В ЧЕМ СОЛЬ, ИЛИ ЗАЧЕМ НУЖНЫ ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ КОМПАНИИ?
Вероника Малкина

Менеджер по внешним коммуникациям Группы компаний «Специальные системы и технологии». Вероника получила высшее образование по маркетингу в РГАУ-МСХА имени К.А. Тимирязева. Имеет 4-летний опыт работы в области маркетинговых исследований, аналитики и PR.
Группа компаний «Специальные системы и технологии» (ГК «ССТ»), основанная в 1991 году, – крупнейший в России и один из крупнейших в мире производителей нагревательных кабелей и систем электрообогрева промышленного и бытового назначения. Продукты и решения ГК «ССТ» представлены на всей территории России и экспортируются в 47 стран мира.

Внутренние коммуникации (ВК) – это любое взаимодействие сотрудников внутри компании
друг с другом. Чем лучше настроено это взаимодействие, тем быстрее и легче решаются
совместные задачи.
ВК выполняют мотивирующую функцию и, соответственно, повышают производительность
работников. Лояльные и вовлеченные сотрудники становятся тем драйвером, который
помогает компании развиваться.

 

Хорошо выстроенные коммуникации удовлетворяют потребность людей в принадлежности и причастности (ступенька в пирамиде Маслоу).
ВК ежедневно наполняют информационное поле компании положительным контентом: о новых масштабных проектах, уникальных продуктах, инвестициях в регион. ВК дают возможность сотрудникам гордиться своей компанией. ВК как часть PR помогают выстроить отношения с важнейшей целевой аудиторией – людьми, которые работают в компании. Лояльные работники становятся послами бренда, рассказывая своим родственникам, знакомым и друзьям о высоком качестве, приемлемой цене, новинках и технологических разработках компании. Вовлеченные сотрудники развивают HR-бренд компании, транслируя вовне о том, как здорово у них работать.

ВК помогают создать творческую и дружелюбную атмосферу, которая, словно магнит, удерживает профессионалов. Приведу пример из жизни: очень часто люди, придя в нашу компанию, отмечают, что открытость, улыбчивость окружающих людей и готовность помочь подкупает настолько, что другие негативные факторы (к примеру, удаленность от центра Москвы) перестают иметь значение.

ВК стабилизируют ситуацию во время внешних кризисов (таких как, повышение цен, санкции,
снижение спроса на производимые продукты). Люди, получающие на работе информацию в положительном ключе, относятся к внешним воздействиям проще. У них есть уверенность
в том, что компания о них заботится и что трудности временные.

МОДЕРАТОРЫ ДИАЛОГА
Частый вопрос: кто должен вести внутренние коммуникации в компании? Мое мнение очевидно: ВК касаются каждого сотрудника, и поэтому дело каждого – общаться в рамках корпоративного этикета и помогать людям вокруг. Что касается выстраивания системы ВК, то  тут поможет PR и HR. В некоторых компаниях существует целый отдел ВК, который развивает
внутреннее взаимодейстие. Именно эти департаменты выступают модераторами по горизонтали (между отделами) и по вертикали (от топ-менеджмента до специалиста).

ИНСТРУМЕНТЫ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ
В нашей компании работает 1300 человек, включая филиалы по всей России, собственные точки продаж и представительства за рубежом. Чтобы людям было удобно и комфортно  взаимодействовать друг с другом, а коммуникация была эффективной и решала задачи организации, у нас выстроена система ВК, которая состоит из следующих инструментов (табл. 1). Все инструменты нашей компании можно разделить на 4 группы:
• Информационные – рассказывают в положительном ключе о компании.
• Информационно-аналитические – информационные инструменты с возможностью получать
обратную связь (когда можно посмотреть статистику просмотров, есть ящик для пожеланий) и на ее основе откорректировать действия.
• Развлекательные – направлены на получение новых положительных впечатлений.
• Аналитические – собирают отзывы сотрудников, чтобы на их основе принять управленческие
решения для улучшения деятельности.
Нескольким инструментам мне хочется уделить особое внимание.

