Эта статья поможет Вам произвести наилучшее впечатление с помощью электронных писем. Получатель Ваших писем будет отвечать так, как Вы этого ожидаете. Если письмо написано правильно, важная информация НИКОГДА не будет проигнорирована.
Когда Вы составляете сообщение, следуйте нескольким простым правилам.
№ 1: Тему сообщения – в заголовок!
Газетные заголовки выполняют две функции: захватить внимание и сообщить о чем статья. Так, Вы можете решить: читать эту статью или нет. В отправке электронного письма нужно использовать такой же прием. Подберите такие слова, чтобы получатель с одного взгляда смог понять о чем это сообщение.
Если Ваше письмо одно из регулярных посланий (например еженедельные отчеты и т.п.) ставьте дату в теме письма. Для писем, которые требуют ответа, включите требование ответить: «Пожалуйста, ответьте до 07 ноября!».
Помните, каждый пытается сократить объем спама. Если заголовок содержит правильно подобранные слова, вы увеличиваете шанс, что сообщение будет прочитано.
Также, как газетная статья без заголовка, Ваше сообщение выглядит смешно и небрежно, если оно не озаглавлено. Такие письма отправляются в СПАМ, как правило.
НАПРИМЕР:
Как НЕ НАДО делать?
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Совещание»
Привет, Елена.
Хочу напомнить о совещании, которое мы наметили на следующей неделе. Если есть вопросы, обращайтесь.
С уважением, Дмитрий.
Этот е-мейл является примером плохой коммуникации по нескольким причинам:
- Заголовок «Совещание». Представьте, что в рабочем арсписании Елены стоят множество совещаний. Она должна угадать о каком именно совещании идет речь? Нет темы совещания, даты, времени и места проведения.
- В заголовке нет никакой специфичной информации. Это сообщение кандидат в СПАМ.
- Тон сообщения дружелюбный. В этом нет ничего плохого, но есть небрежность, которая потребует от Елены дополнительных усилий. Она должна написать ответное письмо с просьбой указать дополнительную информацию.
Как НАДО делать?
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Напоминание: 10.03.11 в 11:00 совещание по проблемам бюджета»
Привет, Елена.
Просто хочу напомнить о совещании по вопросу распределения рекламного бюджета, которое мы назначили на 10 марта в 11 часов. Место проведения: конференц-зал № 2.
Если есть вопросы обращайтесь по телефону: 345 67 89
С уважением, Дмитрий.
Обратите внимание, что тема письма содержит очень конкретную информацию. Самое важное в этом сообщении: читателю даже не нужно открывать это письмо. Самая важная информация указана в заголовке. Точность информации в заголовке служить полезным сигнализатором. Каждый раз, когда получатель просматривает свою почту, он получает напоминание о том, что, где и когда будет происходить.
№ 2: В одном письме одна тема.
Одно из преимуществ электронного письма перед традиционной почтой — низкая стоимость. Вы можете совершенно бесплатно отправлять столько писем сколько хотите. Так что, если Вам необходимо обсудить несколько тем, создайте отдельное сообщение для каждой из них.
Таким образом, Ваш адресат сможет ответить отдельно на каждое из них в удобное для него время. Одна тема может требовать короткого ответа. Тогда получатель сможет ответить сразу же после прочтения. Другие темы могут потребовать дополнительный сбор информации. Написание отдельных сообщений способствует написанию более точных и ясных ответов, поскольку это помогает читателю распределять входящую корреспонденцию более точно.
Если вы хотите поместить несколько тем в одно письмо (возможно, они относятся к одному проекту), пронумеруйте их и отделите графически. Это увеличить вероятность отклика по каждому из пунктов.
Что касается традиционной деловой переписки, каждое индивидуальное письмо должно быть четким и кратким. Указывайте важные детали в первом же абзаце сообщения. Предложения должны быть короткими и по теме. Тело письма должно содержать всю уместную информацию, т.е. быть информативным и прямо излагать смысл.
НАПРИМЕР
Как НЕ надо делать?
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Корректировка отчета о продажах»
Привет, Лена
Спасибо за отчет, отправленный на прошлой неделе. Я просмотрел его и думаю, что тебе нужна более конкретная информация по графикам продаж, представленным в Главе 2. Я также почувствовал, что тон следует выбрать более формальный. Отчет будет представлен Совету директоров и должен отражать наш профессионализм.
Также я хочу напомнить тебе, что я назначил совещание с отделом PR по поводу новой рекламной кампании на эту пятницу в 12:00 в конференц-зале № 2.
Сообщи мне, если ты сможешь присутствовать.
Спасибо, Дмитрий.
Дмитрий выбрал хороший заголовок письма. Он достаточно конкретно излагает, какие изменения необходимо внести.
Однако, второй абзац письма содержит информацию о важном совещании, которая не соответствует заголовку письма. Если Елена не внесет в свое расписание это совещание сразу же, ей необходимо удержать в голове информацию о том, что данные по этому совещанию находятся в письме с заголовком «Корректировка отчета о продажах», что не совсем логично.
