The Village продолжает серию материалов, в которых специалисты в разных областях дают полезные советы о том, в чем они очень хорошо разбираются. В новом выпуске — менеджеры проектов. От них требуется умение организовать работу группы людей и проконтролировать, чтобы все намеченное выполнялось в срок. Поэтому мы попросили их дать несколько советов о том, как мотивировать себя и других завершать разные дела.
Александра Ефимова, project manager Heads and Hands:
Однозначно самый лучший совет по эффективности, который я встречала, принадлежит господину Шайя ЛаБафу: «Just DO it!» Серьезно, заканчивать начатое поможет только самодисциплина, а методику уже можно выбирать в зависимости от грандиозности планов. Не верю в «настроение» и «мотивацию» — делать рутинные дела в охотку легко; настоящее мастерство в том, чтобы не сбавлять обороты, когда и лень, и плохая погода, и настроения нет.
Нельзя давать себе поблажку, потому что в этом случае ни напоминания таск-менеджера, ни будильники-помидоры, ни чек-листы от собственного разгильдяйства не спасут. Завидую людям, которые с этим справились, например спортсменам. Для меня борьба с собственной ленью — это процесс длиною в жизнь. Немного проще становится, когда занимаешься чем-то, что нравится и увлекает: любимой работой, подходящим спортом, когда находишь «своего» преподавателя. Отлично вдохновляет на борьбу с собственным разгильдяйством обратная связь. Например, когда на вечеринке случайно встречаешь клиента, которому так и не ответил на прошлой неделе.
Полезно делить задачи на рутинные, операционные и стратегические. Рутинные — отвечать на письма, отзваниваться родителям, регулярно выносить мусор — должны выполняться всегда, без поблажек, по умолчанию. Операционные — спланировать проект, организовать выезд на пикник с друзьями, закупить материалы к ремонту — должны выполняться осмысленно, чтобы не сжирать все свободное время. Стратегические — задачи, которые двигают нас вперед — нужно планомерно выполнять, и только так можно чего-то добиться (построить дом, победить в соревнованиях, открыть свое дело). Эти задачи самые коварные: на них никогда нет времени, но без них невозможен прогресс. Поэтому за ними нужно следить особенно тщательно и каждый день делать шаг к мечте. Каждый. День.
Когда завал, хорошо помогает привести в порядок деление задач по приоритетам с помощью правила четырех квадратов: важное срочное / важное несрочное / неважное срочное / несрочное неважное. Сразу становится немного полегче, когда понимаешь что важного и срочного по сути не так уж и много.
Мария Крючкова, менеджер проектов компании отельного маркетинга DigitalWill:
Я большой любитель обманывать и отвлекать себя с целью повышения эффективности, опробовала массу разных трюков. Применяю в зависимости от причин застревания задачи.
«Убрать затор»: часто бывает так, что настроишься доделать большую задачу, а только приступишь, оказывается, чего-то не хватает — информации, опции, которую нужно придумать, небольшой предварительной аналитики. В таком случае я выношу вот это «обдумать» и «прояснить» в отдельную задачу, которую делаю в отдельном контексте. Такие мелочи делаются легко под другой настрой, в подходящем контексте, когда весь объем задачи не давит на психику. И потом, когда уже ничто не мешает взяться за большую работу, приходит вдохновение ее продолжить.
Иногда самое сложное — это диагностировать такой «камешек»: мало кто охотно признается, что из-за какой-то мелочи все дело стоит. Помогает вопрос: что я могу сделать, чтобы процесс двинулся? Иногда такую занозу человек с удовольствием перекинет тому, кто справится с ней за две минуты, и процесс пойдет.
«Сделать не приходя в сознание» — если задача большая по объему и не слишком интересная, рано или поздно в отношении нее накапливается психологическая усталость. Надо продолжить, но так не хочется, что лучше бы завтра. И так изо дня в день. Я выделяю под такую задачу время ежедневно, по полчаса-час, и включаю на время выполнения аудиокнигу. Сейчас, например, мне помогает Пратчетт «На всех парах» — книга, сама по себе мотивирующая на подвиги. Под него я сделала немало презентаций для клиентов по развитию проектов.