КОРПОРАТИВНЫЙ ИНТРАНЕТ-ПОРТАЛ
Корпоративный портал является основополагающим инструментом и самым современным каналом ВК. Это внутренний сайт, который доступен каждому сотруднику, имеющему компьютер на рабочем месте. Он помогает собрать в одном месте те знания и опыт, который пригодится для оперативного решения задач. Например, если нужно срочно сделать презентацию для клиента, нужно зайти на портал и найти нужный шаблон презентации, который уже сделан в корпоративных цветах и фирменном стиле.

Мне посчастливилось налаживать работу интранета в очень профессиональной межфункциональной команде, в которой совместно работали сотрудники PR, HR и IT. Именно эти департаменты обычно конструируют портал. Задача была следующая – сделать из старого
портала современный инструмент ВК, который будет эффективно работать и решать задачи взаимодействия. Для этого мы перевели старый портал на более современную платформу SharePoint 2016 и наполнили его интересным, полезным и актуальным контентом.

КАК СОЗДАТЬ НОВЫЙ ИНТРАНЕТ-ПОРТАЛ?
1. Заручиться поддержкой топ-менеджмента. Изначально идея создать интранет-портал исходила от нашего генерального директора. Потом подключились к работе директор
по стратегическому маркетингу, директор по персоналу, директор IT-службы. Соответственно,
на задачу выделили ресурсы.
2. Каждый портал начинается с технического задания. Отдельное внимание нужно уделить
не только содержанию, но и подаче материала, внешнему виду главной страницы. Так как
у нас была задача повысить функциональность портала, мы проверяли содержание на
актуальность: некоторые поля в итоге удалили, такие как старые конкурсы и нерабочие
интерфейсы.
3. Когда техническое задание создано, пора делить зоны ответственности. Мы живем в мире
VUCA, т. е. быстроменяющемся мире, и в этом проекте мы это хорошо почувствовали. У нас
не было четких процедур, кто, когда и чем занимается. Мы работали по системе гибкой
методологии, когда наша рабочая команда отслеживала изменения и сразу же на них
реагировала. Когда мы разрабатывали новый портал на современной платформе SharePoint
2016, у нас было техзадание, которое впоследствии несколько раз редактировалось. Потом
каждый из нас выбирал задачу по душе, исходя из своих навыков и знаний. Наша команда,
сама того не замечая, стала работать в духе Аджайла. Каждый из команды брал кусок работы, который больше нравился, делал его,
потом оглядывался на напарника. Если надо – помогал или принимал помощь.
4. Итогом стал новый корпоративный портал. Он стал функциональным, понятным, красочным
и интерактивным.

Портал позволяет:
1) размещать актуальную информацию о новостях компании, структурных изменениях
(вертикальные и горизонтальные повышения, приход в компанию новых сотрудников);
2) узнавать о предстоящих днях рождениях, чтобы заранее подготовиться и поздравить
коллегу;
3) делиться документацией (реквизитами, бланками, заявлениями, шаблонами презентаций,
расписанием движения корпоративного транспорта);
4) взаимодействовать с другими отделами. Через портал есть возможность заказать машину для себя или группы людей, для этого нужно подать заявку в транспортный отдел. Чтобы починить стул или заменить лампочку, можно написать заявку в сервисную службу. Чтобы
получить помощь дизайнера, подать заявку в отдел дизайна. Есть возможность автоматически
с портала забронировать переговорную комнату на определенное время. Есть интерфейс,
чтобы забронировать места в гостинице компании. Можно начать переписку на портале
с нужным человеком. Личная страница интранета синхронизируется с почтой Outlook;
5) собрать обратную связь. Любой вопрос или пожелание сотрудник может написать на
специальный электронный ящик. Он получит ответ на свой вопрос, а модераторы портала –
информацию о том, что нужно улучшить.

ЧЕМ НАПОЛНЯТЬ КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ?

