HR-проект «от и до»: внедрение системы информирования сотрудников

Информирование персонала о жизни компании входит в обязанности HR-менеджера. Как сделать такой проект быстро, дешево и с результатом, превосходящим ожидания руководства?

На фоне сопутствующих кризису массовых увольнений на первый план выходят такие параметры сотрудника, как его эффективность и окупаемость. Задача постановки персональных KPI сотрудникам теперь беспрекословно имеет приоритет №1 у всех руководителей. С учетом ужесточения условий сотрудников вынуждают если не работать лучше, то точно показывать идеальные результаты, чтобы, как говорится, «комар носу не подточил». Задача показывать отличные результаты в большинстве компаний не обеспечивается ресурсами для их достижения, и теперь рядовому специалисту, в том числе HR-менеджеру, приходится лицом к лицу встречать новые challenge.

Например, на промышленном предприятии, имеющим несколько распределенных по стране заводов, на очередном ежегодном собрании выносится решение о внедрении проекта «Информирование сотрудников». Проект действительно важен: информация должна быть доведена до каждого сотрудника посредством современных средств связи, в сроки, достаточные для обеспечения актуальности данной информации. В тяжелые времена важно управлять той информацией, которую получают самые простые исполнители. Для HR-специалиста годовой бонус привязывается к результатам данного проекта по итогам календарного года.

Отличный HR-специалист знает о том, что информация сама по себе должна соответствовать определенным критериям: достоверность, актуальность, наглядность и т. д. Он понимает, какая информация, какому сотруднику и в какие сроки должна быть предоставлена: информация о имеющихся в компании курсах обучения, фотографии с корпоративных мероприятий, ознакомление с новыми локально-нормативными актами. Но совершенно не понимает, как это можно сделать. Потому что задача ставится именно с такой формулировкой: «Надо реализовать проект «Информирование сотрудников» за этот год». Учитывая вводную информацию о волнах сокращений и общем тренде спада экономики, HR-специалист осознает, что по итогам проекта надо презентовать руководству идеальный результат. Чтобы решить эту задачу, нужно разбить ее на несколько этапов.

Первый этап: анализ эмпирических знаний

Основа анализа – собственный опыт HR-специалиста по решению аналогичных задач или усвоенная от кого-либо информация по практике решения данных задач. В результате могут быть определены несколько вариантов информирования сотрудников:

  1. Выпуск корпоративной газеты
  2. Массовая рассылка по почте
  3. Постановка задач среднему менеджменту по доведению информации до своих подчиненных
  4. Создание корпоративного интернет-портала (если это позволяет опыт HR-специалиста)

Этап 1.1. Свободный поиск информации посредством опроса знакомых, поиска в интернете. Сразу оговорюсь, что данный этап не является обязательным к исполнению для всех специалистов. И здесь важно понимать, что даже свободный поиск информации будет ограничен собственным опытом HR-менеджера, ведь невозможно, не зная о существовании чего-либо, задать вопрос об этой сущности.

Второй этап: определение ресурсов для решения поставленной задачи

HR-специалист составляет список ресурсов, которыми он владеет для выполнения задачи. Как правило, он идет по пути наименьшего сопротивления. А именно: исходя из имеющихся ресурсов выбирает способы решения, указанные в списке выше.

Отдельный момент для обсуждения: очень мало действительно высококлассных специалистов, которые, помимо способов решения задачи и ресурсов, составляют список критериев, на основе которых должна производиться приемка полученных результатов. Важно не забывать об этом, потому что говорить о достижении результата, не сделав его предварительный оттиск в самом начале, не приходится.

Третий этап: непосредственная реализация выбранного решения

Реализация, естественно, идет очень долго. Здесь я боюсь употреблять слово «затягивается», так как изначально при планировании проекта в большинстве случаев срок решения задачи либо не определен, либо просто спущен сверху: «Собственник сказал, что надо к концу года». Что получается в итоге?

  1. Раз в месяц готовится корпоративная газета, которая определенным тиражом доставляется на каждый завод
  2. Поздравления с праздниками и общие новости рассылаются по почте
  3. Новые локально-нормативные акты отправляются по почте специалистам среднего менеджмента с приложенным листом ознакомления, который надо заполнить

Является ли данный результат идеальным для его последующей презентации генеральному директору в виде итогового и получения бонуса? Мое личное мнение: попробовать можно, но, ставя себя на место руководителя, я однозначно понимаю, что целевой KPI не достигнут.