Соединив эти два важных сообщения в одно, отправитель рискует, что какое-то их них будет забыто или проигнорировано.
НАПРИМЕР
Как надо делать?
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Корректировка отчета о продажах»
Привет, Лена
Спасибо за отчет, отправленный на прошлой неделе. Я просмотрел его и думаю, что тебе нужна более конкретная информация по графикам продаж, представленным в Главе 2. Я также почувствовал, что тон следует выбрать более формальный. Отчет будет представлен Совету директоров и должен отражать наш профессионализм.
Спасибо за такой объемный труд.
С уважением, Дмитрий.
И …
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Совещание с PR по рекламной кампании 13.03.11 в 12:00»
Лена, привет.
Я назначил совещание с отделом PR по поводу новой рекламной кампании на эту пятницу (13.03.11) в 12:00 в конференц-зале № 2.
Сообщи мне, если ты сможешь присутствовать.
С уважением, Дмитрий.
Разделив эти два важных сообщения, Дмитрий помог Елене быстро найти в почтовом ящике нужную информацию. При сортировке почты каждое из сообщений займет правильно место.
№ 3: Укажите, какой конкретно ответ Вы ожидаете.
Убедитесь, что Ваше сообщение содержит просьбу или требование совершить действие, которое Вы ожидаете. Снабдите адресата всеми необходимыми ресурсами для совершения действия: информация, раздаточные материалы, задания и т.п.). Может быть есть необходимость позвонить или назначить встречу. Убедитесь, что Вы внесли контактные данные: имя, адрес, телефон. Оформляйте таким образом даже внутреннюю корреспонденцию.
ВНИМАНИЕ
Чем легче Вашему адресату будет ответить на письмо, тем выше вероятность, что Вы получите ответ.
НАПРИМЕР
Как НЕ надо делать.
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: «Предложение»
Михаил, Вы получили мое предложение на прошлой неделе? Я не получил ответа и жду подтверждения. Не могли бы Вы мне позвонить, для обсуждения деталей?
С уважением, Кирилл.
Это сообщение утеряло несколько важных моментов:
- Недостающая информация о предложении. Михаил получает много предложений ежедневно! Какое именно отправляли ему Вы?
- Вы отправили его по е-мейлу или обычной почтой?
- Никакой контактной информации. Имя, компания, телефон, адрес. Михаилу нужно будет перерыть все предложения, чтобы найти контакты.
- Самое важное упущение: несмотря на то, что имя Кирилла НЕ указано в его эл. адресе, он не назвал свое полное имя и должность. Когда Михаил обратиться в компанию, какого Кирилла он должен будет спрашивать?
НАПРИМЕР
Как надо делать
ТЕМА ПИСЬМА: «Подтвердите получение. Предложение о транспортировке грузов»
Уважаемый Михаил. Я хотел бы убедиться, что Вы получили мое предложение о транспортировке грузов, которое я отправил 15.04.11. Эл. письмом по адресу adresat@klient.ru.
Я не получил ответа и хотел бы убедиться, что оно к Вам дошло.
Не могли бы Вы мне позвонить в среду 21.04.11 чтобы обсудить детали? Это дата, когда заканчивается срок специального предложения – 30% скидка. Я хотел убедиться, что Вы его не пропустили.
Самый быстрый способ со мной связаться – моб.тел. +7 916 123 45 67
С уважением,
Кирилл Иванов,
Коммерческий директор
Транспортная компания
e-mail: transcomp@tkprimer.ru
Офис тел: +7 812 123 45 67
Моб тел +7 916 123 45 67
Теперь у Михаила есть вся необходимая информация: какое предложение, когда и как было отправлено, как и с кем связаться, в какие сроки. Самая важная информация – имя и должность добавлено в письмо.
№4: Используйте технику КП.
Когда Вы создаете очень короткое сообщение, Вы можете использовать технику КП – «Конец Письма».
Вся необходимая информация содержится в заголовке письма и его можно даже не открывать. Просо в конце предложения поместите знак «КП»
НАПРИМЕР
ТЕМА СООБЩЕНИЯ: Совещание по новой рекламной кампании. 11.03.11 в 12:00 конференц-зал №2. КП.
№ 5: Будьте хорошим корреспондентом.
Просматривайте Ваш почтовый ящик регулярно. Отвечайте на письма. Это простая вежливость и аккуратность в обращении с другими людьми. Если необходимо время на отклик, отправьте короткое предупреждение о том, сколько времени займет Ваш ответ.
Как часто Вам необходимо проверять почтовый ящик зависит от природы вашей работы. Постарайтесь избегать помех в вашей работе частым обращением к почтовому ящику просто потому, что Вам ужасно интересно – есть ли какие-то новости.
Всегда оставляйте автоответчик, если Вы не сможете проверять Ваш почтовый ящик более одного дня.
№ 6: Внутренне сообщение.
Внутренние письма – эта такая же корреспонденция. Не следует быть слишком фривольным в обращении с коллегами. Ведь эта информация может выйти за рамки вашего общения и стать публичной. Проверяйте грамматику письма. Избегайте сленга.