Напишу ниже по разделам варианты контента для интранета, который будет полезен, приятен
и интересен сотрудникам.
Главная страница
– слова приветствия: проставить ссылки на важные и интересные разделы портала, дать возможность людям присылать свои мысли и предложения на отдельный электронный адрес;
– новости и события компании;
– дни рождения сотрудников.
О компании
– миссия и ценности;
– история и структура компании;
– интересные цифры и факты (в необычном формате, например, сравнить протяженность произведенного кабеля с расстоянием от Земли
до Луны, как в нашем случае).
Новости компании
– пост-релизы выставок с фотографиями;
– реализация крупных проектов;
– присуждение наград сотрудникам;
– описание внутренних мероприятий/корпоративов с фотоотчетом;
– вручение наград, благодарственных писем;
– поздравления с юбилеем старожил компании;
– получение сертификатов, подтверждающих
качество продукции;
– форумы, саммиты;
– господдержка, субсидирование проектов компании на государственном уровне;
– интервью сотрудников об их профессии в компании;
– поздравительные видеоролики;
– чемпионаты профессий;
– рассказы основных моментов воркшопов и развивающих мероприятий для сотрудников;
– о сотрудничестве с вузами, колледжами;
– о волонтерских мероприятиях наших сотрудников («посади свое дерево», «сбор макулатуры»);
– о праздниках города.
«Лица компании» – профиль каждого сотрудника, где есть:
– фотография (чтобы другие люди знали с кем разговаривают по телефону);
– название отдела;
– электронная почта;
– добавочный номер телефона;
– организационная структура (в каком отделе человек трудится, кто его руководитель);
– день рождения сотрудника и возможность его поздравить.

Заветные шаблоны заявлений, которые использует каждый сотрудник в своей повседневной
работе:

– при приеме на работу;
– реквизиты бизнес-юнитов, входящих в группу компаний;
– официальные бланки;
– заявления для кадровой службы по бизнесюнитам (на отпуск, на совмещение, на изменение
графика работы, дни отдыха за сдачу крови, на единовременное пособие на рождение ребенка, на матпомощь и т. п.);
– оформление пропусков и заявок на экскурсии по предприятию;
– документы на оформление командировки;
– локальные акты по нормам (кодекс корпоративной этики, о защите персональных данных, об оплате труда и премировании, руководство по информационной безопасности);
– шаблоны подписей в Outlook;
– шаблоны презентаций в фирменном стиле.

Корпоративная газета и газета региона, где физически расположен офис компании.
Библиотека знаний:
– по отделам;
– для нового сотрудника – презентация вводного обучения.

События компании (варианты):
– авторские программы генерального директора;
– фотогалерея (корпоративы, выставки, саммиты, семинары);
– видеотека (поздравление сотрудников с наступающим новым годом, репортажи о нашей компании, имиджевые ролики, видеоинструкции по монтажу технологичного продукта
компании).
Информационная доска – инструмент коммуникации в первую очередь для сотрудников с производства, у которых нет компьютера на рабочем месте. На доске мы размешаем информацию о днях рождениях, расписание корпоративного транспорта, новости и события компании, приглашения на мероприятия.

КОРПОРАТИВНАЯ ГАЗЕТА

Корпоративная газета – это еще один важный инструмент внутренних коммуникаций. Наличие
своей газеты укрепляет образ стабильности компании.

Газета выходит ежеквартально. Для каждого нового выпускаы готовится тематический план с рубрикатором. Размер газеты в среднем 8–12 полос. Постоянными рубриками являются: «Тема номера», «Наши достижения», «Новости», «События», «Технологии», «Полезные советы», «Стиль жизни».
Департамент подбора персонала вручает газету претендентам на вакантные должности – читайте, знакомьтесь.

Приведу пример из жизни. Когда я устраивалась на работу в ГК «ССТ», меня покорила корпоративная газета, которая лежала на столе в переговорной комнате: яркая, глянцевая,
с полезным и качественным контентом, она сразу привлекла мое внимание. После собеседования я спросила разрешения взять газету почитать, и впервые в жизни я окунулась в неизведанный мир теплых полов, которые регулируют температуру в помещении на расстоянии с помощью приложения в смартфоне. Мне захотелось работать в такой технологичной компании. Корпоративная газета сделала свое дело!