Если на такую задачу нужно мотивировать исполнителей, то так же важно зарезервировать время на нее ежедневно и каждый день просить предоставить отчет по прогрессу. Обычно сама необходимость сказать «Ничего не сделал» достаточно стрессовая для человека, чтобы все-таки приложить усилия и сдвинуть задачу.
«Камешек в ботинке» — короткая, но неудобная или неприятная задача, например договориться с клиентом об условиях, которые ему не понравятся. Часто такие задачи откладываются из-за сопутствующего стресса. Я делаю такую задачу «камешком в ботинке»: ставлю в план с повторяющимися напоминаниями, делаю напоминания на телефоне, вешаю стикеры, прошу кого-нибудь напомнить. В общем, создаю себе такие условия, чтобы «вытряхнуть камешек из ботинка» было бы облегчением. Но лучше такие задачи решать в первые пять минут после поступления, когда они еще не успевают обрасти неприятными ассоциациями.
Валерий Беспалов, менеджер проектов конструктора путешествий Timescenery:
В рамках одного из моих проектов в мои обязанности входили задачи по модернизации существующих и внедрению новых процессов, связанных с обслуживанием клиентов. Такое совмещение только играло на руку. Приходилось оставаться играющим тренером: следить за загрузкой агентов, включаться в проблемные кейсы с партнерами и клиентами. В результате я выработал несколько приемов. Первый совет. Быть в курсе рутинной работы ваших коллег и особенно подчиненных. Заниматься хотя бы время от времени их задачами. Так вы сможете быть в курсе того, сколько времени уходит на то или иное задание. В случае проблем вы сможете адекватно оценить их масштаб, сложность и ответственность сотрудника.
Офлайн-туризм — очень консервативная отрасль. Для многих сотрудников было сложно изменить свои привычки — так уж устроен мозг. В тревеле это проявляется очень ярко. «Мы так работали всю жизнь, и все хорошо!» — главный аргумент. При введении новых процессов, которые были направлены на сокращение времени выполнения стандартных запросов клиентов, приходилось сталкиваться с разным — от непонимания сотрудников до самого настоящего саботажа. В результате чего даже сроки тестирования нововведений срывались нещадно. От членов команды ожидалось не только следование новым правилам, была нужна адекватная обратная связь, а не ответы «раньше все было хорошо, теперь все плохо». Из этого исходит второй совет. Рассказывайте о новых проектах всем. Короткая летучка в начале недели, на которой вы расскажете, что происходит с действующими проектами, какие результаты получились у прошлых (даже если был полный провал!) и что (главное — зачем!) вы планируете делать дальше, поможет наладить отношения и добиться взаимопонимания. В моем случае в проектную команду входили сотрудники, которым приходилось совмещать работу с клиентами с дополнительной загрузкой, связанной с модернизацией процессов. Им было непросто, но их участие было необходимо.
Теперь третий совет. Ищите единомышленников. Тех, кому интересна тема. Не заставляйте, не грозите вычетами из зарплаты — это не работает, это прямой путь к саботажу. Вот четвертый совет. Рассказывайте о выгоде, которую получит каждый из сотрудников от достижения целей проекта. Если прямой и самой очевидной выгоды, то есть денег, нет, ищите глубже. Если вы улучшаете процессы, значит, сотрудники в итоге смогут делать больше задач (в моем случае это были запросы клиентов) за то же самое время, а значит, легче заработать на бонус от продаж. Если выгода — в получении новых знаний, значит, придумайте вместе с сотрудником, как он этими знаниями сможет воспользоваться в будущем (может быть, даже в другой компании). Итоговый пятый совет. Если сроки продолжают срываться, задумайтесь: кто вы, где вы и кому все это нужно. Расставьте приоритеты!