Какой результат для проекта «Информирование сотрудников» мне представляется идеальным и позволяет заслуженно получит годовой бонус?Внедрение корпоративного портала в компании, проектирование, внедрение и отладка процессов публикации информации на портале, организация доступа сотрудников к информации на портале.

И сразу же в режиме вопрос-ответ снимаю все возможные контраргументы:

  1. Это будет очень дорого! Да, будет дорого, если HR-специалист не нашел информации в интернете о современных ИТ-решениях для бизнеса. Да, еслиHR просто делегировал эту задачу ИТ-руководителю. Да, если для реализации этого проекта мы подключим всех руководителей и будем спрашивать каждого из них, что бы он хотел получить от портала. И ответ «нет» в случае отсутствия указанных «если».
  2. Это будет долго! Да, будет долго, если HR-специалист неправильно спланировал данный проект. Да, если HR-специалист в принципе не умеет работать на собственными задачами без срыва сроков. Да, если до начала внедрения портала не будут подготовлены требования к его функционалу. И ответ «нет» в случае отсутствия указанных «если».
  3. У рабочих на заводах нет компьютеров, как они будут попадать на портал? Но у этих же сотрудников нет рабочих столов, чтобы сидеть за ними и читать корпоративную газету. Достаточно установить «информационный киоск» – стенд с самым обычным планшетом, с помощью которого рабочие смогут смотреть новости на портале и задавать вопросы онлайн.

Казалось бы, ответы на данные вопросы – это самое сложное. Именно ответив на них и предоставив аргументированную позицию генеральному директору, HR-специалист сможет реализовать назначенный ему проект «Информирование сотрудников» посредством внедрения портала. На самом деле, реальность такова, что грамотное внедрение портала с прописанными функциональными требованиями, с осознанным и укомплектованным пулом ресурсов для его внедрения все равно закончится неудачей, если не будут спроектированы и внедрены бизнес-процессы по работе с порталом.

Для того, чтобы сотрудники увидели на таком сайте нужную информацию, надо чтобы ответственный специалист в определенное время эту информацию собирал, получал одобрение на ее публикацию и затем размещал в интернете. Казалось бы, все просто. Но на самом деле, не все так очевидно. Раньше такого процесса на предприятии не было, следовательно, о том, что надо размещать информацию на портале потенциальный ответственный за данную задачу не знает ровно до того момента, пока не получил соответствующее распоряжение руководителя. И даже, получив такое указание, он не будет знать, как его выполнять. У кого получать аппрув на публикацию новости? Каким образом публиковать новость на портале? И это не единственные вопросы. Все мельчайшие детали должны были быть проработаны HR-специалистом параллельно с процессом внедрения портала, чтобы на выходе получить не только рецепт, но и инструкцию по его использованию.

А как сможет среднестатистический HR-специалист составить такой рецепт и инструкцию по использованию, если раньше он такого не делал? Главный совет помощь HR-специалисту: необходимо расширять зону общего развития. Для этого лучше всего ходить на открытые мероприятия, семинары: лучше и правильнее всего, если они будут бесплатные (в том числе с учетом текущего кризиса). Тематика принципиально не важна: главное, чтобы это была смежная с профилем вашей компании или вашей специализацией область. Ваш личный выигрыш очевиден:

  1. Вы существенно сможете расширить зону общего развития. В следующий раз при постановке задачи вы сможете сформулировать на порядок больше решений, просто потому что обладаете информацией о том, что и как делается в смежных областях.
  2. Вы увеличите количество профессиональных знакомств. В долгосрочной перспективе это однозначно сыграет вам на руку. Фактически, это наработка базы ресурсов для решения поставленных вам задач в будущем или, если повезет, для решения текущих задач.
  3. Дополнительной «плюшкой» будет смена рабочего ритма. Речь идет не просто об уважительной причине отсутствия на рабочем месте: смена вида деятельности – тоже отдых. Таким образом, посещение семинара/конференции – это приятное времяпрепровождение с осязаемым выхлопом: количество собранных визиток и сытный обед 🙂

http://www.e-xecutive.ru