Сегодня мне бы хотелось отдельно поговорить про живые коммуникации с сотрудниками.

Внутренние коммуникации в разных компаниях развиты по своему. Причем, это не зависит от трендов, от размера компании, от успеха в бизнесе. Это зависит о степени развития корпоративной культуры. Где-то есть целый отдел внутренних коммуникаций, отдельно человек отвечающий за портал, отдельно редактор журнала, отдельно за социальные программы, а где-то это все один сотрудник, который делает то, что может, там где он работает.

Но парадокс в том, что в не зависимости от количества сотрудников в отделе внутренних коммуникаций, могут быть а могут не быть живые коммуникации с сотрудниками.

Чтобы понять на сколько у Вас хорошо развита система внутренних коммуникаций, надо бы провести аудит.

Но можно несколько вопросов себе задать, чтобы понять в целом какие-то точки роста.

  1. Всем ли сотрудникам доступны каналы коммуникаций. Или есть те, кто находится в информационном вакууме. Т.е. сотрудники без почты, без компьютеров, без приложении на телефонах и тп.
  2. Наши каналы работают в одностороннем варианте или у нас двухсторонняя связь. Т.е. в каналах говорим только мы? Или есть каналы коммуникаций с сотрудниками, где мы слушаем?
  3. Наши каналы имеют разные форматы коммуникаций — есть и видео и тексты и схемы. Наш язык коммуникаций разнообразен?
  4. Кто является Героем наших коммуникаций? все типы сотрудников? или только мы сами, или только руководители?

Это вопросы на подумать.

Но я бы хотела  проговорить про живые каналы и форматы коммуникаций.

Самый простой — это ДЕНЬ ИНФОРМИРОВАНИЯ.

Это такой день, в который выступает ГД, руководители, сотрудники, может быть регламент, где мы стараемся рассказать новости компании, похвалить, услышать что беспокоит сотрудников на местах, наладить контакт.

Мне кажется это крайне важный канал. Ведь он позволяет в живую увидеть ситуацию, позволяет поднять уровень доверия в компании, снять напряжение, замотивировать. Да, нужно уметь собрать людей, нужно уметь организовать, топы должны уметь выступать и отвечать на все, в том числе неудобные, вопросы.

Но, это того стоит.

Посмотрим технологию подготовки дня информирования:

День Информирования (ДИ)– это коммуникационный инструмент руководителя предприятия, с помощью которого он может формировать отношение аудитории к тому или иному вопросу, работать со слухами, вовлекать работников и, в конечном счете, влиять на эффективность их работы.

  •  Анонсировать ДИ и начать заблаговременный сбор вопросов и предложений

За 2-3 недели до проведения ДИ разместить объявления с анонсом ДИ (с темой, датой и временем проведения) и объявлением о возможности задать вопросы и дать предложения. Объявления размещаются:

  • в наиболее проходимых местах здания предприятия / организации, на всех инфостендах,
  • на портале предприятия / организации (если есть),
  • в корпоративных СМИ,
  • рассылается на электронную почту сотрудников,
  • в официальном письме руководителям подразделений.
  1. Получив пакет материалов к ДИ (сценарий, каталог ответов, видео с выступлением Президента и т.д.) – подготовить раздаточные материалы для сотрудников.

 

3.1. Обеспечить в течение 1 дня  после ДИ размещение каталога ответов на вопросы работников предприятия:

  • сделать рассылку сотрудникам по электронной почте с информацией о том, где можно найти полный каталог,
  • разместить на информационных досках файл с ответами на вопросы сотрудников вашего предприятия и стенгазету,
  • разместить на внутреннем портале предприятия или внутренней сетевой папке каталог ответов на вопросы.

3.2. Адаптировать и дополнить отраслевой сценарий ДИ под задачи и актуальные вопросы предприятия:

1.Встретиться с руководителем предприятия, чтобы оговорить структуру его тезисов и план выступления с учетом:

  • сценария и заявленных в нем тем (например, о назначениях на предприятии),
  • Видеообращение Президента,
  • материалов от дивизиона,
  • актуальных событий на предприятии,
  • выборки наиболее актуальных ответов на вопросы из каталога, которые ваши работники адресовали на прошлом дне информирования.

2.Подготовить материал тезисов и ответы на новые вопросы работников, которые поступят накануне ДИ.

3.Встретиться еще раз с руководителем предприятия за 1-3 дня до ДИ, чтобы согласовать материал тезисов и план ЕГО выступления. Передать ему материал для подготовки.

 

4.Поручить пресс-службе предприятий осветить День информирования в СМИ предприятия и дивизиона (посредством пресс-релизов, с помощью фото и видео материалов).

 

  1. Проверить, что все готово накануне ДИ: видео запускается именно в зале, нормально настроен звук, микрофоны работают и их слышно с задних рядов, есть урны для вопросов из зала, листы, ручки, видео и содержание презентаций видно с последних рядов.

 

  1. На Дне информирования главный ведущий и выступающий – руководитель предприятия. На основе тезисов он раскрывает основные темы отрасли, дивизиона, предприятия. Транслирует ответы на вопросы предыдущего ДИ, говорит, где найти полный каталог. Отвечает сам или вместе с руководителями подразделений на новые вопросы работников. Сотрудников информируют о том, что видео и фото запись ДИ для внешнего использования запрещена.

 

  1. По итогам Дня информирования:
  • внести поступившие от работников вопросы, адресованные руководству ГК и дивизионов, в отчет, заполнить и отправить отчет по итогам ДИ;
  • проконтролировать освещение итогов Дня информирования в СМИ предприятия, а также информации о том, где размещены вопросы по темам последнего ДИ, на которые ответы были подготовлены до и на ДИ.

 

Как сделать лучше:

 

  • выбрать спикеров из числа заместителей руководителя предприятия (или руководителей уровня «Директор предприятия минус 2 уровня», если на предприятии больше 5000 чел.), чтобы обеспечить личную встречу с руководителем, которого работники не видят ежедневно,
  • организовать при необходимости подготовку или обучение спикеров,
  • забронировать помещение для проведения ДИ и проверить его техническое оснащение,
  • обеспечить выступающих руководителей информацией (сценарием) и комментариями от генерального директора предприятия накануне ДИ,
  • обеспечить присутствие руководителей среднего звена на мероприятиях с участием руководителя предприятия и заместителей руководителя предприятий,
  • обеспечить проведение руководителями среднего звена Дней Информирования в своих подразделениях, передать им информационные материалы для подготовки ДИ и рекомендации по проведению каскадных ДИ.

Такие живые коммуникации ничем не заменить.