Если в том году все говорили о диджитализации и автоматизации рекрутинговых процессов, в этом году всё чаще речь идет о нестандартных подходах к адаптации и вовлечению сотрудников. Своими экспериментами в области адаптации новичков с нами поделилась Анна Фарина, Chief People Officer в Vizor Games.
Компания Vizor Games (Вайзор Геймз) является одним из ведущих международных разработчиков многопользовательских игр для браузера, социальных сетей и мобильных платформ.
Сейчас в компании работает больше 300 сотрудников. В основном офисе, которым занимается Анна, – 250. 2018 вообще стал рекордным, к концу ноября численность компании увеличилась на 100! В среднем, в месяц приходит по 8 новичков. Сейчас свой испытательной срок проходят 30 человек.
Было / стало
1. Книга новичка
До начала экспериментов в компании уже были базовые наработки по процессу адаптации, но отлаженной системы не было.
Например, была книга новичка на несколько печатных страниц, в которой были затронуты основные моменты: информация о компании, её целях и проектах, организационные детали (график работы, учёт рабочего времени, внешний вид, больничные, отпуска и бонусы, структура компании итд)
С помощью Canvas.com на основе существующей книги и пособия для новичков от i-Free.comбыла создана “Большая книга новичка” в электронном формате. Её удобно высылать заранее, чтобы новый сотрудник получил представление о том, как все устроено внутри компании, и чувствовал себя спокойнее в первый день работы.
Книга была дополнена 5-страничным «Гайдом по выживанию в компании», который также высылается в электронном виде. Для создания гайда были опрошены самые смелые из числа прошедших испытательный срок. Их советы были дополнены вдохновляющим посланием директора в конце. Некоторые отрывки оттуда публикуются в соц.сетях компании.
Книга и гайд уже собрали немало положительных отзывов, потому что в них хватает полезной и компактной информации, которая всегда под рукой.
2. План адаптации с задачами на испытательный срок
Изначально менеджеру нужно было заранее подумать над задачами, чтобы HRM успел внести их в план, распечатать и отдать в двух экземплярах в день выхода новенького. Но проблема в том, что не все руководители могут сразу сказать, будет ли сотрудник работать на одном проекте, поэтому спланировать задачи на 3 месяца вперёд становится сложно.
Сейчас в компании используется “индивидуальный” план работы в виде чек-листа в Trello. Среди стандартных пунктов первых недель есть «Мне чётко сформулировали мои основные задачи на испытательный срок» и «Я знаю, каких результатов от меня ждут по итогам испытательного срока». Это даёт менеджерам свободу оговорить нюансы и учесть предложения/пожелания новичка на будущее – в процессе адаптации, а не до неё.
3. Документ для системных администраторов
Чтобы новичок с первого дня начал вливаться в работу, ему необходимо заранее подготовить и укомплектовать рабочее место. Чтобы системные администраторы успевали вовремя заказать железо и не было никакой путанницы, ребята оперативно вносят информацию о планах выхода сотрудника: дата, нужный софт, данные для учётной записи, где будет сидеть новичок, кто у него руководитель.
4. Welcome-видео
Идея создания ролика для новичков исходила от директора. Его созданием занималась видео-команда компании. Основной целью видео было создать «живое» впечатление о компании, эффект присутствия в офисе и нескучно рассказать о том, где можно получить информацию о компании.
В итоге получился ролик на 4 минуты про офис, департаменты, людей, основные бонусы и важные детали (например, когда день зарплаты). Это база, которую можно будет дополнять и обновлять под новые цели.
Welcome-видео помогает почувствовать дух «Вайзора», завершает процесс оформления на «лёгкой ноте» и снимает часть стресса первого дня.
5. Чат в телеграме
Также Анна создала чат в Телеграме, в котором в течение испытательного срока собираются все новички. В нем можно задавать любые вопросы и удобно поздравлять каждого с майлстоунами – месяц, два, завершение испытательного срока. В чате есть традиционный хэштег #пятничнаяистория, под ним регулярно добавляются забавные истории из жизни компании, короткие ролики и т.п.
