занятие для топ-менеджмента компании экспертами по Microsoft Office 365. А также предоставлена база учебных материалов и обучающий чат-бот для поддержания высокого уровня знаний сотрудников в дальнейшем.

Microsoft Teams также являлся учебной платформой для совместной работы обучающихся и преподавателей. В том числе постановка и проверка домашних заданий, распространение учебных материалов, ответы на вопросы после курса и сбор обратной связи, что позволило учащимся лучше изучить применение Microsoft Teams для организации совместной работы.

Преимущества для бизнеса

Основной плюс современных облачных технологий – возможность полноценно работать вне офиса, сведя к минимуму бюрократию и лишние согласования, но при этом, не понижая необходимого уровня безопасности. Информация – основная ценность компании, поэтому к ее сохранности в холдинге АНКОР относятся очень ответственно, а новое ПО позволяет полностью контролировать уровни доступа к важным документам даже при удаленной работе.

Второй плюс, прямо вытекающий из первого – полноценное использование мобильных устройств для рабочих задач. Это позволяет оставаться на связи и иметь доступ к корпоративным ресурсам из любой точки мира. Таким образом, находясь в командировке или работая удаленно, сотрудник не пропустит важного письма от клиента и сможет оперативно собрать и предоставить необходимую информацию.

Третье преимущество – наличие широкого функционала для эффективной совместной работы. До миграции на Office 365 подобного инструментария у компании не было, хотя фактически работа в группах была распространена – использовались только почта, телефон и сетевые папки. С появлением Microsoft Teams появился функционал внутрикорпоративного обмена сообщениями, а также управления задачами и единая точка доступа ко всей информации по проекту, которые значительно облегчают работу в командах.

Четвертое – общий доступ к календарям сотрудников (с учетом прав доступа). Подобный инструмент совместной работы также немаловажен, когда нужно синхронизировать встречи для нескольких команд из разных городов или подразделений.

Революционным изменением является переход на хранение данных в облаке. Это позволяет радикально изменить подход по вложению в основные средства (серверное оборудование) и пересмотреть модели развития инфраструктуры в регионах. Облака гарантируют вам уровень качества и отказоустойчивости без того объема вложений и экспертизы, чем требовалось ранее, – отмечает Александр Осмоловский, IT-бизнес-партнер кадрового холдинга АНКОР. SharePoint Online, OneDrive для бизнеса и их богатый функционал позволяют организовать командную работу с файлами, разграничить права доступа на разных уровнях, при этом не приходится волноваться за безопасность данных и резервные копии. При создании команды с помощью Microsoft Teams автоматически заводится отдельный портал на SharePoint Online для хранения всех документов и данных этой команды.

Обучающий чат-бот

Обучающий чат-бот iTrainer365 – инновационная российская разработка, удостоенная наград на международном уровне. Чат-бот содержит огромную базу коротких анимированных видеоматериалов по использованию Microsoft Office 365, тестов, ежедневных заданий. Пользователь может задать вопрос боту в чате, машинный интеллект обработает запрос и предложит наиболее подходящий учебный материал.

Для пользователей премиальной версии бот также может самостоятельно присылать ежедневные задания и собирать статистику по их исполнению для предоставления в HR-отдел для анализа эффективности обучения сотрудников компании. На наш взгляд, этот подход является лучшим способом обучения пользователей обновляющемуся функционалу Office 365 постоянно и с минимальными затратами. В итоге, получился комплексный формат обучения, состоящий из очных тренингов, вебинаров и асинхронного обучения через чат-бота с помощью большой базы анимированных видеороликов. Благодаря этому холдинг АНКОР смог в сжатые сроки эффективно обучить всех пользователей и обеспечить практически единовременный переход на использование новых технологий, – объясняет Артем Черневский, команда iTrainer365.

– Microsoft Office 365 – это не только новые версии широко известных классических продуктов, таких как Excel, Word, PowerPoint, Outlook, но и совершенно новые инструменты для продуктивной совместной работы в облачной среде. Эти инструменты требуют обучения пользователей как при начале использования, так и в процессе работы, потому что функционал облачных продуктов постоянно изменяется для повышения их эффективности.

Подобный пример на практике доказывает важность не только процесса внедрения нового ПО в компании, но и в первую очередь – активного обучения. Благодаря этому сотрудники быстро и без проблем разбираются с софтом, с которым ранее не имели дела, и могут оперативно включаться в работу, выполняя свои обязанности уже с помощью более совершенных инструментов. А значит – более эффективно.

Совместно с АНКОРом, Microsoft снял небольшой ролик для популяризации комплексных ИТ решений для бизнеса.

Кадровый холдинг АНКОР в настоящее время тестирует все предложенные новым ПО функции и приложения, находясь в поисках самых оптимальных и эффективных. Через год мы хотим написать большую статью о том, каких успехов мы добились и с какими сложностями столкнулись. А пока — грызем гранит науки.

Источник: https://customers.microsoft.com/en-us/story/ancor-office365-planner-sharepoint-teams-ru-russia