6. Карта пути
Для каждого новичка заводится доска в Trello с карточками и чек-листами. За выполнение всех задачек месяца положен пирожок. А за выполнение всех обязательных пунктов можно выбрать себе приз из списка.
Доски используются чуть меньше месяца. Некоторых новичком добавили на втором месяце или ближе к концу испытательного срока, так что четко видна разница между теми, кто получил приглашение в начале пути (регулярно ведут чек-листы и получают пирожки) и остальными.
Те, кто подключился к доскам в Trello на старте, сами могут напомнить менеджеру о том, когда пришло время «Обсудить action-plan, промежуточные результаты, получить обратную связь от руководителя по работе». Такая инициатива, с одной стороны, это подстраховка для HR’а, с другой – плюс сотруднику в глазах менеджера.
Сначала система, потом креатив и эксперименты
Само собой, прежде чем пробовать что-то креативное и новое, стоит изучить, какие решения уже существуют и взять одно из них за основу. Без старой доброй и местами скучной системы не обойтись.
Поэтому первым делом Анна создала в confluence (ПО для командной работы) «Положение об адаптации». В нём прописаны основные процессы:
— Процесс передачи сотрудника с момента принятия job offer (по сути — пребординг),
— Общие положения (за что отвечает во время адаптации руководитель/наставник/HRM),
— Первый рабочий день (какие дни предпочтительнее для выхода, что должно входить в welcome kit, чего нельзя делать менеджеру/наставнику/HRM),
— Конец первой рабочей недели,
— Конец первого месяца работы,
— Конец испытательного срока.
На основе этого положение была расписана матрица ответственности между руководителем/наставником/HRM. После обсуждения с менеджерами часть пунктов пока решили сделать гибкими, а не обязательными.
Там же разместили анкеты руководителя/наставника после первого месяца и по окончании испытательного срока; чек-лист первой недели для менеджера и чек-листы для HRM.
Каждый месяц руководители получают напоминания о том, что пора давать обратную связь новичку и на новичка.
В конце испытательного срока после того, как с новичком поговорит руководитель, беседу проводит и HR. Для этого используется опросник Q12, после беседы новичок получает электронную «Vizor. Книга историй». В ней собраны мемы, байки и истории сотрудников, накопившиеся за 10 лет в индустрии. На последних страницах есть список «50 пунктов, которые должен выполнить каждый вайзорчанин».
Прямая речь: а ещё мы задали Анне два вопроса и вот, что она нам ответила
Какие дальше планы?
*В планах создание уникального набора новичка. Сейчас в него входят кружка, ручка, тетрадь и конфеты.
*Также хочется адаптировать идею ежемесячных встреч с новыми сотрудниками за кофе. Суть в том, чтобы в неформальной обстановке новые работники задавали вопросы, знакомились с руководителями компании и топами, и чувствовали себя частью команды.
*Хотим потестировать практики и продукты pryaniky.com.
*Нравится тема персональных карточек новичка — нужно ответить на 5-6 вопросов вроде «Любимая еда/напиток/книга/фильм», «как к тебе лучше обращаться» и т.п. Это подчёркивает индивидуальный подход и позволяет понять, что можно подарить за выполнение заданий, чтобы было приятно.
*Хотим ввести Buddy system, но надо продумать, как это сделать безболезненно и без обязаловки.
Какие советы вы можете дать HR’ам, которые тоже начинают задумываться о разработке своих систем адаптации?
*Изучать практики и инструменты, которые есть в открытом доступе. Продумать, какие подойдут компании по духу, и брать в разработку.
*Делать небольшими кусками. Описали – обсудили с менеджерами – начали пробовать то, что получилось в результате обсуждений.
Приготовьтесь к большому количеству вопросов «а зачем?» и небольшому сопротивлению новому. Пробуйте с теми (менеджерами, командами), которые меньше всего сопротивляются.
*Пробуйте! Не зацикливайтесь на обсуждениях или на этапе сомнений. Уверена, у вас будут ошибки. И у нас были. И ещё будут. Но эти ошибки и есть индивидуальный ценный опыт.
*Отсутствие бюджета — не препятствие. В данном случае все затраты на эксперимент это расширенная версия Canvas (около 12уе в месяц), пирожки и итоговый приз тем, кто выполнит задания.